纸质档案数字化的实现

官丽梅

【摘要】本文重点论述了对纸质档案数字化的过程及在生产中必须遵循的原则。详细说明了在纸质档案数字化过程中应该注意的问题。

【关键词】纸质档案；扫描；图像；数字化

1.纸质档案进行数字化的软硬件环境

纸质档案一般都是由多种幅面的纸张组成，因此档案管理部门必须具备对不同幅面的纸张进行扫描的扫描仪及多台计算机。扫描图片时必须要经过消蓝、去污、校正处理。因此要选择合适的图像处理软件。要求计算机配备Windows2000、Windows XP操作系统。

2.应用范围

本文介绍的方法适用于基建档案中楼房建筑图纸、建筑项目审批图纸等需要进行电子档案管理的工程纸质图纸。以及对文书、图书、图像、文献资料、信息等纸质档案实现电子档案的管理具有一定的参考价值。

3.电子文件制作

3.1档案接收。收集图纸并按照《档案著录规则》的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。3.2纸质文档扫描。在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。根据档案幅面的大小（A4、A3、A2、A1、A0等）选择相应规格的扫描仪进行扫描。（1） 扫描色彩模式。页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。另，可视需要采用彩色模式进行扫描。（2）扫描分辨率。扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率应大于或等于100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。（3）扫描登记。认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，件数等，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。扫描工作完成后，应按原样折叠图纸，按页码排序放回档案盒内。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。3.3图像处理。对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。利用图像处理软件，对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准；对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯；对图像页面中出现的影响图像质量的杂质应进行去污处理。处理过程中应遵循展现档案原貌的原则。3.4图像存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。图纸一般采用JPG格式存储，纸质的文字文档一般采用PDF的格式存储。3.5 图片检查。将处理后图片与原图进行对照，确保图片信息的真实性和完整性。不符合要求的及时重新进行扫描、编辑，同时检查文件有无丢漏。并做好检查记录。3.6 注意事项。电子文件的制作过程要责任分明。制作人员应该对其制作的文件负有全责，要注意划清参与人员的责任范围。

4.电子文件归档

4.1 收集与积累。归档人员在档案管理人员的监督和指导下，及时收集制作好的电子文件，并做好文件的备份。在电子文件登记表中对每份电子文件进行登记，电子文件的登记表应制成电子表格，与电子文件的备份一同保存，并附有纸张打印件。4.2电子文件整理。电子文件应按《档案著录规则》著录，形成机读目录，建立档案目录数据库，并填写电子档案登记表。采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应进行修改或重录。4.3文件归档。（1）归档前的鉴定。在归档前将符合归档条件的电子文件进行完整性、系统性、有效性、安全性的审核，检查光盘有无病毒、有无划痕，对硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式进行检测。在符合软、硬件平台的条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。归档电子文件要通过电子文件光盘存储归档一致性测试。把鉴定结果在电子文件的机读目录上作相应的标识，检查合格后，将检查结论填写在“电子档案登记表”中。 （2）归档要求。归档的电子文件光盘存储格式应符合电子文件光盘存储、归档与档案管理要求光盘信息组织结构的规定。把带有归档标示的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至只读光盘，一式三套（一套应用，一套存档，一套异地保存）。备份数据应进行检验。检查完成后，填写纸质档案数字化备份管理登记表单。存储电子文件的光盘及包装盒上贴上标签，标签内填写编号、套别、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

5.数据挂接

档案数字化的目的是为了形成电子档案，建立档案信息系统，进行电子档案管理，中石油档案管理系统应用的是档案数据。而电子文件的数据挂接，是一些图片文件和表示档案记录的文本文件，因此要将归档后的电子文件挂接到《中石油档案管理系统》上，挂接时要对数据进行全面的检查。要以纸质档案目录数据库为依据，认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的頁数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。

6.结束语

对纸质档案数字化，进而为档案管理部门实现电子档案的计算机管理，是油田企业档案行业一个新的服务领域，纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。以提供安全、可靠、真实的数据文件。

参考文献

[1]陈慈珠.谈档案管理现代化.中国科技信息，2004.（16）.

[2]杨公之.《档案信息化建设导论》.中国档案出版社，2001年版.