优化人事档案管理制度的几点建议

郑晖

摘 要：事业单位与企业单位相对应，其差异在于事业单位不以盈利为目的，是国家机构分支，为广大人民带来生活便利。事业单位从事员工数量较多，其中一些单位人事变动较为频繁，更需要其人事档案部门做好管理工作，避免人事纠纷，提高单位办公效率。基于此，本文将浅谈优化人事档案管理制度的几点建议。

关键词：优化；人事档案管理；事业单位

在我国不断加强发展期间，各单位也推陈出新不断优化其自身管理制度。以人为本，改善考核制度；2014年国务院公布新《事业单位管理条例》，在此情况下原先人事档案管理制度也该做出一些调整，协助管理条例推行，帮助企业更加科学健康发展。

一、优化人事档案管理必要性

（一）帮助企业及时掌握人员情况

人事档案管理部门，本职工作即为管理档案，通过档案变动，记录公司人员变动情况。而每位员工学习、工作经历不同、其档案内容也不同，其在单位工作过程中获奖受罚情况也会及时被记录在档案中。当员工需要升职，或是提出其他申请时，单位领导人员除了询问其同事获取相关资料外，档案资料公信度较高也是领导现主要依据标准，因此，人事档案管理部门能及时反映公司人员情况，辅助公司决策制定。

（二）促进企业发展

人事档案部门在整个企业管理中，起到一个人事记录员作用。虽然其工作人员较少，但其工作职能与企业发展息息相关。只有科学优化的管理制度，才能为企业及时记录人员调动、储备情况，帮助企业在进行未来规划时，能考虑到各单位员工工作情况，为其分配合理指标，充分调动员工积极性，体现了人性化管理思想[1]。

及时记录档案变动情况，也能帮助各级单位迅速安排空余职位，减少人才流失，有效分配人力资源，增加办公效率。这些都能帮助企业健康全面发展，通过优化人事档案管理部门，使其它单位部门也改善管理制度，为企业发展贡献力量。

二、现有单位人事档案管理不足

（一）单位对人事档案管理重视不足

由于一些事业单位属于非营利性质，内部人事变迁较少，单位自身并不重视人事档案管理，经常出现一些闲余部门代管人事办理状况，或者任用一些管理经验不足者进行档案管理。这些情况都会产生一些不科学管理方法，当单位调用档案时，不能及时找出所需档案，拖累办公效率[2]。

（二）缺乏科学管理制度

如上所述，档案管理人员不够专业化，自然缺乏科学档案管理制度。其具体表现在对于老旧档案处理和现有档案更改记录中。很多事业单位成立时间长，其中老旧档案一直存放在库房中，平时缺乏保护管理，很容易出现虫蛀或是缺页、发霉现象，这些都降低了档案可信度，市档案管理部门失职部分。

而对于现有档案管理中，人力更改档案不仅加大了档案管理部门工作量，登记错误也不容易更改，这些都会降低管理效率。而且有较大人事变更时，也不能及时记录，容易发生档在人空或是档空人在现象。

三、优化人事档案管理建议

（一）加大人事档案管理人员编制

单位领导应该加强对档案管理重视程度，成立专门档案管理部门，并且聘用专业人员进行管理。在人员选用上应该将管理知识与管理经验同作为聘用考虑条件，引入外来专业人才。加大人事管理部门宣传教育工作，不仅提高其工作福利待遇，还应该定期对其任务进行考核，并且加强训练，提升其管理能力以及现代化设施应用能力，辅助其做好管理工作。

（二）改善管理制度，加强档案归整

要求新人事档案管理部门，依据单位情况改善管理制度。严格按照各类规章制度进行档案办理。对于公司老旧档案要进行及时记录，及时保存档案信息。在记录完毕后，要进行定期维护工作将旧档案按年限整理，或是在晴天进行烘干处理防止发霉返潮[3]。

在档案记录时，也要提高责任心如实记录档案信息，并且每半年进行档案审查，保证档案信息及时有效不影响单位使用。单位也应该为人事档案部门提供必要硬件设施，保证档案保存完好，利用用现代化设备记录档案，提升工作效率。

（三）引入人事档案信息化管理

将高科技软件与人事管理相结合，打造新型档案管理系统。档案管理部门可在其他部门帮助下，制作档案信息库，使全单位人员不仅有纸质档案还有电子备档。并且与其他单位组成电子档案网络，如需要档案转移，可直接通过网络先进行档案传输，在其确认过后在进行纸质档案转档。在大型人事变动时，单位工作人员可通过登录单位官网检查、更改档案[4]。过后再由人事部门进行档案审查，省去了传统人工打印环节，单位员工不需要专门去人事部进行档案办理。如有档案更改情况，也可先向人事部提出申请，在审查信息确认无误后，进行电子档案更改。

但是档案管理人员也要及时更新纸质档案，确保纸质档案与电子备档相同步。并且做好系统防护措施，设置相关权限，保证档案安全，提高信息准确度。

四、总结

单位人事档案管理部门，是帮助单位了解员工情况的辅助部门。应该做好科学管理工作。以往单位不够重视该部门管理工作，经常出现档案缺失或是信息不足情况。通过加强管理人员编制以及提高专业管理程度，结合现代化信息系统。全面加强档案管理效率，使档案管理更好协助企业健康发展。

参考文献：

[1]杨思源. 如何优化事业单位人事档案管理制度[A]. 中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业行政管理与创新学术研讨会”论文集（上）[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院，2016：1.

[2]王爱荣. 对加强事业单位人事档案管理工作的几点建议[J]. 黑龙江史志，2015，07：129.

[3]叶丽丹. 对加强事业单位人事档案管理工作的几点建议[J]. 人力资源管理，2016，03：181-182.

[4]周颖奇. 如何优化事业单位人事档案管理制度[J]. 才智，2016，17：275.