基于网络的仪器设备管理系统的设计与实现

【摘要】仪器设备是高等学校进行教学、科研、技术开发的重要物质基础，仪器设备管理水平的高低直接影响着教学、科研的发展速度和规模。加强高校仪器设备的管理，对于提高高校的办学水平，防止国有资产流失，具有十分重要的意义。本文从阐述高校仪器设备实施信息化管理的需求入手，分析高校仪器设备管理系统的功能、特点与实现。

【关键词】仪器设备管理系统；特点；信息化管理；功能

随着国家“科教兴国”战略的实施，国家不断加大对高校的投入，特别是近年来国家对高校“211工程”和各种教育经费投入力度不断加大，国内高校仪器设备都有了成倍的增加，使得高校的教学、科研综合实力有了明显的增强，学校的办学规模、质量和效益有了明显的改善，学校的设备购置量每年都在飞速增长。如何管好、用好这些仪器设备，充分发挥这些仪器设备的投资效益，使其发挥最大的投资效益，是各高校国有资产管理部门亟需研究和探讨的重要课题。

一、高校应用仪器设备管理系统的优势

为进一步提高科研仪器设备的管理水平，开发一套适合高校使用的仪器设备管理系统可以对仪器设备的分散管理进行统一，规范管理方式，提高仪器设备管理工作效率。对管理业务中涉及的数据，分析其中的内在关联，以达到加强沟通，提供信息共享平台，减少数据录入、统计汇总工作量的目的。同时，严格按照质量控制体系加强对仪器设备的实时监控、有效管理以及自动提醒，相关信息按权限范围共享与公开。

仪器设备管理系统的应用对于学校来说，是具有一定优势的。有利于整合各项教育教学资源，促使仪器设备管理模式不断改进，以及各部门工作流程不断优化，有效避免在仪器设备管理中出现重复劳动的情况；有利于降低综合管理成本，促使高校仪器设备管理由传统的局部管理、集中管理逐步過渡到远程管理、全程管理，使仪器设备管理延伸到高校各个部门中，有利于减轻工作量、避免重复劳动，降低综合管理成本；有利于实现仪器设备管理目标。借助仪器设备管理信息化平台，能够进一步强化高校管理部门对新增仪器设备资产购置的审批论证，从而使仪器设备的配置更加优化，有利于节约购置资金。

二、高校基于网络仪器设备管理系统的功能和特点

开发仪器设备管理系统的目的是利用校园局域网的优势，为学校各部门提供一个管理仪器设备的平台，帮助各部门及设备资产管理处对学校的设备进行统一、有效的管理，进而提高学校管理的效率。

1、主要功能

（1）仪器设备管理。包括仪器设备入库、仪器设备使用、仪器设备借用、仪器设备续借、仪器设备归还、仪器设备预约、仪器设备维修、仪器设备报废以及仪器设备档案管理。

（2）仪器设备执行管理。包括仪器设备期间核查、仪器设备检定（校验）和仪器设备故障、维护保养、停用、降档使用、启用。

（3）统计分析。该模块可以统计分析仪器设备维修原因，对具体成因进行把关，避免不需要的维修。还可以分析统计仪器设备利用率和维修率。此外，也可以快速统计出某台仪器在哪些科研项目中使用过。

（4）业务提醒包括检定（校验）提醒、仪器归还提醒、仪器预约提醒、期间核查提醒、维护保养提醒。针对仪器设备借用、归还、预约、检定校验、期间核查、维护保养的执行进行实时监控，对快到归还期限或超期未还、超期未检定校验、超期期间未核查、超期未维保的仪器设备给出及时预警和告警。

