高校档案社会化服务研究

李扬

摘 要：近些年来，高校档案的社会化需求正在逐渐的攀升，呈现较为紧张的趋势，但是由于各种原因，高校档案社会化服务水平还不够，其社会开放化水平还相对的较低，因此，更会让更好的做好高校档案的工作，积极提升档案社会化的服务程度是当前高校档案工作者必须面临的课题。文章通过对当前高校档案社会化服务的现状进行一定的分析，旨在为努力提升档案社会化的服务提供一些可行性的意见和建议。

关键词：高校档案；社会化；服务

通过调查研究发现，当前高校的档案主要是为在校的学生或者教职工服务的，基本上成为高校内部的服务工具，因此，其社会化服务呈现了相对滞后的趋势。而当前的社会却对高校的档案续期呈现不断增长的趋势，因此，如何做好高校檔案社会化服务成为了档案工作者的重要任务。在调查的过程当中，我们发现当下的高校档案社会化服务呈现出以下现状。

一、对高校档案服务的现状分析

（一）落后的档案管理服务意识

当下的高校档案工作主要局限在对档案的搜集、整理、保存等工作，几乎极少做到对档案的开发和利用。高校档案工作者还存在着一些落后的服务意识，他们处在一个相对封闭的工作环境当中，一方面认为高校档案只是服务于高校内部的学生和教师，另一方面又认为档案的效用只是记录学校发展的阶段性事项，只要在管理、教学、科研等方面做好相应的工作即可。所以，这种观念导致他们根本未曾顾忌高校档案的社会化效用这种服务意识非常的低。所有的这些因素共同导致了高校档案社会化服务水平的相对落后，限制了高校与外界的交流与沟通，制约了高校档案工作甚至是高校本身的发展。

（二）开放度低的档案查阅程序

众所周知，档案最大的特点之一就是保密性，这种性质决定了当前我们国家的档案管理保密方式长期以来变得非常的繁琐和复杂，这使得当前的档案查阅程序显得繁琐并且降低了其开放度。一泉州市农业学校为例来说明，在查阅相关档案的时候，首先需要由查询人填写档案查询申请表，将查询的事由说明清楚，继而由档案人员加以审核，最后还要向领导请示批准。而对于外来的查询，更加需要提供自己的有效身份证件，单位证明等等。这种相对繁琐和严格的查询方式在一定程度上挫伤了查询者的积极性，削减了档案服务意识，也使得档案的服务以及应用效率大大降低。所以，由于这种开放度极为低的档案查阅程序极大的限制了当前档案社会化的进程。

（三）薄弱的档案信息资源共享

伴随着科学技术的不断发展进步，校园的网络普及越来越强大，逐渐形成了利用网络搜素引擎查找、调阅自己所需要的档案文件以及相关的资料成为了一大趋势。当前许多的高等院校已经建立起网上图书馆，提供种类丰富的无纸化书籍，给学生和教师都提供了诸多的方便。然而，与这种信息网络化趋势不相适应的是高校的档案信息网络化服务还基本处于一种停滞状态。即便有些学校已经建立了一些自己门户网络，但是由于缺乏技术人员的维护和管理，档案检索与查阅工鞥尚未实现，高校档案基本还停留在纸质化阶段，电子文献的缺乏限制了档案的交流与传播，限制了社会用户对高校档案的了解和利用，无形中降低了高校档案的社会影响。

二、提升档案社会化服务的策略

（一）树立更完善的档案服务意识

一直以来，高校档案的封闭式的管理给档案信息的资源交流造成了巨大的阻碍，浪费了巨大的资源。在如今的信息化的大背景下，高校档案工作者应该积极增强自己的社会化服务意识，努力开拓创新，解放思想，更新观念、从传统的观念当中解脱出来，逐渐树立起档案开放意识，将高校的馆藏资源视为全民共同的资源，树立档案为公众服务的意识。

（二）建立特色丰富的档案数据库

要想实现高校档案的社会化服务，就必须依据每个学校的专业特点，有针对性的重点的建立一些档案数据库，从各个不同的层面去反映学校历史特点和人文精神风貌。所以，要积极拓宽档案的搜集渠道，重点收集反映本校重大活动、重点建设项目和重大科研项目等各方面情况的原始材料。比如说教学方面的档案、与科研相关的档案、名人档案以及具有历史意义的名人照片和能够反映学校发展的图片。与此同时，应该同步建立起能够再现高校档案信息特色的各类数据库。

（三）积极强化档案资源共享意识

档案的社会化服务最为重要的就是要能够实现资源共享，让广大的民众都能够使用和查阅档案信息，推动档案的公众化水平，高校档案也应该立足于这一主要基点。以往传统的封闭式管理的档案无法充分实现档案的资源贡献，浪费了很多的档案资源。为此，首先需要建立起档案网络信息平台，努力激活全时档案馆，积极引导网络档案查阅。这一方面能够减轻高校档案工作人员的压力，也能够提高高校档案的知名度。其次是应该多加强与信息部门的交流与合作，积极推进信息服务的联合协作，充分借助校内外的各种资源和技术力量，加大对高校档案资源的开发与利用，努力提高其使用效率。最后就是增设一些特色的档案服务，打造出一些精品的档案服务项目，提升高校档案的形象与知名度。并了解不同用户的需求，从高校浩瀚的档案资源中进行筛选，把分散的档案资料汇编起来，满足不同对象对高校档案信息的需求。

参考文献：

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（作者单位：长沙环境保护职业技术学院人事处档案室）