强化档案管理，提高药品监管质量

苏霞

【摘要】 随着人们对食品、药品安全性的重视度逐渐加强，食品药品监管局对食品和药品的监管力度也需要随之加强。强化食品药品的档案管理工作，可以有效提高食品药品监管的工作效率，促进监管工作的有效进行，对食品药品监管事业的发展有着重要的作用。本文以分析加强档案管理对食品药品监管事业发展的重要性为切入点，结合实际情况论述如何强化档案管理，加强药品监管质量。

【关键词】 档案管理 药品监管 药品安全

近几年因为食品药品质量问题而引发的安全事故逐渐变多，对人民大众的健康和生命带来了非常不好的影响，食品药品监管单位对食品药品的监管力度也在不断加强；从多方面多角度考虑，加强对各类食品和药品的监管质量，做好档案的管理工作，实现对资料的分类管理，保证档案管理工作的有效进行。档案管理是提高药品监管质量的基础工作之一，只有先把基础工作做好，才能更好地实现质量监管工作。

一、加强档案管理对食品药品监管的重要性

1、提高管理效率。在日常的管理工作中，由于食品药品的安全性对人民大众的健康有着十分紧密的联系，涉及到的信息面较广，所以这就要求在相应的档案管理工作中做好有序、优质的分类，当实现了对档案的精细化管理后，对食品药品的信息进行统一的管理，各种类别、项目之间都有着明确的划分，不会出现模糊、混淆的现象，从而便于管理人员对其进行调入管理等，有效地提升了管理的质量和效率。

2、保证信息的真实性。随着计算机的普及和计算机技术的提高，在档案管理工作中，对各类信息进行分类管理，基本上都使用了计算机技术进行辅助管理，将所有的视频和药品信息整理输入相应的数据库中，当需要对某项或某部分信息进行调用时，可直接在系统中输入名称，数据库可直接调取并显示相应的信息；简单快捷的操作方式，减少了繁杂的搜索步骤，同时保证了信息的真实性。

3、提升管理的有效性。基于计算机技术开发的管理系统，对药品食品相关信息进行管理的工作量减少了需要，不管是人力还是物力方面，减少了许多的投入，同时效率也有明显的提升；管理系统自身所具备的一些功能，可以实现对信息的自动化管理[2]。在进行归档文件的收集时，及时性极强，在同一时间实现资料信息的归档整理等，为各科室调取信息提供了极大的便利。

二、加强档案管理的有效措施

1、建立完善的档案管理制度。首先建立起一系列完善的档案管理制度，便于对档案的归集、整理、鉴定等，同时保证其他相关工作的正常进行，工作人员也能在第一时间对档案信息内容有一定的了解。对管理人员要做到岗位职业的明确规范，从多方面入手，在归集阶段要注重档案的有序性和实用性，对重要信息进行特别标识，方便查看和特殊管理。在整理阶段，归档前一定要对信息资料进行严密的审核查看，因为收集的信息有时候会与原始信息之间存在差异，所以一定要进行核对，保证其有效性和准确性。将制定好的制度文件下发至各部门，要求贯彻落实，更好地完成管理工作。

2、提升管理人员的综合能力。管理人员的专业素养和工作能力，对档案管理工作有着很直接的影响，所以在实际的管理工作中，对管理人员的综合能力有着一定的要求。因为有部分管理工作人员对工作的具体内容缺乏全面的认识，所以在工作中存在一系列问题，从而对食品药品监管事业的发展有很大的影响，所以要提升管理人员的综合能力，合理的对其进行培训，引导其加强对档案管理重要性的认识。另一方面，管理人员除了参与团队的培训，在日常的工作中也要注意自学，达到熟练掌握档案管理的相关信息，为更好地提升药品监管质量奠定良好的基础。

3、优化档案管理的工作环境。由于食品药品监管单位对档案管理的重视度较低，使得现有的档案管理工作环境不够理想；需要加强资金投入，升级现有的办公设备，其次对信息资料的流失性要有一定的前瞻性，设置资料为自动保存或永久保存；另外信息备份也是很有必要的，即电子档案和纸质档案同时保存，更好地实现信息的保存。

4、扩大档案信息的管理职能。档案的管理价值主要体现在档案的利用上，在实际的管理工作中，管理人员一定要将档案和档案用户的概念，逐渐扩大档案管理的职能。在档案信息的利用中，有信息查询这一项，快速且有效的查询效果，使得档案信息具有更高的可利用性。另外，对档案信息的真实性要有较强的监管力度，因为失真的信息会直接影响到档案的利用，所以需要进行定期的核对，根据实际情况度信息进行修检，保证信息的真实性，进而保证管理西戎的科学化和规范化。

三、结语

食品药品的安全与人们大众的生命安全有着非常重要的影响，这对相关部门的工作提出了较大的挑战，食品药品监管单位需要加大对食品药品的质量监控力度，保证质量，让人们食用放心食品，和安全的药品。档案管理是质量监管的重要基础工作，所以要想实现药品监管质量的提高，首先要加强度档案的管理；从制度完善，工作环境的优化和管理人员的专业素养等入手，强化档案管理重要性的意识，更好的完成档案管理工作，进而保证药品监管质量的有效提高。

参 考 文 献

[1]云岚.浅谈加强档案管理促进食品药品监管事业发展.[J]华人时刊，2014（12）：234.

[2]朱丽英.加强档案管理促进食品药品监管事业发展.[J]中国管理信息化，2014（22）：96-97.