浅析基建工程档案整理环节的问题及对策

罗思云

摘 要：伴随我国社会经济的迅猛发展，企业基建工程项目数量也在日渐增多，关于基建工程的各类档案资料管理工作引起了高度重视。为此，如何强化对基建工程档案的科学管理，就成为了当前企业档案管理工作的一个重要内容。

关键词：基建项目；档案整理；对策

基建档案，是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。是一项基本建设工程项目立项、勘察设计与现场施工、竣工与验收等一系列工作的一个重要历史记录。为此，要想发挥出基建项目工程档案的真正作用，就必须确保其工程档案的完整性与真实性。下面，笔者结合自身工作经验，对此发表几点看法：

一、基建档案整理中出现的普遍问题

在明确了基建档案所包含内容的前提下，我们结合工作实践就基建档案整理过程中出现的普遍问题进行系统梳理，分析问题的根源，供业内人士讨论，以期为后续研究打下基础。

（一）实现档案完整的困难性

一套系统完整的档案可以再现历史活动的全貌，档案的残缺不全将导致历史活动被割离成零碎的片段，重要文件档案的缺失将限制档案在相当长的时间里发挥其凭证 参考的功能。所以，我们收集整理档案的前提之一是档案必须齐全完整，在对大规模建设之后形成的大量基建档案进行整理时，我们发现搜集完整的档案面临一些困难，这里既有建设方的因素，也有诸多参建单位的因素。

1.收集不及时。随着建设规模的庞大，开工项目之多，工期的紧凑，显得基建部门人手局促，档案效益滞后性等专业特点，使得原本局促的人力更加难以将档案管理到位，对诸多参建单位的施工档案监督力度小，加之前期资料利用频繁，没归档或借出不还的现象时有存在；另一方面，土建、安装等单位也没有给予档案应有的重视，造成了施工资料散落于各个临时项目办公室、公司档案室、材料设备的包装箱里，甚至相关人员自己手中。分析原因，我们认为有两方面：一是档案管理滞后，档案作为某一项活动的历史记录，形成于活动过程中，归集于活动完成后，档案管理效益的发挥具有滞后性，档案自身的专业特点造成档案管理滞后，管理行为积极性不高 ；二是基建程序执行不规范，无论是国家档案部门、教育部门还是城市规划建设部门，都对基建档案作出了要求，但是没有形成制约机制，于是可以越过档案手续进行其他环节的工作，最终留下档案难题。

2.分散存放或遗失。作为建设单位，围绕某一项基建活动往往涉及上文提到的多个平行部门，在每个部门产生的文件各自保存，交流及共享意识不足，造成基建档案的重要组成部分分散在其他部门的档案中；另一方面，基建文件在相当长的时期内仍然执行着现行价值，如用于工程尾款支付 、工程决算和资产转固等，在数年的时间里，多次利用、外借、调整等，容易造成重要文件的遗失。不同部门之间要注重加强横向沟通、互动协作，这样才能提高管理效率，涉及共同的业务必备文件提前约定形成份数，以满足各部门的不同需求。

3.参建单位档案人员流动大。在建筑行业，档案人员往往是学建筑工程、暖通电气等专业出身，这有利于他们对工程资料内容的把握，但这类人员在短暂的一两年档案工作之后就走向了施工等技术岗位，档案岗位只是用于热身的一块跳板。档案人员的流动性大，而建筑工程的周期往往较长，档案人员的变换，往往出现工作衔接的缝隙，后来者对前者的工作不了解等情况，导致资料遗失、缺失，严重影响档案资料的质量。档案岗位是一个专业技术岗位，需要专业的人员 、稳定的队伍，而在建筑企业档案岗位往往作为新入职员工轮岗的第一站，档案队伍的稳定性很差。档案岗位留不住人才的现实原因是：一方面档案岗位在企业单位的岗位设置中不被重视；另一方面从事档案工作的人员发展空间有限、工资待遇较差等。如何保证建筑企业档案人员的稳定性，值得探讨。

