浅谈人事档案管理工作的重要性

陈怡君

摘 要：人事档案管理工作属于是社会性活动，不仅仅是对档案资料进行收集和管理，还要承担提供档案信息的服务。随着中国人事制度改革的不断深化，传统的人事档案管理模式存在着明显的滞后性。高度重视人事档案管理工作是非常必要的。本论文针对人事档案管理工作的重要性进行分析。

关键词：人事档案管理；社会价值；重要性

在人事管理工作中，人事档案管理工作是重要的工作内容，不仅可以为人事工作考核评定提供重要指标，而且也是检验单位整体工作质量和工作效率的关键。中国进入到新常态时期，如果在人事档案管理中依然采用传统的管理方式，就难以适应目前的行业发展环境，而且难以与时代同步。因此，要高度重视人事档案管理工作，采取有效措施将档案管理工作人员的积极性充分地调动起来，特别要注重档案管理的细节工作，以提供高质量的档案管理服务，为促进单位更好地发展发挥作用。

一、人事档案的社会价值

人事档案管理是重要的管理内容，具有社会属性，对于任何一个单位而言，都是必不可少的。要使人事档案的社会价值充分发挥出来，就要在人事档案管理工作中对人事档案的社会属性以准确定位，才能够使其社会价值发挥作用。

（一）人事档案涵盖着个人基本信息

人事档案的基本内容以个人资料为主，包括个人的学历信息、身份信息以及工作的起止日期等等在人事档案中都会有所详细记述，特别是个人的人生经历都会在人事档案中有所详细说明。用人单位通过查阅人事档案就可以获得个人信息以作为评价个人资历和能力的参考依据[1]。

（二）人事档案是个人工作待遇提升的重要依据

单位领导对个人能力的评价，除了以工作业绩作为一项重要标准之外，还要通过人事档案获得员工的个人信息，包括学历、以往的工作成绩以及工龄等等，通过综合评价才能够为员工确定工资待遇，考虑是否需要给予晋升职位的机会。所以，人事档案是员工职位晋升和调节工资待遇的主要依据。

二、当前人事档案管理特点

（一）人事档案管理的社会性更为显著

中国处于进一步深化改革开放时期，市场环境呈动态发展着，多种与市场形势相适应的经济组织形式得以形成，人才自由流动，相应地，新型人事管理制度产生。人事管理中，人事档案管理作为重要的工作内容，社会化程度逐渐提升，特别是处于市场环境中，人事档案管理已经不再局限于单位管理，而是成为社会服务内容的一部分，因此，人事档案管理中，要建立开放性的思维方式，所服务的对象由单位延伸到社会，特别是社会流动人员的管理，人事档案的社会化管理极为重要。

（二）人事档案管理呈现出多样性

市场经济环境多变，多种经济形式下，人事档案管理就要不断地满足各种新要求，紧跟时代的步伐。随着人才引进的自由化，人才来源充满着不确定性，档案管理工作就越显重要。由于档案使用者对人事档案的使用用途不同，就会导致档案的使用中会有所不同要求，人事档案管理中，就要的扩展档案服务范围，以期多样性而使其服务满足多方面需求。

（三）人事档案管理趋于复杂化

人事档案来源已经不再是单一化的单位员工，而是来自于多方面，使得档案管理服务要充分考虑到服务对象的要求。特别是人事档案管理对象社会化，就使得人事档案管理服务中，要注重社会服务[2]。对于社会性质的档案，由于个人身份存在着不确定性，就会导致人事档案内容多种多样，必然会使人事档案管理趋于复杂化。

三、强化人事档案管理的应对措施

（一）对人事资源档案不断完善

现行的人事档案具有动态性，要使其能够将员工信息充分地反映出来，就要做到人事档案实时更新。随着人才流动速度的加快，人事档案的流通性速度加快，所涵盖的内容不仅仅是员工的个人基本信息以及员工的工作年限、职务和职称等等，还包括与员工的工作能力和综合素质相关的功能，使人事档案的参考价值更为突出，发挥着人力资源管理功能。单位领导要对员工深入了解，查阅员工的人事档案就可以获得所需要的信息，包括工作业绩、职业素质考评以及员工的知识更新情况等等。

（二）将规范化的人事档案管理机制制定出来

事档案管理要发挥时效性，就要将规范化的人事档案管理机制制定出来，确保人事档案管理系统化展开、科学化管理。人事档案管理机制中所涵盖的内容包括员工的学历、资历、专业技术水平以及个人能力等等，这些信息量化为元素而经过优化配置后，构成人事档案内容。即便是人才流动灵活多样，人事档案管理机制的运行也会确保人才处于良性循环状态。

（三）人事档案信息化管理

已经进入信息时代，人事档案管理应用信息化技术，改善了管理环境。将信息管理平台建立起来实施人事档案管理，可以提高管理效率，而且还可以将档案管理部门与其他各个部门之间通过网络建立沟通，以使档案管理机遇互动效应而使得工作更为完善[3]。人事档案的信息化管理，使得人事档案管理更具有开放式，包括收集资料、整理资料等等各个环节的工作，都要从服务的角度出发实施信息化运作，以使人事档案管理的服务功能增强，且在人力资源管理中将其优势充分地发挥出来。

四、总结

综上所述，人事档案管理具有社会性和服务性。处于市场经济环境中，人才流动日益自由化，人事档案也呈现出多样化的趋势。人事档案管理工作中，要适应目前的人才流动环境，就要从其社会性角度出发注重提升服务性能。将人事档案管理机制构建起来，可以对人事档案实施动态化管理，且根据管理需要而对各项管理元素以优化配置，使人事档案能够为服务对象提供更为优质而全面的档案信息。

参考文献：

[1]清泉.浅议人事档案管理工作的重要性及其发展现状[J].档案天地，2013（02）：50-51.

[2]姜韬.浅谈人事档案管理工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2012（03）：115-115

[3]刘冬梅.高校人事档案管理工作：意义、研究现状与创新[J].吉首大学学报（社会科学版），20132（03）：141-143.