档案网站建设中存在的问题及应对策略

张继芳

【摘要】随着信息化时代的来临，在档案管理工作中实行信息化建设已经发展的主要趋势。实行档案网站建设，不仅有效的提高了档案管理的效率，而且能够加强档案信息资料的开发利用，从而最大程度的挖掘档案信息资源的潜在价值。各基层单位在档案网站建设的过程中会遇到各种不同的问题，影响到档案信息化建设的进程，所以应该对其原因进行分析，进而制定出解决的对策，从而提高档案管理信息化建设水平。

【关键词】档案；网站建设；问题；策略

一、我国档案网站建设中存在的问题

（一）内容不够丰富。档案网站建设不仅仅是功能性方面的强大，还需要丰富的档案内容来满足档案信息使用者的需求。而现如今部分单位的档案网站建设在外表看来很光鲜，但是却缺少实质性的内容，大多与党务政务有关，而对于地方民俗以及当地环境等方面的介绍却寥寥无几，这说明在数据库资源建设方面还有待完善。

（二）公开化程度低。档案管理的网站建设就是为了给信息使用者提供方便，但是有些单位的档案网站建设在检索功能方面不够完善，有些仅设置了一次检索功能，对于想要更加深入而细致的查阅来讲具有一定的难度。且在档案全文的展示方面不够彻底，有些档案仅仅能够看到全宗级或者案卷级，而无法查看全部内容。

（三）服务理念不清晰。档案的网站建设相当于将档案信息立体化，通过页面的浏览即可快速定位自己想要查询的信息。而有些档案的网站建设在模块的设置方面没有充分的考虑到使用者的心理需求，在服務定位方面不够明确，所以访问者在利用网站查询信息时效率较低，与网站建设的初衷不符。

（四）内部管理不完善。档案管理的网站建设需要与档案管理的步伐相一致，随着信息资料的收集，网站的内容也应该不断的更新整理。但是有些单位在档案网站建设方面只是一次性的投入，而在后期的日常使用中却缺乏维护，内容更新速度慢，失去了档案信息开发利用的价值。而在网站的内部链接方面由于各个部门之间缺乏沟通和交流，导致立体链接较少，不利于档案信息资源的共享。

（五）开发利用率低。档案管理实行网站建设，就是为了提高档案管理的效率，创建一个档案信息资源共享平台，由此提高档案信息资源的开发利用率。但是由于宣传工作不到位，网站内容更新速度慢，检索功能不完善等原因，导致网站的访问量不均衡，有些网站一个月的访问量都不到百人，不利于档案网站建设的长期发展。

二、我国档案网站建设的应对策略

（一）加强档案网站的建设工作。档案网站和其它网站一样，建设水平的高低在很大程度上决定着这个网站的利用率。所以，一定要科学合理的规划档案内容的模块，既要简洁明了方便访问者使用，又要有自己的特色。有针对性的完善档案网站的功能，特别是检索功能。作为档案网站最关键的功能，设立一级检索功能后，再设立二级检索功能，这样有利于访问者快速的找到自己需要的信息。同时，增加网站链接，特别是档案网站之间的上下体系链接，打造庞大的档案网站体系。

（二）强化档案网站功能建设。第一，为了提高档案网站的功能，应该增加强化反馈、交流、互动功能。了解用户需求，有针对性地提供服务；通过网络向社会公众征集专题档案史料、革命历史史料以及散存于社会民间的各类名人手迹、家谱、日记等珍贵档案。第二，强化宣传功能。如介绍档案馆机构设置、档案工作法律法规和档案利用制度；宣传档案馆藏，公布档案信息；介绍与馆藏档案相关的各地区政治、经济、文化、历史等情况。第三，强化教育功能。档案事业发展的关键在于教育，既包括对档案工作人员的继续教育，又包括增强整个社会的档案意识。

（ 三）明确服务定位。网络不仅是与用户交流、对外信息发布与宣传的平台，还是用户反映利用需求和意见的通道，如档案网站电子邮箱、工作论坛的设立，使档案网站成为档案用户、档案专家、社会公众相互交流、研究、探讨档案工作和档案学理论的交流园地，同时使档案部门第一时间了解用户需求，便于提供全面、周到的信息服务。此外，档案网站还应成为网络环境中档案馆（室）形象和档案职业形象的缩影，起到档案职业形象宣传、馆藏档案资源宣传、馆（室）档案服务宣传的作用，提升档案工作的社会影响力。因此，档案网站只有明确自己的定位，才能真正成为档案部门与用户之间联系的桥梁和纽带，使广大用户通过档案网站更好地了解和利用档案。

（四）美化网站环境，加速内容更新。主页是一个网页的门面，其设计的好坏直接影响访问者的兴趣。我国档案网站网页总体上不够美观，网页的主体颜色缺乏协调性，整体艺术感不强；网页内栏目位置分布不够适当、重点不够突出，空间利用不够充分；网页中的某些细节做得不够精细、不够人性化。网站的信息定期更新，这样就能为访问者提供最新的信息，而且长期以后就是一个资源量极大的档案信息网站。信息更新的时候不要更新那些重复的信息，也不能只更新政务党务的信息，要兼容并包，这样才能使数据库资源及时、完整。

（五）培养档案网站专项管理人才。档案网站建设对于管理人员有较高的要求，不仅要具有扎实的档案管理知识，同时还要熟练掌握网站建设，这需要复合型的人才。应该培养一批档案网站转向管理人才，既要丰富网站的档案内容，还要做好美化和维护，提高网站的访问量，全面发挥档案网站的作用。

三、结束语

档案网站建设是我国档案管理发展的必然趋势，尤其是在现代化社会，信息化不仅提高了工作效率，而且加快了信息流通的进程，对于档案信息资源的开发利用具有重要的意义。在档案网站建设方面，需要做到内外兼修，不仅要具有华丽的外表，还要丰富网站内部的档案信息内容，明确自身的服务定位，不断强化检索功能，为访问者提供便利，从而充分发挥档案网站建设的价值。

参考文献

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[3]邱惠.浅谈我国档案网站建设的问题与对策[J].滁州学院学报，2012-08-15.