高校学生工作老师处理学生事务数据的小技巧

傅幼萍+王斌+顾杭晶

摘要：从事学生工作的老师，经常要面临处理大量的学生事务数据，其中数据表格尤为突出。论文从实际问题出发，通过excel工具中的一些特殊功能，阐述了如何化繁为简、减轻老师工作量的小技巧，同时通过举例的方式给出了具体操作步骤，充分利用Excel在表格中处理数据的自带工具，帮助学生工作的老师提高工作效率。

关键词：Excel工具；学生工作；数据表格；数据同步；跨Excel文件

中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）21-0112-03

Abstract： The teachers engaged in the work of the students， often to handle a large number of student affairs data， wherein the data table is particularly prominent. In this paper， starting from the real problems， by excel tool some special features， explains the tips of how to simplify and reduce teacher workload. To helping the teachers to improve work efficiency， the paper gives specific steps by way of example and makes full use of Excel comes with tools to process data in the table.

Key words： excel tools； student work； data table； data synchronization； cross excel file

在高校，从事学生工作的老师，如辅导员、专职班主任等，经常需要处理大量的学生事务相关的数据表格。从事学生工作的老师大部分都是思想政治类专业毕业，对Excel软件的功能不大熟悉，基本都是停留在利用Excel软件人工输入数据或者人工统计数据。采用人工处理数据的方式，一方面处理数据的出错率变大；另一方面处理数据效率低下。Excel软件作为一款数据处理软件，功能非常强大。如何使用Excel软件功能高效的处理学生事务数据表格显得非常必要。

1 学生事务数据处理过程中的问题

学生工作老师在处理大量的，如就业信息、国家助学金、毕业生电子摄像信息、星级文明寝室比例等数据表格时，如果采用人工处理的方式，不管是在数据输入，还是在数据统计方面，都存在出错概率高、极易产生疲劳、效率低下等问题。

2 Excel软件的主要功能介绍

Excel软件是微软公司研发的一款实用型办公软件，主要用于数据的处理和统计等。在学生事务数据处理过程中，主要用到的一些特殊功能说明如下。

2.1 在学生事务数据表格处理过程中，主要用到的部分功能如表1所示

2.2 表1中的部分功能在Excel软件中的位置示意，以Excel 2010版本为例

2.2.1 填充序列

选择“开始”>“填充”>“系列”，在图1所示的序列对话框中进行设置即可。

2.2.2 “条件格式”中的“只为包含以下内容的单元格设置格式”

选择“开始”>“条件格式”>“新建规则”，在图2所示的新建格式规则对话框中选择“只为包含以下内容的单元格设置格式”，进行设置即可。

在实际处理数据过程中，还会碰到其他问题。对于这些碰到的问题，如果要通过Excel功能解决，可以利用互联网的搜索引擎（百度、GOOGLE等），输入关键字“EXCEL 具体问题描述”进行查找。例如，要将Excel单元格中的公式隐藏，可以在搜索引擎中输入关键字“EXCEL 隐藏公式”进行查找并解决问题。

3 Excel功能在学生事务数据表格处理中的应用实例

在日常工作中，经常会碰到一些问题，例如，如何将一个Excel文件中的信息同步到另一个Excel文件中；在一张表格中如何统计符合多个条件的单元格数；在单元格中如何输入以0开头的固定位数的数字。针对上述三个问题，分别举例如下。

3.1 将“学生银行卡号”工作表中的银行卡号同步到“学生获奖奖励”工作表中

“学生银行卡号”工作表位于“学生银行卡号.xls”文件，包含所有学生的学号、姓名、银行卡号信息，如图3所示。

“学生获奖奖励”工作表位于“学生获奖奖励.xls”文件，包含获奖学生的学号、姓名、银行卡号等信息。要求填写“学生获奖奖励”工作表中的银行卡号所在列的信息，可以通过VLOOKUP（）函数实现。操作步骤如下。

（1）将“学生获奖奖励.xls”和 “学生银行卡号.xls”文件放在相同路径下。

（2）在“学生获奖奖励”工作表中，在D3单元格中输入以下函数后按回车键，自动同步银行卡号。

=VLOOKUP（B3，[学生银行卡号.xls]学生银行卡号！$B$2：$D$6，3，FALSE）

具体显示如图4所示。

该函数表达的意思是，在“学生银行卡号” 工作表中的区域“B2：D6”内查找B3单元格中的值，如果找到，就将第三列，即银行卡号信息填充到“学生获奖奖励”工作表中的D3单元格中。VLOOKUP函数各字段代表含义如表2所示。

（3）将鼠标移至刚提取银行卡号单元格的右下角，当鼠标光标变成黑色十字形时双击鼠标左键即可自动完成全部信息的填充。

3.2 分别统计具体班级的一星、二星、三星文明寝室数

4结语

培养艺术专业学生计算思维能力是非常重要和可行的，有助于提升艺术专业学生的综合素质和创新能力，并能够应用于日常的学习和生活中，为未来的工作和研究打下良好的基础。当然，在以培养计算思维为中心的大学计算机教育中仍存在各种各样的问题和困难，值得进一步研究和探讨。

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