人力资源档案管理问题及对策分析

朱琼英

摘要：指出了医院的发展离不开人才，随着医院人事制度的深化改革，人才流动加速，通过对所在医院进行的观察，发现了广安市人民医院人事档案管理工作存在如下问题：决策者管理意识淡薄；管理人员缺乏，管理职责不明；医院档案管理数字化水平低下，管理人才缺乏。在此基础上，针对出现的问题，提出如下对策：增强档案管理意识；完善档案管理制度；利用信息化平台，加强专业人才培养，从而使人力资源档案管理水平提高，符合现代化医院发展的要求。

关键词：医院人力资源；管理问题；广安市；对策

中图分类号：R197

文献标识码：A 文章编号：1674-9944（2016）05-0194-03

1 引言

医院是一个集知识、技术于一体的人才密集型组织，随着医院人事制度不断的深化改革，医生逐渐从“医院人”向“社会人”转变。从而导致人才流动频繁，医生的执业表现涉及到各个医院，对人事档案的管理提出了更高层次的要求。首先，医院的人事档案记录了医疗人才的成长记录，涉及到医疗人员的职称晋升、技术培训、薪资变更等方面的内容。其次，人事档案还为医院评价人才、选拔人才、培养人才提供客观依据。目前，很多医院，尤其是地方基层医院严重缺乏专业档案管理人才，其管理人员档案管理意识淡薄，部门之间不能充分协调合作，致使人事档案中记录不全，查找困难等问题日益突出，使档案本身不能发挥应有的作用。因此，有必要找到影响广安市人民医院实际人事管理漏洞的原因，并采取有效措施解决实际问题。

广安市人民医院是集医、教、研一体的国家三级甲等综合性医院、全科医学培训临床实践基地、川北医学院非直管附属医院、泸州医学院教学医院、广安市医疗急救和技术指导中心、广安市城镇医疗保险和新型农村合作医疗定点医院、广安市干部保健基地、广安市继续医学教育基地。目前人才结构为：现有在岗职工1400余人，其中，专业技术人员1250余人，大专以上学历1150余人，博士、硕士49人，硕士生导师2名；高级专业技术人员136人，中级专业技术人员266人。

2 广安市人民医院人事档案管理中存在的问题

2.1 人事档案管理意识淡薄

不少医院管理者认为医院的核心与重点工作是治病救人，只要做好其中医疗病例归档管理工作就行了，导致在一定程度上忽视人事档案的管理，广安市人民医院也不例外。人力资源是医院发展的关键因素，如何引进人才、用好人才是医院决策者常常思考的问题。人力资源档案可充分为决策者识人、用人提供较为客观的依据，不应当因为医院经营的利益而忽视人事档案管理工作。可能导致医院管理者不懂得档案管理方面的理论知识，档案法制观念淡薄，认为档案管理工作无非就是把资料收集起来装入档案袋就可以了。

2.2 管理人员缺乏，管理职责不明

人事档案记录了医务人员的职称、职务、岗位、薪资的变更、技术培训等各个方面，涉及了医院临床、医技、职能、后勤等多个科室。由于医院决策者人事档案管理意识淡薄，大多数医院人事档案无专人管理，多数由个人管理自己负责的部分，没有统一收集。具体而言，在广安市人民医院中，对于新入职的医务人员来说，对他们的档案管理就是简单地把已有的档案保存起来。然后通过查看已有资料将其职称、薪资变更纳入档案记录中。但是，新来人员的其他档案如学习培训、业务技术的成长等资料，如若不全或者自身觉得暂时不需要便不再收集，导致资料收集不完整。另外，档案管理人员对所收集的资料常常由于业务繁忙而无精力整理，更谈不上档案信息的综合分析与开发应用了。总之，广安市人民医院严重缺乏统一的管理机制，管理制度建设不足，管理人员职责不明，管理混乱。

2.3 医院档案数字化管理积极性不够，人事档案管理工作落后

随着人才流动加速，传统的档案管理已经不能满足时代的发展，档案电子化已经成为历史趋势。同时，由于电子档案是一个较新的档案管理方式，需要从事档案管理的人员在一定程度上具备操作计算机的能力和较强的档案管理意识。但是，由于一部分医院档案管理人员主动学习的意识较弱，即便医院已为人力资源档案管理配置了专属的电脑，并开发了网络信息平台，但这些现代化的管理设备并没有得到合理有效的利用，使得人力资源管理档案涉及需要的部门协作中，还是用传统的方式解决问题，从而使信息收集的全面性及准确性下降。

