计算机技术在办公自动化中的应用研究

甘 露，雷 梁（.信阳职业技术学院；.信阳师范学院，河南 信阳 464000）



计算机技术在办公自动化中的应用研究

甘 露1，雷 梁2
（1.信阳职业技术学院；2.信阳师范学院，河南 信阳 464000）

摘 要：在当前信息时代，计算机已然转变成人们生活、工作及学习过程中不可或缺的一项重要工具。办公自动化作为一种结合计算技术的现代化办公手段，其引入了诸多现代化技术，计算机技术在办公自动化中的应用，能够有效改善办公水平、办公效率，提高企业经济效益、社会效益。文章通过对办公自动化（概念、特征）进行概述，分析计算机技术在办公自动化中的应用价值（拓宽办公区域范围，改善办公环境；降低管理成本，改善工作效率；调动企业个人创造力，促进企业发展），对计算机技术在办公自动化中的应用展开探讨，旨在为如何提升计算机技术在办公自动化中的应用有效性研究适用提供一定参考思路。

关键词：办公自动化；计算机技术；应用价值

0　引言

社会迅速发展、科学不断进步，办公机构需要处理的信息量变得越来越庞大，过去劳动方式已然无法满足社会发展需求，办公自动化应运而生。办公自动化是一种现代化办公手段，其引入了各式各样的先进计算机技术。计算机技术在办公自动化中的应用，能够有效改善办公水平、办公效率，提高企业经济效益、社会效益［1］。由此课件，对计算机技术在办公自动化中的应用展开研究有着十分重要的现实意义。

1　办公自动化概述

1.1办公自动化的概念

伴随信息技术的迅速发展，办公自动化应运而生，其通过对一系列计算机技术的科学合理应用，于企业内容构建起具备自动化属性功能的信息处理系统，全力促进企业办公室办公的自动化。办公室办公人员借助各种计算机设备，开展一系列与信息相关的工作，诸如加工、处理、存储、更新、维护等，把企业公务管理系统、自动化办公系统及信息处理系统等收拢至计算机网络中。就本质上而言，办公自动化是一个对信息开展收集、分析、处理、利用、传递等的过程，其构成要素包括办公场所、组织结构、办公制度、办公人员、技术工具等［2］。

1.2办公自动化的特征

办公自动化选取各式各样的现代化计算机设备，将计算机技术作为主导力量，借助系统科学、行为科学及通讯技术等开展自动化办公，开展信息（文字、图形、图像等）收集、存储及使用。语音、视频等相关信息资源的办公事务工作，紧紧围绕办公室办公人员，将计算机技术作为理论指导，通过对计算机技术、网络通讯技术等展开系统应用，以达成办公自动化的目的［3］。办公自动化可将全面办公室、办公人员及信息资源有机融合在一起，构筑出一个成熟健全的人机信息系统，依托企业内计算机网络系统渠道，安全、可靠、高效地进行信息共享交流，完成一系列办公事务，全面改善办公效率。

现阶段，我国办公自动化发展进程已经收获一定成效，建设了具备人与系统全面集成化的开放式系统，常规事务处理的智能化模式，应用方式不断朝多媒体化方向发展，电子数据交换的自动化传输等明显特征，同时伴随信息技术的进一步发展，办公自动化势必会促进获取更多、更好的社会效益、经济效益。

2　计算机技术在办公自动化中的应用价值

2.1拓宽办公区域范围，改善办公环境

相较于传统企业办公室，引入计算机技术开展办公可使企业发生极大的转变，计算机技术犹如将企业自原本一块办公场地引领至地标写字楼，乃至全球各地，办公人员不再是埋头苦干，而是能够借助计算机网络开展相互之间的沟通协作，切实形成人机信息系统，实现自动化管理，实现对办公环境的全面改善。此外，计算机技术应用还能够成为不同行业不同领域相互之间的连接枢纽，促进实现跨行业、跨领域的合作交流［4］。伴随社会的进步、信息技术的发展，势必会有更多的企业投身应用计算机技术开展企业办公自动化管理。

2.2降低管理成本，改善工作效率

伴随计算机在办公自动化中的应用，势必会引发一系列信息、经济方面的变革。企业引入先进计算机技术实现自动化办公，一方面能够有效缩减企业办公所需的材料，一方面能够省去办公活动中繁琐的流程步骤，另一方面还能够降低企业管理成本投入。在应用计算机技术开展办公自动化管理期间，还能够缩减企业部分办公人员，在降低用人成本的一并，提升办公效率及办公收益。就好比惠普（中国）公司，借助计算机技术开展办公自动化管理，相较于过去办公经费，如今降低了1/3；美国微软公司应用计算机技术开展办公自动化管理，每年能节省约4000万美元的经费，同时还能够降低人际事务处理时间。由此说明，计算机技术在办公自动化中的应用，既可以降低企业管理成本，还可以改善企业工作效率，促进企业获取良好的经济效益。

