如何做好机关事业单位档案现代化管理工作

孙刚

【摘 要】档案是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要手段。机关事业单位档案室所保存的文书、科技、会计、照片、声像等档案资料，都将成为当地经济发展及领导决策的重要依据。

【关键词】机关事业单位；档案；工作

档案是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要手段。机关事业单位档案室所保存的文书、科技、会计、照片、声像等档案资料，都将成为当地经济发展及领导决策的重要依据。档案管理人员应意识到当前档案工作的重要性，切实将档案工作收齐、管好、用活，为维护本地历史真貌和今后的发展作出新的更大的贡献。下面就档案现代化管理的必要手段及如何做好机关事业单位档案工作做以浅要分析。

一、档案现代化管理的必要手段

随着社会的日益发展，国家日益昌盛，在给人们带来了幸福生活的同时，也给档案管理带来了许多亟待解决的问题，如档案数量越来越多，量的积累给保管和提供利用带来质的困难。在这种情况下，管理方法的改善成为档案管理人员需要注意的首要因素。

（一）增强服务意识，争取领导重视。一个单位无论什么工作，只有领导重视，才能取得重要成效，档案工作也是如此，只有提高领导对档案工作的价值和认识程度，才能决定档案工作的发展。因此，档案工作人员要充分发挥工作主动性，以实际行动影响和提高领导重视程度。有些单位领导对档案工作重视程度不够，其根本在于缺乏档案管理意识，认为档案工作在一个单位中是无关紧要的。因此，对领导加强有关档案方面的宣传是搞好档案管理工作的重中之重。档案管理人员把管理的文件、材料给领导审查，使档案留给领导深刻印象，尤其是一些与本单位密切相关的材料，这些资料很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用，在应用中理解档案工作的重要性。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，使领导更加重视档案工作，最后提出对档案管理工作的建议。

（二）加强职业道德，增强责任感。档案管理不仅仅需要专业的工作水平，更要有熟练的工作经验。管理人员既要有高度的工作责任感，优秀的职业道德，严谨的工作态度，诚恳的工作热情，又要有先进的档案管理的方法和管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有广泛涉猎相应的专业知识，提高自身视界，丰富知识体系，提升综合素质，才能做好步入新时代的档案管理工作。

（三）学习先进技术方法，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。但随着大数据时代到来，随着电子计算机步入了人类生活，在档案管理中运用计算机科学技术，可以将文件的起草、修改、删减乃至于定稿打印，传阅，整理，归档等一系列工作一气呵成。学习这种现代化科技手段和先进操作管理技术，是档案管理人员正迫切需要进行的。档案管理数字化、信息化都是大数据时代对档案工作的要求，也是档案工作者注定要进入的领域。所以，档案管理工作者要在自己的工作进程中，边学习边操作，在提高业务素质的同时，也要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己成为具备计算机科学技术和互联网文化的现代型档案管理人才。

（四）充分利用现有资源，提高档案质量。档案中记载着大量的指示，也蕴藏着丰富的信息，这使得档案成为一种重要的信息资源。尽管档案的整理工作繁琐，机械的劳动量偏多，劳动强度偏大。在人工立卷时，立卷人往往依照自己的理解对文件进行分类，即使拥有统一的标准，但因每个人都存在主观的理解因素，同一个文件难免会出现在不同的分类，由此产生了难以避免的分类不准的现象，这不仅影响案卷的质量，也给其他工作人员利用档案进行工作带来不便。但利用计算机等现代化手段整理档案，就可以有效改善档案管理人员以往面临的难题。因此，要发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率。

二、加强学习，提高档案工作人员综合素质

档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，面对新时代档案管理工作的需要，档案工作人员的首要任务是发挥其主观能动性、创造性，努力提高自身的知识水平以及管理能力。在设备的现代化，先进化，档案种类和载体的多样化的同时，更要不断改革管理方法。正因如此，我们对于档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。曾经屡试不爽的传统业务知识与工作方法，很难再适应新的时代，对档案人员加强继续教育至关重要，我们必须尽快尽好地培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的新型人才，这样才能完成档案管理现代化的任务。

（一）提高认识水平，加强继续教育。发展继续教育面临的问题繁杂多样，首先，要解决档案工作人员思想认识问题。要让他们充分认识到自身进行继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识档案事业的未来发展即档案服务质量的提高，其根本在于档案人员整体素质的不断提高。其次，大数据时代的档案管理工作者的机遇挑战并存，启动档案人才工程，培养时代新人才，将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程。

（二）完善管理制度，建立奖励机制。加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者教育培训的关键和保证。首先，要建立和完善继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度。其次，要建立继续教育的约束和奖励机制。如，档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理。这样，便可以激发档案工作者增强参加教育培训的主动性和积极性。这种机制同时也可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，明白自身所面临的处境，明白继续教育对于自身的意义，主动地参加定期的继续教育，将知识更新换代，提高业务能力和水平。

（三）加强培训，提高业务水平。应从实际出发，立足于岗位要求、划分教育层次、利用多种渠道、进行多形式的继续教育培训。要坚持“学以致用，学无止境，求取新知”的方针，切实遵守温故知新的原则。第一要对档案专业人员进行全面系统有关于档案管理方面的教育，使档案专业人员拥有吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补过去教育的不足与缺失，有效地提高其专业水平。第二要普及相关学科知识。档案工作包含了许多相关学科的知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，因此档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。第三要强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案管理现代化的标志之一，档案工作者应不断学习信息技术、计算机、科技软件等新技术，并学以致用将其运用到实际工作之中。

三、奖罚分明，细化考核监管

要进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要求我们通过各种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到进行有效的档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，也要求档案管理人员增强其自觉性，同时还要求我们把档案材料的管理工作纳入到责任制，法律制，要建立一个档案管理组织的领导体系，加强档案管理人员对档案材料的积累、收集，不断提高档案管理工作水平并使相关人员进行检查考核，做到奖罚分明，为其提高效率创造有利条件。