（二）保证档案真实性与客观事实一致的挑战

档案是在社会活动中直接形成的原始信息记录，内容具有清晰性和确定性，档案作为原始记录，具有的真实可靠性是人们重视并保管档案的根本原因。档案的真实性从两方面来理解，一是真实反映历史事实；二是假档案的实存形态反映作假的事实。当然我们形成保管档案初衷是记录客观事实，作假是不得已为之，所以档案工作者一直致力于档案记录客观历史事实，下面我们就实践中凸显出来的档案真实性问题进行分析。

入卷档案与实物不相符。竣工图与完工的建筑实体不相符，竣工图是建筑实体反映到平面上的影像，一套完整的竣工图可以真实还原建筑的全貌竣工图是非常重要的基建档案，利用价值高，永久保存。当其现行的业务价值执行价值失去后，在相当长的时期里继续发挥其凭证参考信息价值如用于房屋的维修改造，对筹划新建项目的参考等。我们在工作中发现，施工方移交的某些竣工图与实物不符，在项目实施建设过程中，根据实际限制功能调整等需求做多次的设计变更，于是出现了很多版次的施工图。施工方草率的将过程图纸作为竣工图移交，会严重影响竣工图的后续利用。原材设备等的产品合格证产品认证书，检验报告与实际进场的材料设备不匹配，这反映了在施工过程中的原材料进场设备开箱时，没有及时收集资料，而是后补充的。但有些设备的检验报告合格证具有唯一编码，这是事后难以补回的，所以拿同类产品的合格证书等填充，如果建设方技术人员检查不细致，就能够蒙混过关，但留下了隐患虚假档案信息提供给工程审计决算，则会给参建单位带来诸多麻烦；另外，一旦工程质量出现问题，档案将无法正常发挥其凭证作用。

二、基建档案管理的分析及对策

从编目细节上发挥档案人员的主观能动性，最大限度保证编目质量。针对档案编目工作中出现的问题，不仅要提高分管领导和档案工作人员的档案意识、强化档案工作人员的专业素养、工作技能外，还应该从细节上完善编目工作。首先，编目前要做好对施工单位不规范编目工作成果的更正。第一，案卷内文件页码号错乱、漏编页号的要重新编号。第二，对文件的责任者要进行详细的考证。责任者的名称要统一规范，避免出现同一责任者多种称呼的现象，如“广州高新西区开发建设有限公司”、“广州高新建设开发有限公司”、“成都高投建设开发有限公司”都是同一责任者在不同时间段的行政名称，编目时要统一。责任者还应包括区域和通用简称， 如“成都高新区经贸发展局”、“广东省财政厅”等。第三，应该仔细校订每件档案中的错别字，并有根据地改正。编目中若发现有明显的错别字或掉字的现象，为了提高数据质量，编目人员经过认真的校订之后，编目时亦可直接改正。如：编目“高程实测纪录”，“纪”字错误，应改为“记”。改正每一个错字、别字都应当有理有据，不能凭编目人员的主观臆测，以免造成检索中的误导。其次，在编目中要注意细节的处理。第一，文件级编目直接参照案卷实体来录， 既要尊重归档单位的编目成果，又要对其不当之处参照案卷实体改正， 保证编目成果的准确性。第二，编目中考证不清的文件日期，编目时可根据这一条目所在案卷或本条目上下文考证出时间编目， 对于不能考证的时间，我们一律用“0”来替代。如文件生成时间查无可考的，卷内文件目录的“日期”一项则可录为“00000000”，如文件的日期只能考证到2007 年，“日期”一项可录为“20070000”，以此类推。第三，一份文件有多个责任者的只选择两个主要责任者， 格式如：“广州高新建设开发有限公司；广州市天同现代园林有限责任公司”。第四，档案附件的题名可以用简短的文字在正文题名后括号内注明，如工程原材料报审表后面附有原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量证明书、出厂检（试）验报告，在编目时可以在“文件题名”中简单提出，也可在“备注”一栏中概括指出。第五，同一类型不同内容的档案，档案人员也应该一一编目。

综上所述，基建档案作为基建工程项目建设情况的一个真实反映，基建档案管理水平的提升，其实就是基建工程管理水平的提升。为此，在实际工作中，档案管理人员需秉承爱岗敬业、 认真负责的工作态度，逐步提升自身计算机操作水平与信息化管理水平，进而从各方面入手做好基建工程档案的收集、整理、归档管理工作，最终为企业发展与生产提供更加优质的服务。

参考文献：

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