（5）参数维护。由仪器设备管理员维护用于仪器设备管理中的所有参数及其值。包括仪器设备类别、检验类别、使用状态、组件状态、提醒阀值等。

2、主要特点

（1）过程管理。系统覆盖了仪器设备管理的全过程等各个环节，并且跟踪了设备完整的转移过程，进行了设备全生命周期管理。

（2）动态监控。系统除了提供仪器设备状态和分布状况等静态管理资料外，还提供了仪器设备动态情况的监控资料，如：设备利用率、故障率、维修率、运行情况等。

（3）功能灵活。系统管理员可以灵活配置用户的角色及应用权限，对系统基础参数和提醒阀值进行维护。

（4）实时性。仪器设备的借用、归还、预约、检定校验、期间核查、维护保养到期都会自动预警，超期未进行也会及时告警；仪器设备生命周期各个环节及计划的执行操作都会自动生成仪器设备履历表信息。

（5）全面性。对全院各个研究所的仪器设备信息进行统一规范管理，所有系统用户均能共享院仪器设备信息。充分考虑与MIS系统中其他管理系统的衔接及后续功能扩展。设备资产管理系统中符合条件的仪器可流转过来。科研管理系统中，可通过项目关联所使用的仪器。

三、高校仪器设备管理系统的应用与实现

1、仪器设备入帐管理

仪器设备购买者或使用者根据正规税务发票，仪器设备使用说明书及与之相关的说明资料登录网络版的《高校仪器设备管理系统》，登记设备的相关信息，然后提交给资产管理部门审核。若审核不通过，即设备信息填写不正确，需更改后再提交。审核通过后打印仪器设备验收单（一式三份），验收人员签字，盖章，经手人签字，留下2联（其中一联资产管理部门存档，另外一联定期返回给各院系管理员），另一联给经手人随发票到财务处办理报销。资产管理部门在网上审核设备信息登记通过后，要及时点击设备验收功能框，审核通过的信息立刻实时地传送到财务部门负责报销工作的工作系统里。财务部门在进行帐务处理时，只要打开此工作系统，对照资产管理部门通过网络传送的该设备验收审核信息，如确认准确无误，做标记（打勾），完成点击操作。

2、仪器设备实时对帐

仪器设备购置验收入库，即通过仪器设备网上验收，当财务部门对新入库的仪器设备进行报帐时，可通过网络进行数据核对，做到基础数据必须准确。每季度末，资产部门通过点击财务核对这一功能框，及时了解财务报帐情况。资产管理、财务两部门通过该系统未审核库反馈的信息，及时跟踪，对本季度已经入库却没有去财务部门进行报销的仪器设备了解情况，如确定由于客观原因无法在本季度报销的设备，资产管理部门要将该设备从本季度设备库中做退库处理。确定与财务部门同步一致，保证与财务部门实时对帐，很好地解决了资产管理与财务部门之间的未达帐问题，实现了真正的帐物统一。

3、实时网络设备管理数据传输

每季度末，资产部门对所有入库数据及其变动做最终处理。形成相应数据块。经网络实时向各部门传输相应数据块，构建了全校各个部门共享的仪器设备管理的网络平台，实时地、准确地把仪器设备各种信息进行上传。各部门管理人员通过这个平台上网查阅、检查、修改、打印本部门的帐目。经常与资产部门进行沟通，双方密切配合对该单位仪器设备进行跟踪管理，基本上做到不丢失，不漏帐，不重帐，不错帐，同时定期地对全校仪器设备进行现场核查，掌握仪器设备整个寿命周期的真实情况，真正意义上做到了帐目与实物的双重管理，帐目与实物的真正一致。

基于网络的仪器设备管理系统，能够实现仪器设备的全过程网络化管理。一方而可以减少一些不必要的重复工作，而且还可以确保数据的准确性和及时性；另一方而学校各个部门都可以通过网络非常方便查询本单位的各种信息，从而加强了学校各单位之间的信息交流，使仪器设备管理工作效率和水平大幅度提高。总之，设备管理只有实现了网络管理，才能称得上是现代化的、具有生命力的管理，才能更好地为教学、科研服务。

【作者简介】

唐婉（1985—），女，海南文昌人，桂林理工大学南宁分校教师。