SRM系统在矿业公司物资采购中的应用

刘建海

(河北钢铁集团矿业有限公司)



SRM系统在矿业公司物资采购中的应用

刘建海

(河北钢铁集团矿业有限公司)

摘要针对目前矿业公司ERP系统对供应商管控不强和招投标业务不够完善的特点，提出了功能全面的矿业SRM系统设计理念，在阐述矿业公司SRM系统功能的基础上，设计了一整套网上招投标、供应商准入与供应商考核评估功能，继而形成了一种符合矿业公司实际采购的软件体系，实际应用中降本增效效果显著。

关键词ERPSRM招投标考核评估

SAP SRM系统能够通过持续节约成本、确保采购合理透明和缩短采购周期，可以为矿业公司提供战略价值。该软件在发达国家应用多年，功能技术已非常完备，目前已应用到各个行业。在全球经济持续低迷的时候，各个公司都在想尽办法压低成本，外部采购无疑成为降本增效的重要环节。矿业公司积极引进SRM系统，控制整个供应流程，优化供应商，缩短采购周期，建立持续有效的供应商关系，通过和ERP系统中主数据合并所带来的独特优势，实现矿业公司从执行到战略相一致的决策。

1SRM系统的整体设计

目前每个公司针对采购都有一套适合自身的管理软件，都是以管好本单位的物资处理为前提条件，而SRM系统的整体设计理念则不尽相同，它是本着企业与供应商双赢的原则，优化采购市场，供应商在良性竞争中，提高服务品质，实现企业利益最大化。

现以SRM系统为基础，结合矿业公司整体采购特点，扩展系统的部分功能，编制了适合矿业公司采购的网上招投标系统。线上采购整体流程见图1。

图1　线上采购整体流程

Web Dynpro是传统Dynpro编程方法在互联网时代的扩展，它可以提供非常友好的编程界面，并且能够实现拖拉的开发方式，对增加开发SRM系统的IT人来说很容易上手。它将生成的操作界面很好地嵌入原系统中，令开发变得简单方便。

2SRM系统的功能

2.1供应商准入与评估

选择一个好的供应商，直接影响企业的生产与销售，对企业影响非常大，所以，选择一个适合矿业公司的供应商非常重要。在SRM系统中主要采取主动邀请的方式，防止供应商随意进入企业，对于被邀请的供应商，会收到矿业公司的邀请邮件，根据地址填入供应商自身的必要信息，尤其是一些资质、认证都可以通过附件的方式上传到SRM系统，为矿业公司采购人员充分了解、审核供应商提供了先决条件。供应商上传附件的界面见图2。

每月对供应商的交期、交量、品质、售后服务、中标后无故放弃等项目追踪考核，每出现一项就会在供应商的考核得分中减去一分，每次和矿业公司做成一笔订单，也会相应加上一分，对得分较低的供应商将进行冻结、封存。表1为供应商考核及检查标准。对于不合理的扣分，供应商可以通过投诉功能说明原因，系统会做出让供应商满意的处理。

2.2采购申请的创建

为了充分发挥采购计划对SRM系统的驱动作用，根据各子分公司提报的采购申请制定合理的采购目标，结合物资的存货与使用周期采购合理的物资数量，及时摸清物资的质量情况，做近一步寻源采购。根据平时低值易耗品的消耗数量，在ERP系统中制定物料需求计划(MRP)，结合SRM系统后期开发的增强功能，及时提报采购申请，实现无人值守。MRP是ERP系统发展的初级阶段[1]，需要根据需求和预测来确定未来物料需求,进一步提供该物料需求的时间和数量，矿业公司只是在极小的一部分物资中采用了这种申请方式，但是通过几年的应用，加之一些人为干涉，物料需求贴合矿业公司的实际采购。通过SRM系统的使用，提报的采购申请打破了矿业公司原来按单审批的传统，管理更加细化，对采购申请中的每项物料按行审批，更好地减少了资金占用。

图2　供应商注册界面

得分+∞～-30-30～-50-50～-100-100～-∞冻结时间正常参与报价1个月3个月∞个月

ERP系统中的每一笔采购申请都会随着审批的通过无缝传送到SRM系统，供采购人员进行招标采购，这一过程看似简单，其实是以牺牲系统资源为代价，服务器要实时监控审批完的业务，利用提前设置好的后台作业，定时传输，保证了2套系统的高度一致。传输的申请能够创建多种询价单，以满足不同的业务需要。采购申请要素同步表见表2。