2.3调动企业个体创造力，促进企业发展

企业引入计算机技术开展办公自动化管理是为了实现自身管理规范标准化、交流灵活自由化及办公协调流程化，进一步将办公人员自枯燥的办公环境、繁杂的办公事务中解放处理，尽可能调动起企业个体的创造力。创造力是促进企业发展的一项关键因素，引入计算机技术开展办公自动化管理对办公人员专业素质提供了严苛的要求，每一位办公人员均应当贡献自身的创造力去开展自动化管理，不然的话只会造成企业被埋没于激烈的市场竞争中。总的而言，在应用计算机技术实现企业办公自动化管理期间，不仅对办公人员创造力提出了要求，同时也调动起了办公人员的创造力，经济促进企业有序健康发展。

3　计算机技术在办公自动化中的应用

3.1计算机技术给予办公自动化充分硬件、软件支持

在企业全面工作流程中，办公自动化涉及的业务主要是与信息相关方面的工作，此部分工作均要对计算机展开应用，也就是说不管是计算机硬件方面的设备，还是计算机软件方面的资源，均是办公自动化不可或缺的重要内容。其中，办公自动化特定软件以财务管理软件、设备管理软件等为主；支持软件主要有计算机数据库系统、SQL server 2008及Access等；系统软件则以计算机操作系统为主［5］。

3.2计算机技术促进文档管理实现自动化

在办公文档管理期间引入计算机技术，在计算机网络系统平台上开展文件审阅、批复等工作，办公人员可依据办公实际情况对办公步骤展开调整，针对文档修改历史痕迹、操作时间、批阅历史痕迹等均能够予以留存。办公人员接收到公文后，第一步于文档管理系统中开展录入，然后把文档传输至你办人、承办人，最后一步将文档予以保存归档。归档完毕后，可通过文档不同等级开展查询，而文档管理系统相关管理人员可对不同用户查询权限进行设置。于此期间引入计算机技术，能够实现收发文管理自动化，依据各种等级、权限，对一系列信息、文件开展共享、使用及保存［6］。

3.3引入计算机技术创建信息平台

二十一世纪信息时代，企业加大自身信息宣传、交流力度是十分有必要的，基于此，诸多企业通过对先进技术进行引入，以创建起企业自身特有的信息平台，就好比电子公告、电子论坛及电子杂志等，

通过信息平台企业能够对企业相关信息诸如企业章程、技术交流及公告事项等进行第一时间公布，帮助办公人员迅速掌握企业发展动态。

3.4引入计算机技术促进办公流程实现自动化

计算机技术在办公自动化中的应用，可对企业全面办公流程展开实时动态监控，对每一部门、岗位相互的工作内容开展协调，促进企业全面资源利用率的改善，促进企业工作效率的改善。无论是何种企业其均会面临到各式各样的流程化方面的工作，就好比公文的请示、汇报、审批、处理等，该部分工作流程通常有着固定的特征，经由对计算机技术的引入，能够促进办公流程实现自动化，降低可避免的事务，促进资源配置优化，提升工作效率。

4　结束语

综上，企业在实现办公自动化的发展道路上，经对计算机技术的应用有着十分重大的价值意义，现阶段，我国办公自动化发展进程已经收获一定成效，建设了具备人与系统全面集成化的开放式系统，为了实现我办公自动化的进一步发展，相关人员务必要清楚认识办公自动化的内涵、特征，全面分析计算机技术在办公自动化中的应用价值，自“计算机技术给予办公自动化充分硬件、软件支持”、“计算机技术促进文档管理实现自动化”、“引入计算机技术创建信息平台”、“引入计算机技术促进办公流程实现自动化”等角度出发，不断钻研研究、

总结经验，有效提升计算机技术在办公自动化中的应用有效性。

参考文献：

［1］陈长全.关于办公自动化中计算机技术应用研究［J］.科技与企业，2015，13（04）：68-69.

［2］柴宝芹.计算机技术在办公自动化中的应用［J］.Oriental Enterprise Culture，2012（20）：57-58.

［3］张诺瑶.基于Lotus Domino/Notes的工作流技术在办公自动化系统中的应用研究［J］.计算机光盘软件与应用，2012（04）：87-88.

［4］王祥瑞.计算机多功能技术在办公自动化实际工作中的应用研究［J］.科技传播，2014（10）：139-140.

［5］施永祥.计算机多功能技术在办公自动化实际工作中的应用研究［J］.电子技术与软件工程，2016（01）：177.

［6］胡勇，沈宏平.基于计算机信息传输技术的办公自动化研究［J］.计算机光盘软件与应用，2014（07）：123-124.

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.13.128

基金项目：河南省教育厅科学技术重点项目《数字图像处理技术在信阳毛尖品质等级分类中的应用研究》（项目编号：14B520047）

作者简介：甘露（1981-），女，河南信阳人，硕士，讲师，研究方向：计算机网络与多媒体技术，计算机应用技术。