档案数字化工作的实践与思考

张旸

【摘要】档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。随着信息技术的高速发展，相应的网络技术、通讯技术以及计算机技术发展快速，传统档案管理工作逐渐转变往数字化的方向，让信息资料与文件逐渐走向数字化。档案信息的计算机管理已成为发展的趋势，很多档案馆开始对档案进行数字化处理，为建立数字档案馆做准备。

【关键词】数字化；档案；信息化；管理

档案信息化建设是档案部门的一项基础性工作，是档案工作迈向现代化的必由之路，是档案部门落实科学发展观的重要举措。近年来，随着计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等现代信息技术的迅速发展和广泛应用，电子文件数量激增，以及社会各个层面对档案信息利用需求的不断增长，带来了档案存储与利用方式的变革。因此，信息技术的发展与广泛应用使企业档案数字化建设提上了日程，给企业档案工作带来了新的契机，也给档案工作带来了新的研究课题。

一、档案数字化比传统档案有不可替代的先进性

（一）档案数字化能提高办公效率。档案作为重要的档案资料，充分运用网络信息技术对其进行管理，逐渐被人们所重视，将网络信息化应用于办公室的档案管理工作中，不仅更有利于为资料的保存管理，而且对业务部门的工作也有重要的推动作用。以往的办公室档案管理系统比较注重对档案的管理而轻视对档案的利用，查阅方式也是一种相对落后的被动式查阅方式，因此尽管办公室档案管理者做了很大的努力但是档案管理事业依然没有取得较好的发展。……