深化企业内控制度 提升合同管理水平

【摘 要】 合同管理是现代企业管理一项基础性工作，它与传统的生产管理、质量管理一样成为一项管理职能，始终贯穿于企业管理的全过程。至上世纪70年代，合同管理的概念在工程项目管理理论研究中被学者提出，延伸发展至今，内涵与外延不断丰富。特别是，将项目全过程管理理念引入合同管理范畴，使合同管理的理论研究和实际运用步入了新的阶段。

笔者结合企业调研情况，在强化动态管理、构建履约监控等方面提出若干制度构想，以深化公司内控制度为抓手，不断完善公司法律风险防范机制。

一、 存在问题与现状

企业在订立和履行合同时，往往偏离相关的合同法律规定，缺乏依法订立和依法履行合同的意识，使所签订的合同违反法律及行政法规的强制性规定。

例如：在逾期违约金处理的条款上，有的合同将“逾期1天支付违约金XX元”写为“逾期1天罚款XX元”，这样的条款就属于无效条款。任何背离合同法所签订的合同都是无效合同，不受法律保护。

其次，只是将签订合同当作一种形式，没有认识到合同是双方权利义务实现的保障书。

例如：大额、长期的设备改造及基建安装等合同，由于涉及金额大、执行时间长，外部经济环境对合同的执行往往会产生巨大影响。遇到钢材涨价、银行利率提高、通货膨胀、供应商生产能力因供不应求而紧张等情况，供应商就会以无利可图、甚至赔本等原因要求前行终止合同，而我公司在没有严格的合同违约条款制约对方的情况下，只能默认供应商提价要求，增加生产成本，否则就要面临影响企业正常生产的窘境，给企业的生产经营带来隐患。

此外，经办部门在合同签订前要进行一系列合同审批程序，这一阶段合同受到高度重视。一旦合同签订即被束之高阁，成为付款的凭证。这种合同签订与合同执行脱节的情况在履约过程中普遍存在。

二、分析及对策

（一） 进一步增强合同意识，加强法制宣传教育

要做好合同订立工作，人是关键因素[1]。只有当思想上真正意识到合同的重要性，公司全员强调按合同办事、按管理办事，才能使合同管理出成绩、出效益。

公司决策层应当重视这项工作。把法制教育，特别是《合同法》的教育，作为公司各级领导干部学习的重要内容。定期参加《合同法》知识讲座，在公司中层领导干部培训中增加合同管理内容，使公司领导率先建立起合同管理理念，营造人人重视合同管理的氛围，强化全员管理意识。

着力打造一支业务专，素质高，能力强的合同管理员队伍。合同管理的专业性、技术性都较为复杂，合同管理人员的业务素质的高低，也直接影响着合同管理质量，因此企业对合同管理人员必须从严要求。招聘或选调一批素质高、学习能力强、知识面广、责任心强的人员充实合同管理队伍。可以效仿一些施工建筑行业的合同管理人员职业资格制度，建立岗位责任制，在岗位系数及薪酬方面适当倾斜，鼓励竞争上岗，完善岗位职责和绩效考评机制，实行末位淘汰，对上岗人员组织定期学习，结合公司实际进行正方面的实例分析，通过专题学习提高业务水平、理论水平。

推行培训制度。邀请专家学者定期对企业员工进行合同管理培训及考核，促进全员合同管理素质的提高。此外，还要加快推行相应的合同示范文本制订，统一合同统计台帐，从根本上提高合同管理工作水平。

（二） 科学设计合同管理内控流程与衔接环节

随着合同关系的发展，经办部门办理合同业务流程应经过：合同立项、合同签订（洽谈、送审、订立）、合同履行、合同付款、合同存档等五大环节[2]（如图1）。经办部门的业务流程相对应着两道审核监督关卡：一是审核职能部门（企管、财务、审计、办公室、公司领导）按管理制度规定，对合同业务可行性、规范性、合法性进行会审会签，对每道合同环节层层把关的管理过程；二是由纪检部门（监察部、廉政监督小组）对全过程的业务开展和审核流程进行廉政监督、效能监察的再监督过程。

图1 合同管理内控示意图

除部分特殊业务（不必签订书面合同或所签订合同可以不必送审）外，所有对外签订的合同均受采购管理、合同管理、付款管理、档案管理四项管理流程控制。换句话说，项目全程管理流程是由此四项子管理流程构成。四项子管理流程必须综合考虑审批程序，设置统一的审批权限，明确各职能部门的审核职责，责任到岗，落实到人。子管理流程之间衔接工作环节，如商务谈判、合同交验等工作流程应尽快纳入流程控制范畴。将前一项流程控制所形成的管理记录，作为下一项流程控制审核的支撑性材料，材料不全者一律退回，最终存档时形成资料齐全、一项目一档[3]。使合同的签订、履行、付款、存档都处于有效的控制状态。

同时，构建由公司经理层统一领导，合同管理部门专职管理和业务部门分管负责的组织网络，是形成良性互动管理生态，强化动态管理的基本要求。企业管理部、审计部与财务部是合同管理部门承担着合同的综合管理，即对业务开展具有管理职责，又负有监督业务开展的义务。而监察部门（监察部、廉政监督小组）是流程控制的再监督部门，以廉政监督、效能监察或受理投诉的方式，定期或不定期抽查项目进展情况，发现业务过程中存在违规违纪或不按规定办事的行为提出整改或处理意见。

【参考文献】

[1] 王斐、贾富民、王昊：《加强企业合同管理的实践与探索》[J]；《石油工业技术监督》，2004（3）

[2] 姜开勇：论企业的合同管理[J]；《现代商贸工业》，2008（07）

[3] 蔡云：在动态管理中提高建筑工程合同管理水平[J]；《决策探索》，2007（02）

作者简介：林彬，1985-09·龙岩烟草工业有限责任公司企业管理部法务管理员·中级经济师·研究方向：企业合同管理和企业法律风险防范