2.4 档案管理人才缺乏致使档案管理水平低下

医院人事档案管理还面临着人才缺乏致使档案管理水平低下的问题。具体而言，医院人事档案管理工作人员并不具备档案管理专业能力，很多只是人力资源科兼职人员，他们缺乏档案管理的专业知识，基本不符合现代社会对人事档案管理人才的要求。此外，医院领导仅仅把档案管理工作单一定位为文件材料的收集和装订，致使人事档案管理人员水平停留在经验上，由于得不到专业培训机会，加之自身主动学习意识淡薄，无法第一时间把握档案管理的前沿动态，在档案管理中缺乏创新和活力，同时又造成了工作人员对档案管理工作的热情和积极性的普遍降低，这致使档案管理水平徘徊不前。

3 对策与建议

3.1 增强档案管理意识

为了充分调动领导者及档案管理人员的档案管理意识，医院应该做到从上到下全面部署。首先，可以成立专门的档案管理工作领导小组，配备专职档案管理员，并坚持将档案工作纳入领导议事日程，每年年初由分管负责人提出具体工作任务，党委集体研究解决工作中的实际问题，与其它业务工作一起部署、一起检查、一起考核，确保档案工作各项管理措施的落实到位。其次，要强化各层工作人员的责任意识。可以通过多种形式学习宣传《档案法》及上级业务主管部门、档案部门的有关规定，使全院干部职工和档案工作人员充分认识到档案工作既是对历史负责、为现实服务、替未来着想的重要事业，也是适应社会主义市场经济形势发展变化的一项重要的系统工程。

3.2 完善档案管理制度

人力资源部门要设立专人管理人事档案制度，要把分散在医院其他部门的信息统一收集、整理、建立档案收集归档制度，档案利用保管制度，档案实时更新制度。严格遵循档案管理期限、归档范围的设定，并将这些制度和规定纳入医院岗位责任和考核体系。

具体来说，就是医院为保证整个系统档案工作的正常运转并形成良性循环，可以制定相应的本院规章制度，例如《综合档案室工作职责》、《 档案利用制度》、《阅文制度》、《库房管理制度》、《各类文件归档制度》、《档案查阅暂行规定》和《归档范围、分类方案及保管期限表》等一系列规章制度，从档案的收集、整理、立卷归档，保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节均建立健全完备的制度及措施，并将制度的落实情况纳入档案工作人员岗位责任进行考核，进一步规范了档案工作行为，使依法治档工作纳入法制化的管理轨道；在完善档案室各项工作制度和档案管理制度的基础上，可以根据社会经济和国土资源事业发展的需求，积极做好档案利用等制度的完善工作，加强日常档案库房的“四防”管理和利用管理，提高了档案的社会价值。

总之，制度上要严格把好三关：一是把好收集归档关，二是把好档案整理关，三是把好档案保管关。

3.3 利用医院信息化平台，提高人力资源档案管理水平

随着现代信息技术的发展，以往的档案管理手段显得相对滞后。如何将档案管理融入现代化科技之中，发挥科技优势，更快、更便捷地搞好档案服务，是我们面对的紧迫问题。医院应以信息管理为突破，开发相应的档案信息系统，对历年来的各类档案进行纸质扫描，并按照分类号、主题词、形成时间等输入档案信息系统进行统一管理。通过建立文档一体化计算机管理，将各类文书的收发、登记、运转、承办、借阅以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理、提供利用相互衔接，形成一个有序的整体。目前医院已开发了网络信息平台，要充分利用这些信息化条件，建立标准化的人事档案信息，使档案信息的全面性及准确性提高，便于档案信息的综合分析与开发利用，初步建成数字化档案室，真正做到档案信息的远程传输和资源共享。

3.4 加强专业人才培养

医院档案管理人员素质高低是做好档案管理的关键，人事档案管理工作并不是单纯的资料收集和整理，还包含了统计学和信息技术应用等，因此，为了提高医院的档案管理工作，就需要高度重视工作人员综合素质提高，然而在实践过程中不少医院档案管理人员的档案管理专业能力缺乏，不少人仅仅是兼职人员，他们缺乏档案管理的专业知识，更谈不上是具备较强的网络处理能力和数字化信息服务能力，因此要加大力度对档案管理人员的专业知识培养，定期安排工作人员进行进修或者参加技能培训，时时更新他们的知识，增强创新思维，提高创造能力，使档案管理走向专业化、规范化。

在这方面，广安市人民医院各处（室）可以调配思想素质、文化素质较高，热爱档案事业的同志从事兼职档案工作，形成以医院综合档案室为龙头的档案管理网络，在档案管理体制上实现规范化管理。另一方面，还应特别注重档案人员业务素质的提高，可以通过采取定期组织岗位培训，选送档案人员参加档案部门组织的专业培训等形式，不断提高档案队伍的专业技术素质和整体管理水平。

4 结诘

人力资源档案信息对医院来说具有十分重要的意义，只有使档案管理更加规范、科学、高效，才能更好地为医院服务。虽然现在医院在档案管理上还存在许多问题，对其存在的弊端积极主动探索，从制度层面、人员配备、信息化管理等方面下功夫，做到及时进行完善，这样才会使得医院人力资源档案管理水平得到真正快速的提高。

参考文献：

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