军工制造企业档案资料管理的信息化发展战略趋势

陈　璐，李子华，李文珍，刘静天津航天长征火箭制造有限公司

军工制造企业档案资料管理的信息化发展战略趋势

陈璐，李子华，李文珍，刘静天津航天长征火箭制造有限公司

随着科技的进步，传统档案资料管理模式已不能满足企业发展对其的利用需求。档案资料资源的开发利用和共享，已成为档案资料管理发展的趋势。在此背景下，本文主要探讨军工制造企业急需转变传统档案管理模式，借助信息化科技开发一体化管理系统以实现档案资料的信息化管理。

军工制造企业；档案管理模式；一体化管理系统

引言

传统档案管理模式更多的是重保管，没有把档案作为信息资源去合理开发利用；这种只重视收集、保管而放松利用的档案管理意识已远不能适应企业发展的需要。此外，传统档案管理模式还存在管理分散，档案资料数据零散缺乏系统性等弊端，不仅加大档案资料管理人员工作量也不便于提供借阅利用，不能发挥档案资源的最优价值。

一、企业档案资料信息化管理发展建设的趋势和必要性

首先，很多档案文件已采用电子方式进行存储。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面，在现在的企业中，绝大多数文件资料已实现电子化和数据库。其次，原有档案资料管理模式已经不适应新的档案管理形式的要求，档案资源不能充分被开发利用，难以实现档案资源的再利用和共享。再次，信息化管理更有利于档案资料提供借阅利用，充分发挥档案资源利用价值。基于以上三点，企业档案资料管理急需打破传统管理模式，向信息化管理模式转变。

二、军工制造企业档案资料信息化管理的发展趋势

（一）军工制造企业档案资料概述

军工制造企业中，各类档案资料不同程度都涉及企业秘密甚至国家秘密，其中科技文件占据企业档案资料的绝大部分。科技文件直接记录科研生产的全过程，它是在生产、设计科研、管理中形成的，本身蕴含着许多商业秘密和技术专利，军工制造企业的科技文件、科研档案，记载着我国许多极端技术、武器装备的研制过程、技术方案和技术指标等，其内容涉及国家机密和武器装备的使用安全。

（二）军工制造企业开展档案资料管理信息化需要注意的问题

1.注重信息安全建设。军工制造企业档案资料涉及行业利益和国家利益，特别是涉及国家秘密的档案资料关系到国家安全。信息安全管理是军工制造企业档案资料管理信息化建设的核心要素，其中最重要的原则是在国家有关主管部门的指导下，按照国家及企业有关主管部门制定的规章、制度、标准认真开展工作以确保企业秘密和国家机密万无一失。

2.加强企业档案资料的标准化和规范化。注重加强企业档案资料的标准化和规范化是推动军工制造企业档案资料管理信息化的前提条件。档案资料标准化，就是科学地制订、贯彻、修订各项标准使档案工作逐步走向规范化、统一化。具体说来就是档案工作需要制订统一的专业名词术语、统一的著录规则、统一的档案工作分类标准和统一的标引方法等来规范档案的管理。军工制造企业档案资料信息化管理需借助企业信息化科技，开发或选择一体化管理系统，将企业档案资料纳入一体化管理。

三、军工制造企业档案资料信息化管理的具体措施

（一）制度建设

档案资料信息化制度建设是法制建设，为档案资信息化管理提供依据和制度保障。按照档案信息化管理的有关要求，制定、完善档案信息化标准，采取切实措施进行宣传与贯彻。根据企业现有相关档案管理、信息化建设的规范和标准，建立健全电子文件的形成、流转、处置和监控制度；收集、归档、鉴定和销毁制度；利用和保密制度；安全管理与责任追究制度。制定档案资料信息化管理建设及安全管理办法，保障各项制度的落实，确保后续管理的顺利实施。

（二）硬件及数据库系统建设

档案资料信息化管理最基本的是要在网络、服务器及相应的存储设备以及操作系统确定的情况下，建造一个集元数据库、全文数据库、多媒体数据库、专题数据库等为一体的数据库系统。使用户可以不受时间和空间的限制，通过计算机和网络到相应管理模块查阅档案资料信息。

（三）各类管理系统建设及系统集成建设

档案资料信息化管理是基于档案资料实体管理，对企业档案资料信息资源的共享和进一步利用。各类管理系统的建设是实现档案管理信息化的重要平台，包括档案管理系统、科技文件管理系统及文件中心管理系统，实现对档案、科技文件、图纸、图书及标准的管理。此外，应建设库房管理系统，对库房进行智能化控制；建立信息资源利用及服务系统，为用户提供信息资源的同时，根据用户需求提供对应的信息资源。最后，借助信息化科技手段将各类系统根据其内在有机联系加以集成，将企业各类档案资料纳入一体化管理。

（四）人员队伍建设

建设复合型的人员队伍是档案资料信息化管理的有力保障。档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。

档案管理部门应有计划的对档案管理人员进行信息化技能培训，提高档案管理人员信息化工作技能。要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。

四、军工制造企业档案资料信息化管理模式将促进档案资料管理效率的全面提升

军工制造企业里，档案资料的管理最终主要服务于企业内部生产制造。为提高档案资料利用效率，企业必须依靠信息化技术人员开发一体化管理系统，将各类档案资料相关联，实行一体化管理以便于整个企业档案资料的查阅利用。

1、信息化促进档案管理效率提高。传统的档案管理模式，耗费大量的人力资源进行服务管理，每个人的管理范围和空间都十分有限。信息化管理的引进，可以节约人力资源，同时扩展管理范围和空间。此外，档案资料管理信息化很大程度上缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的实效性。

2、信息化促进档案使用效率提高。传统档案管理模式下，服务内容、服务地点、服务时间、服务人数都受到不同程度的限制。实现档案资料信息化管理，一份电子档案可以同时为多人服务，通过网络使得资源得到充分共享。

3、信息化有利于档案资料的整理和开发。一体化管理系统使得档案资料的检索利用更加规范化、自动化、自能化，充分发挥档案资料内部关联性的优势，便于企业档案资料管理人员对企业档案信息资源进行三次开发，开展档案编研课题，实现企业档案资料使用价值的最大化。

综上所述，企业档案资料管理信息化发展战略势在必行。军工制造企业档案资料管理信息化管理模式的实现，将充分发挥档案资料的价值，更好地为科研生产及企业发展服务。

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［2］周玉玲.纸质与电子档案共存及网络环境电子档案管理模式［J］.中国科技博览，2009

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