谈高校档案现代化管理与服务教学功能构建

李风雷

【摘要】：在现阶段，高校档案管理工作是高校中很重要的工作，而信息化理念的融入更是将其推到一个新的高度，也是我国高校现阶段的一个重要的管理途径。本文从现代化档案管理的角度入手，着重分析了其途径的重要作用，然后对高校档案管理中现代化理念的融入提出了自己的观点，最后对高校以及服务教学功能的构建措施提出了相应的建议。

【关键词】：高校档案;信息化理念;教学功能;功能构建

随着社会经济以及科学技术的发展，使得信息技术在各行各业中不断的深入，并且也不断的成为各行业中的重要因素。而高校要想顺应时代的发展就要将信息技术充分的融入其中，并不断的重视现代的信息技术的融入以及服务教学的功能构建。

一、高校档案现代化管理中存在的不足

（一）档案管理人员不具备专业性

现阶段的高校进行档案管理工作时对于档案管理人员的选择大多具有随意性，很多管理人员在档案管理时缺乏专业性和科学性。那么在进行高校档案管理的过程中如果将科学性以及专业性融入其中，就会使得档案管理更为高效、更为科学。现阶段的高校要想实现高效率的档案管理，前提就是要充分的做好信息的采集工作，并且将这些信息进行有效的整合，在整合的过程中也要具备专业性并且充分的考虑将信息化融入其中，只有这样才能使得高校档案的信息化功能发挥到最大并且充分的体现科学性和专业性的原则。如果高校的档案管理不具备专业性以及科学性，就会使得繁杂的工作无法得到保障，且应对过程也会较为困难[1]。

（二）高校档案管理人员对于工作内容的认识不够

高校档案管理在高校的现代化发展过程中起到重要的作用，但现阶段诸多高校的档案管理工作人员对于自身从事的工作内容的重要性并没有很好的了解和掌握，这就使得在进行高校档案管理过程中会缺乏对于档案管理工作的责任心，在处理相关的档案工作时，会仍旧通过旧时的眼光去看待档案管理工作，简单的认为档案管理只是对信息资料的收集、分类或是整合，这样的短浅的目光会使得档案管理过程中缺乏科学性，无法跟上时代的发展步伐。而且有很多高校在进行档案管理工作人员的分配时，仍旧出现档案管理人员不科学的现象，且很多岗位出现空缺，亦或是出现一职多人的现象，这些都是档案管理过程中的负面教材。另外，档案管理的相关管理人员在工作的过程中缺乏职业意识，缺乏责任心，使得他们工作的积极性大大的降低，最红使得档案管理工作的效率整体性的降低[2]。

二、高校档案的现代化管理以及服务教学功能的必要性分析

随着社会经济以及科学技术的发展，使得信息化理念在各行各业中不断的深入，而教育行业也并不例外，现阶段我国的教育也在不断的加快改革的步伐，并且积极的将科学发展理念融入改革的进程当中，而要想实现系统的提升学校的教育层次，就要不断的从人才培养上着手，并且不断的对新型的教育模式进行探索，从而探索出一条适合本校发展的创新模式，特别是在当前信息化理念如此深化的大背景下，更要充分的将数字化作为高校建设的重要环节和途径。虽然高校进行档案管理模式在不断的更新和发展，但是仍然会存在诸多现实与理想中的矛盾，而且会存在很多差距，这些差距具体的可从两方面进行分析，以下是具体详述。一方面是高校在进行档案管理过程中管理人员的专业性不足，使得构建的队伍也不够完善。另一方面从服务教学功能来讲，在进行档案管理过程中相关的管理人员很容易受到经验主义的影响，这就会使得档案管理不具备科学性和专业性，使得档案管理的服务功能没有最大化的实现。高校的档案管理是高校实现教育改革的重要环节，而服务教学的重要性也要进行充分的重视，这样才能实现高校档案管理的现代化要求以及满足服务教学功能的要求[3]。

三、关于高校档案现代化管理的建议

（一）规范档案管理工作

高校在进行档案管理的过程中，要充分的提高对档案管理内容的重视，并且要重视档相关管理人员的专业素质以及业务素养，积极的提升档案管理人员对于工作内容的重视程度，从管理人员方面着手进行基本的教育和改革，后在对档案管理的工作内容建立起专业的规章制度，对管理工作以及程序进行规整，从而为档案管理的有效进行提供一份切实的保障。通过制度的限制，可以更好对档案管理人员的工作行为以及管理效率进行约束，从而使得高校在进行档案管理的过程中向标准化以及规范化的方向发展，并且逐渐的建立起完整的档案管理模式，为高校的现代化发展打下良好的基础[4]。

