从全国干部人事档案专项审核工作看科研院所人事档案管理存在的问题及对策

高丽

【摘要】本文分析了科研院所人事档案管理存在的问题，提出改进科研院所人事档案管理的对策。

【关键词】科研院所；人事档案管理；问题；对策

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它收存员工的履历、自传、鉴定、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料。在实际工作中，人事部门对个人进行业务管理和评价是以人事档案为基础，人事部门对各单位进行考察和考核干部、选拔人才、办理招聘录用、人员调动、岗位聘用变动、退休等人事工作也是以人事档案作为重要依据。科研院所是我国各类科技人才的主要集中地，是提高我国综合国力的重要领域，是实施科教兴国战略的重要阵地。近年来，科研院所的人事档案管理水平也有了一定提升，但由于公益性科研院所人员集中了高层次知识分子、人大代表、政协委员、民主党派、留学生等人员，人员结构复杂，涉及学科范畴广，人事档案也具有门类复杂、流动性大、归档难度高等特点。

目前，全国的干部档案中普遍存在一系列的问题，特别是档案弄虚作假问题严重，影响了干部工作的严肃性和公信力。2014年6月，中组部下发《关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发〔2014〕9号），2014年9月15日，中组部召开全国干部人事档案专项审核会议，在全国部署启动了干部档案专项审核工作。截至目前，该项工作已基本结束，各单位严格把关、规范操作、堵塞漏洞，力求审核结果真实、准确、可靠。通过干部人事档案的审核工作，切实提高了干部的思想觉悟，加强了干部队伍的自身建设。各单位也以此为契机，对职工的人事档案信息进行了系统地梳理与审核。通过专项审核，反映出科研院所的人事档案管理还存在一系列的问题。

一、 科研院所人事档案管理存在的问题

近几年来，各地区、各部门按照党中央、国务院关于深化干部人事制度改革的要求，积极推进事业单位人事制度改革，在实行多种形式的选人用人制度、深化职称改革、促进人才流动、搞活工资分配等方面进行了积极探索，在推进人事档案管理的网络化、信息化方面做了大量工作，取得了长足进展。但从总体上看，科研事业单位人事制度改革的进程，与社会进步与各项事业发展相比还略显滞后，主要表现在以下几个方面：

（一）人事档案管理不够严谨，管理手段落后。社会各界对人事档案的重视程度不够，使得人事档案管理在各项工作中始终处于较低的地位，部分单位的各级领导对档案管理工作投入精力不多，档案管理工作在一定程度上被边缘化，使得部分单位档案管理缺乏系统性、规范性，监督体制机制不够完善。另一方面，部分单位的档案编目不规范，管理手段落后，费时、费力、效率低，档案检索基本处于手工或者半手工状态。如在人事档案专项审核工作中，许多单位的历年年度考核表、工资核定表等不能做到及时归档，只能临时补充、收集，也延缓了工作的进程。管理的松散和手段的落后导致人事档案工作的各项问题亟待进行改革和创新。

（二）软硬件配套滞后，人员素质薄弱。软硬件基础设施和专业人才是人事档案信息化建设过程中不可缺少的基本条件和基础。在硬件方面，部分单位档案保管条件达不到国家相关要求，与整齐、规范的要求还存在一定差距。如相当比例的单位尚未设置独立的综合档案室，或部分综合档案室硬件设施老旧，设备不齐全，如采光、通风等条件不达标，或不能满足相关规定对档案室温湿度和防火条件的要求。此次干部人事档案专项审核工作要求必须安排专门独立的工作场所，工作现场要安装监控设备，很多单位的查档室不具备相关条件，或没有专门的查档室，只能临时安排工作房间，加装监控。在软件方面，人事档案管理的信息化、规范化和集成化程度不够，尚有许多单位、部门未能配套适合档案管理的专业软件。很多单位由于人员多、案卷多、职工流动性较大，使得档案的查找与整理需要浪费许多的人力、物力。

另一方面，人事档案管理人员流动性大，专业技术水平整体偏低，档案人才队伍结构不合理，具备操作技能、管理技能、信息开发技能的档案管理专业人才仍然较为缺乏。此次人事档案专项审核工作要求审核人员熟悉政策、明确标准，但在实际工作中由于审核员对人事档案管理政策不能在短时间完全吃透，审核过程中需要不断查阅书籍或向上级主管部门咨询，浪费了大量的时间。

（三）信息安全亟待引起重视。现在很多单位安装了人事档案信息软件，极大提高了工作效率，减少了档案查阅时间。但由于人事档案管理部门档案安全意识和保密意识不强、缺乏计算机及网络安全知识，加上安全意识淡薄、操作不规范、数据备份不及时等原因，也会造成信息系统的安全隐患。客观上，电脑病毒横行，黑客大肆攻击，也给档案信息安全和保密工作带来了严重威胁。

因此，传统的人事档案管理制度已经不能适应时代的发展，十分有必要建立一套现代化的科学、规范的管理模式，真正实现人事档案的高效、安全、信息化管理。

二、改进科研院所人事档案管理的对策

（一）高度重视人事档案工作。领导干部应充分认识到人事档案管理的重要性，结合中组部干部人事档案审核工作，进一步完善本单位的档案管理领导小组，加强人事档案管理的系统性和规范性，完善监督体制机制。

（二）健全人事档案管理制度。科研院所要根据《档案法》《保密法》《干部档案工作条例》《关于干部人事档案材料收集归档规定》等法律法规，结合单位实际特点，出台本单位的人事档案归档、保管、借阅、移交、保密等各项规章制度，使得人事档案管理工作有法可依，有章可循。

（三）加强档案专业培训，提高管理人员专业素质。档案管理是一项专业性很强的工作，各单位专职档案管理员要积极参加国家及省市组织的档案管理培训，不断增强业务素质，提高职业技能。同时鼓励自学，要对历年的《干部档案工作细则》《干部人事档案工作目标管理暂行办法》《干部人事档案工作文件资料汇编》等材料看懂吃透，使自己成长为具有现代人事档案管理专业技能的人才。各省市的组织部应结合本次档案专项审核工作，组织专题培训，这对档案员来说是一次学习、回炉的好机会，许多时间跨度长、专业性强的问题都可以得到集中解答。

科研院所是从事公益事业研究的科研事业单位，其独特的学术地位和工作性质使得人事档案管理工作也具有特殊性。做好科研院所人事档案管理工作是保障科研事业研究的基础和保障，具有非常重要的现实意义和深远意义。这就要求科研院所以此次全国干部人事档案专项审核工作为契机，加强对人事档案管理工作的重视程度，完善相关制度，提高档案员的专业技能和素养，进一步推进人事档案的信息化和资源共享，为单位的稳定发展和各项科研业务的全面开展提供有力的支撑。