加强档案管理 提高档案管理水平

2016-05-14 02:06赵璐
办公室业务 2016年5期
关键词:分析对策石油企业档案管理

赵璐

【摘要】石油是经济发展必不可少的重要资源,在我国,石油企业是国有企业,这关系到国家命脉。随着全球经济的发展,各国间竞争愈加激烈,国家对石油的管理控制也愈加严格,档案的管理工作也显得更加重要。

【关键词】石油企业;档案管理;分析对策

档案管理是每家企业都必不可少的一项重要工作,尤其是对掌握国家经济命脉的石油企业来说,档案的管理更是关系到企业的运营发展。

一、加强石油企业档案管理的重要性

档案是记录一家企业从创立之初到走上正轨的重要资料,它记录着企业每一天的经济活动,帮助我们发现企业日常经营中的问题所在,以便及时作出调整。通过档案上记录,我们可以轻松查找到企业需要的资料,同时我们也可以看到企业每一笔经济业务的来龙去脉,了解到企业的发展现状,为企业日后的发展提供大致方向,也是企业转型的重要依据。

档案的记录编制是一项十分严谨的工作,它是企业一路发展成长的印记,也是企业不断向前发展的基石,企业的档案可以为企业的管理经营决策提供科学客观的依据,确保企业决策正确。不仅是外部经营,石油企业对内改革整顿时,也可以根据档案记录的原始数据,为每一项决策提供资料支持。

石油企业的档案包含了大量有用信息,比如企业的创立历史、过去的经济交易、经济信息和财务经营状况等,是企业对以往经营状况的总结,也是企业日后发展的参考资料。不仅如此,有了档案库,还可以大大提高工作效率,通过电子化档案,我们可以轻松查询到企业需要的资料,节省时间人力,实现高效办公,为企业谋取更多利益。

二、档案管理中存在的问题

上面我们简单阐述了档案对于企业的重要性,但是在目前的企业经营中,我们发现对于档案的记录管理工作,还是存在着许多问题,对石油企业来说也不例外。

(一)档案管理对于企业的重要性认识不够。对于大型企业来说,档案的数量是十分巨大的,在管理上也就必然存在着一些漏洞。比如我们缺乏科学的档案管理规划,部分企业在日常的档案管理工作中,没有认识到档案对于企业的重要性,只是注重档案的交接工作和合格达标,仅仅把档案管理当作是对资料的整理保存,也因此常常出现档案断层的情况,想要的资料查不到,细节的资料未保存,缺乏科学的长远规划,给企业的运营造成一定困扰,延误企业工作进度。

(二)缺乏完善的档案管理体系。在对一些企业的调查中,我们还发现企业往往缺乏完善的档案管理制度,档案管理制度不健全就会导致档案管理的不规范不严谨。在日常档案管理中,经常会出现档案收集不规范的现象,比如在档案编制时,企业缺乏或者没有健全完善细致的档案收集制度,发散出去的档案有时很难完整回收,也没有健全的追责制度,无法追讨员工责任。还有档案的管理手段落后,管理力度不够,主要体现在领导或工作人员没有对档案保管投入足够重视,对平日的档案工作也过于松散,没有形成一套完整严格的档案管理体系。

三、对于档案管理问题的对策

(一)加强对档案管理工作的重视。对于上述问题,我们可以从源头上一步步着手解决。首先,我们应该对档案管理工作加强重视,不管是企业领导还是相关工作人员,要明白档案对于企业发展的重要性,我们可以组织档案管理的宣传探讨会,让档案管理人员清楚认识到自己的责任,同时我们还可以建立一套档案管理考评制度,以此提醒职员的职责和鼓励工作人员对档案加强管理。对工作失误少、档案保管好的员工进行嘉奖,提高档案管理人员的工作积极性,改进工作中的不足。其次,我们可以建立健全档案交接保管体系,增强档案管理的准确性。

(二)引进专业性人才、完善档案管理体系。对于档案的整理保管,我们还可以引进先进人才,如今信息科技发展迅速,我们在学习更先进的保管方法时,也可以为企业引进新鲜血液,增强企业活力,我们也可以培养专业的档案管理人员,提高档案管理工作人员的综合素质,企业可以定时组织相关工作人员到档案管理部门进行学习与培训,加强实践能力,应对各种可能出现的情况。档案管理是一项精密的工作,我们可以录用学习档案管理专业的人才,他们拥有专业系统的理论知识和相关管理经验,会进一步完善档案管理体系。在档案归档整理方面,我们还可以采用互联网信息技术,简化整理工作,随着企业的发展壮大,企业资料也越来越多,利用先进的计算机技术,我们可以节省更多的人力物力财力,精简企业档案管理体系,提高管理水平和使用效率,也避免了因员工查阅资料而无法及时归还的问题。每份资料的借阅查询记录都可以在计算机系统上找到,追责也更加方便,加强了企业的档案管理能力。同时利用计算机系统,可以有效限制不同岗位职员的权利,上下级之间相互监督相互牵制,防止企业档案信息的外流,大大提高了企业档案信息安全性。

四、结语

以上只是对企业档案管理问题的一些简述,在日常经营中,还有许多问题没有得到解决和重视,最重要的是企业应该从现在开始对档案管理加强重视,并立刻着手解决问题,这样档案管理系统的漏洞才不会继续扩大,可以避免很多不必要的企业隐患,让石油企业发展壮大。

【参考文献】

[1]周广梅.关于加强石油企业档案管理工作的措施分析[J].城建档案,2014(9):12.

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