（二）加快档案管理的信息化脚步

随着当代社会经济的不断发展以及信息化理念的不断深入，在一定程度上使得高校的档案管理也形成了发展压力，要想将高校的发展进程符合现阶段的社会发展需求，满足信息化理念的宗旨，就要积极的将信息化理念不断的融入到高校的发展进程中，而高校的档案管理作为高校发展过程中的重要环节，更要不断的实现发展过程信息化，逐渐的建立起档案管理信息化的模式，利用電子信息技术实现对档案资料的有效管理，最终达到提升档案管理效率的目的。比如，在进行高校档案信息的采集和录入时就可以通过计算机网络的途径来实现，而后在通过计算机网络实现档案信息的存储以及检索等功能，逐渐的将高校的信息化管理走向现代化以及网络化。另外高校还可以在进行档案管理时充分的了解和把握檔案管理规律，通过所掌握的全面的管理信息，来构建起高校的档案信息数据库，从而加强档案管理的一体化进程，使得档案管理过程中的资源整合效率最大程度的优化。除此之外，高校在实现档案管理的过程中还要积极的利用现代化的手段实现档案软件的开发，开发完毕后就可以通过计算机网络的相关技术对档案实现信息化以及现代化的管理，最终达到高质量以及高效率的档案信息化管理。由此可见，高校在进行档案信息化管理的过程中，要充分的注重网络的利用以及软件技术的开发，只有这样才能使得高校的发展步伐不断的趋向信息化，才能使得发展过程中少走弯路，从而提升档案管理的发展速度[5]。

（三）提升档案管理的设施投入

学校在进行档案管理的过程中不仅要充分的提升对于档案管理的信息化理念的融入，还要在基础改革的层面上加强档案管理设施投入方面的力度，如果发现设施不健全亦或是设施已经陈旧不堪的情况，一定要积极的對其进行更新，只有在基础设施方面能满足档案管理的需要，才能为档案管理的信息化发展趋向提供一份充足的基础保障，只要在档案管理的基础上实现投入力度的加强，才能为管理人员的档案管理效率打下坚实的基础，所以，要根据高校档案管理的发展层次，对本校的档案管理设施进行充分的资金投入，最终使得档案管理的效率以及质量最大程度的提升[6]。

四、关于高校档案服务教学功能构建的分析

高校在进行档案管理的过程中要充分的对法律法规内容遵循，通过法律的渠道来提供切实的保障档案管理工作，相关的法律法规《普通高校档案管理办法》中已经具有明确的内容对档案管理实现保障，为高校进行档案法制化管理提供了切实的保障，具体分析如下。

一方面，要对高校的档案管理实现制度上的完善和健全。相关的高校在实现档案的管理过程中，要以本校的具体情况来对档案管理的制度以及规章进行拟定，具体的制定原则可以基于本校的教学原则以及服务方式等来进行，这样就可以对档案的管理内容实现统一的要求，通过这样的等方式可以使得高校的档案管理进程脚步加快，也可以使得高校档案的相关管理人员在工作的过程中有规章的限制，有法律的保障，这样才能在档案资料管理时实现服务教学功能[7]。

另一方面就是档案管理时要把握科技发展的方向，在进行档案管理时应当根据实际对档案的管理模式进行转变，利用高科技的管理措施实现档案管理的服务性需求，使得高校教学工作顺利的开展。比如，可以通过计算机技术对档案资料进行归档或是立卷，以便日后的管理和查找等。

结束语：

现代化进程的不断加快以及科学技术水平的不断提高，对于高校的档案管理工作既是挑战又是机遇，高校要不断的通过现代化的途径促进档案管理工作服务功能的实现，尤其要重视对高校教学工作的促进作用，所以，在進行高校的档案管理时，要充分的注重服务功能的实现，这样才能将档案管理的效率最大化，促进高校档案管理的现代化进程。

参考文献：

[1]何强.高校档案现代化管理与服务教学功能构建研究[J].神州（上旬刊），2013，12（2）：214，216.

[2]王雅新.谈高校档案现代化管理与服务教学功能构建[J].办公室业务，2014，13（13）：107.

[3]张欢.高校档案现代化管理与服务教学功能构建探究[J].华章，2013，21（19）：326-326.

[4]姜晓波.试论高校档案现代化管理和服务教学功能构建[J].全国商情·理论研究，2013，32（44）：80-80.

[5]池金华.谈高校档案现代化管理与服务教学功能构建[J].中国科教创新导刊，2013，41（5）：198.

[6]朱爱琴.浅谈高校档案管理工作[J].大观周刊，2011，41（33）：123-123，125.