信息时代下档案管理工作的创新研究

梁晓龙+孙芳+王卫国

[摘要]在人类的历史进程中，不断产生着声音、文字和图像等各种信息，而档案就是对信息资源的有效记录，档案针对各个领域的发展、创新都具有重要的应用价值，因此，如何采取有效措施提升档案管理质量已经引起人们的高度重视。与此同时，近年来信息技术以日新月异的速度飞快发展，人类文明进入信息时代。各行各业在积极提升自身竞争力的过程中，都加大了对信息技术的应用。文章以信息时代为背景，展开了对档案管理工作的创新探索。

[关键词]信息时代；档案管理；创新

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.29.239

近年来，信息技术飞速发展，给人们日常工作及生活中的方方面面都带来了极大的转变。档案管理信息化建设，促使存档、记录等工作更加快捷、精确。因此我国应及时转变传统档案管理模式，构建自动化和信息化平台，为促进我国档案管理工作的进步奠定良好的基础。本文首先对信息时代下的档案管理进行了简要概述，并对我国传统档案管理模式中的不足进行了探讨，最后有针对性地提出了信息时代下档案管理工作的创新策略。

1 信息时代下档案管理概述

档案管理工作中，包含大量的信息资源，在信息时代背景下，相关工作人员在采集、保存以及传递相关信息资源的过程中，可以加大对信息技术的应用力度，通过信息技术，促使档案信息资源更加充分的利用具有重要意义。传统的档案管理工作开展过程中，信息资源的记录、保存等工作都是人为操作的，而信息时代背景下，信息技术和数字化管理取代了传统的档案管理工作流程，极大地提升了工作效率，同时工作中的误差现象减少。[1]值得注意的是，在应用信息技术和数字技术进行档案管理的过程中，必须统一由行政部门监督和规划下展开。

在信息时代背景下，档案管理工作主要呈现出以下特点：首先，信息时代背景下，我国在积极进行档案管理工作的过程中，相关部门应针对相关工作内容以及性质，制定健全的法律法规，对档案管理工作流程以及内容进行明确的规范；其次，信息时代背景下，信息技术在档案管理工作中的应用，促使电子档案取代了传统的实物档案，这成为各个领域在进行档案管理信息化建设过程中的一个重要标志；最后，同传统的档案管理方式相比，数字化和网络化的档案管理极大地提升了工作效率。[2]

2 传统档案管理中的不足

档案管理工作是一项复杂性和系统性的工作，在对档案进行全面搜集的基础上，进行详细的整理，工作人员针对整理以后的档案应当进行专业的鉴定，将具有价值和应用意义的档案进行妥善的保管，接下来是对大量的档案进行编目和检索处理，在充分的统计基础上，针对档案不同的用途对其进行编辑，最后提供给相关部门和工作人员进行利用。收集到的全部档案是档案管理工作开展的主体，而利用档案展开工作的人员是档案管理的服务对象。[3]

然而，在传统的档案管理工作中，存在很多的不足：首先，运输困难。同单纯的纸制品不同，档案还包含丝帛等材质，这导致档案在运输过程中，如果产生碰撞等现象将造成其发生严重的损伤。因此，传统的档案管理方法对运输提出了较高的要求。其次，保存困难。针对传统的档案管理工作来讲，对信息资源的保持常应用纸质档案的方式，少数档案在保存的过程中，需要对影响、照片、丝织品等方式进行利用，这些材质对存放环境的要求较高，如果将其长期存放于潮湿或者阳光过于充足的地点，将造成其发生氧化和腐烂现象，从而导致信息资源的缺失。与此同时，在应用这种方式进行档案管理的过程中，工作人员需要定期的对其进行护理，而护理的过程也是非常复杂的，需要耗费大量的人力和物力。最后，利用难度高。档案管理过程中，需要面对较多的信息资源，工作人员对其进行整理以及编辑的过程中，虽然耗费了大量的时间，然而也不可能将其完全进行分类，因此使用者在对其进行利用的过程中，通常也需要花费大量的时间进行查找。[4]同时，还有很多档案在保存过程中是孤本，只有在誊写以后才能够进行利用等，这一过程中耗费了大量的时间，同时档案资源的利用率严重降低。

