电子政务背景下的公文管理实现与研究

王雨甜

摘 要：电子政务的发展使得政府在人民的监督下工作透明化。在这样的发展背景下，公文管理的方式发生了变革，这无疑对政府提出了更高的要求。基于电子政务背景下的公文管理之所以难，一部分是源于电子文件本身具有一定的复杂性，其次是电子文件在保存、经转、分享的过程中存在一定的风险性，因此要想实现电子政务背景下公文的有效管理，对政府而言是一项重要的课题。由此，本文将对其展开分析探究。

关键词：电子政务；公文管理；研究

公文管理关系着政府发布信息的及时性，为公共服务的准确性以及政府职责落实的全面性等。随着电子政务的发展，电子公文逐渐成为电子政务推进过程中一项重要的环节。在这样大的背景下实现公文的管理，既突破了传统的管理方式，给人们带来便利，同时也给工作人员带来了挑战。因此，本文对于电子政务背景下，公文管理的实现研究具有重要意义。

一、电子政务背景下公文管理存在的问题

首先，电子政务的发展是在信息技术的发展，时代的进步等基础中面对政府工作透明化的方向中逐渐推行的。这种推行目的使得人们将目光过多的关注在政府工中，而忽略了电子政务的其它能力。在电子公文产生的当代，保持传统的处理政务的程序，显然是不和谐的[1]。

其次，在电子公文处理过程中，逐渐暴露的问题主要包括几个方面：①从事于电子公文处理的工作人员缺乏专业培训，导致文件处理呈现不规律性，缺乏必要的逻辑。②在文件处理以及归档等方面缺少必要的制度规范，从而导致文件容易丢失。③文件本身存在一定的复杂性，格式很多，在处理过程中容易出现相互混淆的现象。④很多文件没有在经转过程中及时的接收，从而导致文件的丢失。此外，文件的内容因为由于各种原因缺乏可靠的真实性，尤其是随着信息技术快速发展的背景下。

二、电子政务背景下公文管理实现的策略

（一）加强电子公文管理的基础设施建设

基础设施的建设是确保电子政务背景下有效实现公文管理的基础。但是，目前在我国还不具备相对完善的基础设施，政府机构及相关部门并没有深刻的意识到基础设施建设的重要性[2]。

基础设施的建设首先是结合信息技术的多样化和智能化形成一定的保护信息系统，确保文件信息的安全，其具体体现在信息的真实性，不可随意操作性等。其次，要实现部门间信息传递的快速联合工作，保证电子文件在工作落实过程中具有一定的效率。同时也要通过确立一定的法律法规，保证电子公文从产出到归档的整个过程在法律的监督下进行。

（二）将电子公文管理纳入电子政务建设范畴

电子公文之所以不受重视，在发展过程中出现了一系列的问题，其主要原因是电子政务的发展范围与应用领域受到了限制，这种限制不是其自身具备的，而是因为人们注重的方向所导致的。将电子公文管理纳入到电子政务建设范畴，可以加强政府对电子公文管理的力度，意识到电子公文管理的必要性。同时，使得电子公文管理工作的开展也在国家和人们的监督之下完成。

将电子公文管理纳入到电子政务建设的范围中以后，还要通过完善相关电子政务体制，凸显电子公文管理的重要性，避免电子公文管理在电子政务建设过程中呈现“形同虚设”的现象[3]。

（三）规范政府信息系统开发与公文管理

政府信息系统的规范水平不仅决定了电子公文的信息质量，同时还关系着文件的技术属性以及安全保障等。然而，我国政府信息系统的开发存在一定程度的随意性，使得文件在管理过程中呈现出复杂性、多样性从而导致文件管理混乱，影响着各部门共享文件，交流工作的效率。

同时具备电子公文管理和电子文件管理功能的信息系统是电子政务背景下对公文实现有效管理的基础条件。要求在政府信息系统开发过程中便实现对公文和文件的管理，而不是留给后续的工作者，从而在各个环节中发生混乱。因此政府应该加大对于政府信息系统的建设，使其具备较高的质量，快速的存取功能以及一定的功能整合作用。

（四）规范政府信息系统软件的用户需求设计与信息管理标准

政府信息系统软件为实现政府信息一体化发展提供了重要的平台。在这样的系统软件中，可以实现资源的快速共享，同时为归档后的电子文件质量奠定了基础。因此需要加强电子公文信息的质量建设，将软件的用户需求进行规范化，避免漏掉或者重复，保证工作效率[4]。

三、结论

综上所述，通过总结我国公文管理在电子政务背景下表现出的问题，提供了一些针对性的建议措施。公文管理在政府执行工作，服务人民，下达国家政策等几个重要环节均有一定的指导性作用。因此，在电子政务背景下，政府应该加大公文管理工作的建设力度，强化公文管理工作人员的专业素质，同时结合时代提供的技术条件，完善各种运行体制。

参考文献：

[1]赵翠杰.基于工作流技术的电子政务之公文管理研究与系统实现[D].河北工业大学，2006.

[2]高森.面向服务的党务电子政务平台的设计与实现[D].电子科技大学，2013.

[3]李蓉.电子政务公文交换系统的设计与实现[D].山东大学，2013.

[4]许霖.城管部门的电子政务公文审批系统的设计与实现[D].电子科技大学，2014.