如何提高基层机关档案的管理

许艳芳

摘 要：基层档案管理工作的好坏不仅影响单位效能的发展，也是体现服务民生、构建和谐社会的标志之一。该文结合工作实际，就在新形势下，如何做好基层档案工作，使其为促进经济建设及各项事业的发展提供有效服务，进行了探讨。

关键词：提高；基层机关；档案管理

基层档案管理工作是各项工作中必不可少的条件性和服务性工作，也是体现服务民生、构建和谐社会的标志之一。在新形势下，如何做好基层档案工作，使其为促进经济建设及各项事业的发展提供有效服务，在此，就如何做好基层档案工作提出以下建议，仅供同行参考。

1 增强档案意识

档案工作社会地位比较低、基层机关工作人员档案意识薄弱，已经成为当前制约我国档案管理工作发展和基层机关工作推进的重要问题，因此，增强工作人员的档案意识就显得非常必要。

1.1 搞好《档案法》的宣传教育，提高工作人员思想认识。《档案法》是我们做好档案工作的根本依据，做好《档案法》的宣传教育，是增强机关工作人员档案意识，自觉贯彻执行档案法法规的最佳途径。

1.2 重视档案工作基础条件建设，大力发展档案事业。要积极推动各级领导对档案工作的关注和支技，把档案工作摆在应有的位置上，在人、财、物等方面给予足够的支持。搞好基本设施建设，购置一部分现代公设备，提高档案收集、整理、保管和利用的标准化现代化水平，促进档案工作的发展。

1.3 强化信法治档观念，增强维护档案法规的自觉性。《档案法》是档案事业管理的准绳与规范，是建设档案事业管理的依据与标准，对于提高社会档案意识，提高档案资源的利用率与开发率的有力保证。所以，各个档案管理部门以及相关工作人员应以《档案法》为行为准则，做出表率，并严格遵循《档案法》的规定与要求来进行工作。

2 档案收集要全面

档案收集工作的根本宗旨是完整齐全，包括时间上、空间上和地域上，具体讲就是过去的和现在的、各种载体形式和各种门类的、各个档案形成者的档案。因此，要做好如下几方面：

档案要尽可能地收集全面。这不单单指的是收集齐全并且对档案进行分门别类，还应包括合适对档案进行归档、如何立卷以及保管时限等内容。管理人员都要心里有数，应做到及时催办归档、积极采取措施来补齐遗缺不全的档案资料。真实性是全面性的保证，全面性又为真实性提供必要的条件。只有做到全面性与真实性统一，才能发挥档案的有效性。在各方面各种档案收集齐全的前提下，人们要把档案的质量，收集来的档案一定要具休保存价值，尤其是反映重大活动、重要事件、重点工程的档案必须要全部收集，每个细节不能放过。

档案收集要讲究原则。目前我国档案收集工作中依旧存在着侧重档案数量的追求以及按归档原则进行归档的问题，这导致了档案出现多处重复的现象发生，这不但大大增加档案库房的压力，还极大程度的增加了日后档案鉴定工作的难度。所以相关工作人员应对此问题予以高度重视。因此，档案收集一定要讲求原则、遵循科学规律，让收集工作从“宁多勿缺”中解放出来，让保管工作从繁重的负担中解放出来。

2.1 档案收集内容要丰富。档案内容不仅是对档案内容完整性的要求，更是对多元化档案内容表现形式的要求，对档案内容表现形式多样性的要求。在收集所有形成档案齐全的基础上，对反映同一内容不同形式或载体的档案也应收集齐全。

2.2 档案收集工作要注意方式多样化。一是丰富收集途径。除了以往固定的征集、接收、移交等方式，还能够通过复制、传真、现代网络等手段进行搜集。二是收集设备现代化。除了以实物、纸质等载体进行收集，还能够采用现代科技设施设备来进行音像、电子等形式档案的收集。三是收集工作应提前介入。指的是掌握文件材料在形成过程中的各个环节，应第一时间进行归档工作。加大对重大活动的灌注力度，把好收集督导关，实时监督重大活动资料的归档与移交工作。

3 完善档案管理流程，提高档案管理科学水平

在做好档案信息收集、资料整理、档案归档工作的基础上，一定要做好档案的交接手续。

3.1 档案交接工作是基层单位档案管理中的重要环节，必须引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆在重要议事日程，并且严格按照本单位制定的档案管理制度执行。在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开的工作岗位。

3.2 档案人员离岗离职之前要做好档案交接准备工作。在正式交接之前主要做好五项工作：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；二是对借出的档案要及时催还，马上归还不了的要问明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；四是按档案接收要求编制档案交接文据，并要在交接文据上注明移交人、接收人、监收人的姓名、职务，以及交接时间、地点、移交清册、页数等，此移交文据一式三份，移交人、接收人各一份，单位存档一份。

4 加强档案管理队伍建设

要加强对档案工作人员的培训工作，提高档案工作人员的工作能力，树立起热爱档案工作、干好档案的决心。同时，要做好档案工作人员的稳定工作，档案人员的频繁调动，无颖将影响到档案工作的连续性，因此，基层机关必须抓好档案工作人员队伍建设工作，从维护档案工作的长远利益考虑，加强档案工作人员的思想政治工作，解决他们的实际问题，使他们安心本职工作。

参考文献

[1] 陈兆误.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1979.

[2] 档案工作基本知识题解[R].石家庄市档馆，2005.