3 信息时代下档案管理工作的创新策略

3.1 管理方面

在信息时代背景下，信息技术以日新月异的速度飞速发展，能够满足人们日常工作及生活中各个领域的不同需求。因此，现阶段针对我国档案信息化管理相对分散的现状，在进行档案管理信息化建设的过程中，应当从档案管理的需求出发，积极构建专门的档案管理系统。更重要的是，促使档案信息化管理能够实现集中统一性。在这一管理模式当中，必须全面登记造册全部的档案，将所有的信息资源规范记录到总系统当中，提升档案整体利用效率。同时，这一过程中，如果个别单位在运行过程中，因技术或自然环境等客观因素导致信息系统发生故障或者信息文件发生损坏和丢失的现象，也可以利用总系统当中的文件继续开展各项工作，不会造成更加严重的损失。[5]在实现统一集中化档案管理的过程中，应保证各个相关部门能够应用统一的软件和技术进行档案管理，促使档案管理更加具有规范性，同时对于有效保护各项信息资源具有重要意义。

3.2 信息共享方面

信息技术应用过程中，最大的优势就是拉近了人与人、部门与部门之间的距离，能够进行更加快速的信息传递和共享。针对档案管理工作来讲，由于我国始终存在各部门分散管理的特点，因此信息的交流和应用程度也相对较低，信息资源的利用程度低，不利于相关领域提升工作效率，并实现快速发展。在这种情况下，新时期我国在积极进行档案管理工作创新的过程中，不仅要构建统一的档案管理系统，还应当创建独立的平台，促使档案信息资源实现高度的共享。该平台运行过程中，工作人员应对各种资源进行分类，平台使用者可以及时找到有助于自身工作的信息，有条理的选取和应用资料。在这种情况下，档案管理总部门在运行过程中，应积极制定相关措施，鼓励下属各部门在日常工作中加大交流力度，各部门在明确自身工作重心的基础上，加大合作力度，提升对资源的利用率，从而为各项工作更加高效的开展奠定良好的基础。同时，各部门在日常上传资料的过程中，也应当对资料的名称、来源等进行清晰的标注，从而为使用者的查询提供便利。

3.3 工作人员方面

在信息时代的背景下，实现档案管理工作的创新，最基础的因素就是档案管理工作人员。因此，现阶段只有不断提升相关工作人员的创新精神，才能够在档案管理各个环节当中不断进行创新，并提升档案管理工作效率。事实上，工作人员对现有档案管理工作流程以及缺陷的体会是最为深刻的，因此提升工作人员的创新精神，促使其在日常工作中，对档案管理工作的缺陷进行完善至关重要。[6]与此同时，各个部门档案管理工作人员在日常工作中，还应当加大交流力度，通过合作的方式共同为提升档案管理工作质量做出贡献。上级部门应针对能够发挥创新精神的职工进行鼓励，逐渐引导工作人员意识到创新精神的重要性。

4 结 论

近年来，信息技术的飞速发展，极大地提升了人们的生活质量以及工作效率，人类文明正式进入信息时代。在这一时代背景下，各行各业必须顺应时代发展潮流，加强信息化建设，才能够得到持续发展。档案管理工作是各个领域长期发展中产生的关键信息资料，是未来中的重要基础，然而档案内容具有复杂性，新时期要想有效提升档案管理工作效率，必须加大档案管理信息化建设，并在传统档案管理模式下进行工作的创新，为提升档案管理工作效率奠定良好的基础。

参考文献：

[1]马荔.信息时代下办公室档案管理工作的创新研究[J].黑龙江科技信息，2015（34）：129.

[2]申品磊.浅谈信息时代高校档案管理工作的创新与实践[J].中国集体经济，2014（6）：79.

[3]罗萍.信息时代电子文件对档案管理工作的影响及对策[J].兰台世界，2013（11）：24-25.

[4]杨群英.新时代人事档案管理制度与模式的创新探索[J].劳动保障世界，2015（S1）：37-38.

[5]朱乔芙.信息时代档案管理工作面临的问题及对策分析[J].科技传播，2015（19）：104-105.

[6]付于利，王宝安.浅议如何适应和满足信息时代下的档案管理工作[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2014（9）：276.