表2　采购申请要素同步表

2.3寻源创建

寻源的过程是矿业公司采购的重要环节，需要和供应商在线上讨价还价，争取矿业公司利益最大，在砍价的过程中，还可以采取线上竞标的方式，争取价格创新低。再结合矿业公司二次议价的采购物点，即使选中了中标的供应商，仍然组织力量进行再次公关，在中标价的基础上再次降低。在此环节中，SRM系统还提供了一些针对矿业公司附加的功能，如历史最高价问题，当此次采购的价格高出这个价格时，系统是不允许形成采购订单的；招标方个数问题，普通的采购必须满足至少3位供应商的原则，使采购变的更加透明、更加公平。

2.4在线评标

矿业公司对采购的监管机制比较完善，每次开标都会成立评标小组，对供应商的报价按规则进行打分，选取最优的供应商、最大的物资。目前在SRM系统中存在2种中标方式：最低价中标与综合评分。根据以往的经验已经总结了4种评分表，同时还有评分表重定义功能，根据实际情况自行定义评分表。评委会根据评分因素和所占的权重给供应商打分。为供应商细则打分公式：

(1)

式中，ESi为单项评审因素得分；αi为因素基值；W为权重；βi为加减因素。

将每一项因素的得分累计起来，就是某个供应商的最终得分：

(2)

式中，C为供应商最终得分。

最后得分最高的供应商即为中标单位，充分体现了矿业公司在中标环节的公平、公正。在线评标打分见表3。

表3　在线评标打分

SRM系统会自动算出得分最高的供应商，并将各个细节展示给评委，当确认无误后，系统还会以OA的形式推送给各个评委汇签。通过表3可以很清楚地看到公司1中标，整个评标过程，评委根本不用见面，减少了相互参照的几率，真正做到矿业公司利益最大化。

2.5采购订单

矿业公司的采购分为自采与统采2种方式。自采是各子分公司自行采购物资，所发生的费用自身垫付，期末与总部走财务的帐务往来。自采使各子分公司有了一定的采购权力，大大提升了工作热情。统采是所有的采购需求都由总部代买，总部再加2%的管理费，再卖给各子分公司，做到了集中管控，充分减少了资金的占用。2种采购订单的形成，都需要总部的有关部门统一审核，既做到了权力集中，又做到了权力下放，使整个矿山的采购工作平衡运行。在SRM系统中还对采购订单的打印进行了防伪处理，对不同时间的订单加上了水印效果，使系统数据更加严谨、安全可靠。

由于采购的整个流程都是在网上实现的，必要的提醒和确认还是非常重要的，SRM系统提供了短信提醒和邮件推送的功能，及时有效地反馈采购信息。对于很难说清楚的问题，还可以实现线上交流与语音聊天的沟通方式。

3应用效果

目前，矿业公司有11家单位在SRM系统中提报采购申请，形成9种FRx单据(询价/招标单)，根据采购的金额、评标的方式，在系统中选择不同的流程。1 047个供应商供应的物资满足着矿业公司日常的生产需要。面对这样的复杂采购，相关审批人员只需点几个按钮，采购工作就能够顺利完成，真正实现无纸化办公的理念，实现了阳光采购的原则，为矿业公司负重爬坡、实干创业打下了基础，为建设国内最大、国际一流矿业基地提供了技术支持。

4结论

(1)指出了矿业公司SRM系统应结合ERP系统原有的主数据作为矿业采购过程中的基础，应以降低矿业库存为驱动，物资采购为主线，成本控制为核心，提升管理为辅助，制定可扩展性和适用性强的系统功能。

(2)指明了矿业公司未来发展的一个方向，即充分利用世界知明的SAP SRM系统，提高公司的外部形象，规范内部的采购流程，培训自己的IT团队，让这些可贵的资源为矿业公司服务。

(3)由于该系统在国内刚刚兴起，矿业公司对该系统的使用也处在摸索阶段，一些未知的错误还不曾被发现，一些好的系统功能还不曾被挖掘，仍需要大量的IT人员进行更改、完善，所以该系统的进一步优化仍需广大学者的共同关注和努力。

(4)尽管矿业公司设置了一整套针对供应商准入、评估的管理方法，不仅是从矿业公司自身的利益出发，采购质量好的、价格便宜的物资，也是为了供应商能在所经营的行业中更加规范自己，成为同行业的佼佼者。

参考文献

[1]黄佳.SAP程序设计[M].北京：机械工业出版社，2005.

(收稿日期2016-01-15)

刘建海(1982—)，男，工程师，063000 河北省唐山市。