浅谈物业公司的档案管理与创新的模式

张聪

摘 要：物业公司档案管理关系到物业管理水平，是物业管理的依据。实际工作中物业公司在物业档案管理方面有着很大的问题。其管理模式较为落后，手段和技术不够先进，人员素质也较低。针对此，本文讨论物业公司档案管理的策略。

关键词：物业档案；全程管理；创新

物业公司的档案包括物业管理人员档案、物业使用人员档案、维修维护记录，以及建设图纸、开发商档案等，涵盖物业管理的方方面面。如今物业管理工作面临着较大的变革，这是因为人们对物业管理的要求日渐提高的缘故。为提高物业管理水平，提高物业档案管理水平的需求也日益紧迫。

一、物业公司档案管理的特点

物业公司档案与其他公司档案有着显著的不同，它并非虽物业管理的开始而开始，而是从设计选址就开始的，其档案的利用也不仅仅是服务于公司，更重要的是服务于业主。

二、物业公司档案管理现状

（一）传统档案管理

无论哪种类型的档案，其管理都离不开收集、整理、鉴定和利用四个步骤。传统的档案管理也就是对实体档案的管理，它们通过文字记录等方式需要有一个实体介质，因此还需要必要的保存空间和保存措施。一般而言，物业档案管理需要把物业文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、管理档案、员工档案、声像档案和物业专门档案等进行收集归档，再加以整理鉴别，以便日后利用。

（二）信息化档案管理

物业档案的信息化管理并非只是数字化档案的管理，它还包括实体档案的数字化和信息化。信息化管理是物业档案管理的总体趋势，它可以节约一定程度的档案存储空间，同时方便检索和利用，可以提高物业管理的效率。目前物业档案信息化管理主要有两种形式，其一是通过软件将信息进行整理录入，检索方便，但工作量大；或者将档案资料已图片的形式进行保存，它虽然不便检索，但可以保证档案的完整性，避免出错。此外，在更新资料上的便利，是信息化档案管理所特有的。信息化档案的一个显著缺点，同时也是优点就是，传播便利。这就需要加强对敏感信息的管理。

（三）存在的问题

我国的物业档案管理还存在许多方面的问题，管理水平也较低，这与缺乏完善的制度和参差不齐的管理人员素质有关。此外物业档案管理的显著问题包括监管制度的缺乏、管理流程的不规范、管理人员素质较低和管理设施不够完善等四个方面。物业公司档案的特点，在于它不光服务于自己公司，还主要为业主服务，也就是为物业管理服务。在这个意义上，要求档案能够尽可能完善。一般物业公司介入档案收集工作较晚，通常在建设施工完成以后。而在实际的物业管理中，通常要频繁遇到使用建设时期档案的情况，由于档案不全，造成了物业管理水平下降。此外由于设施不完善造成档案损坏等，也体现了物业档案管理意识的缺乏。

三、物业公司档案管理的创新和策略

（一）健全物业档案管理体系

要想提高物业档案管理水平，从而提高物业管理水平，就需要建立起一个完善的物业档案管理体系。这首先就要使当地的档案部门发挥好它的监管作用，使物业公司档案管理做到规范化。其次则要协调好物业公司和业主委员会的关系。业主委员会要将物业档案管理的权责全权移交给物业公司，并配合和监督物业公司做好档案管理工作。物业档案的管理要严格依照我国档案法的规定，实行“统一的领导”和“分级的管理”，使档案的完整与安全得到切实的保证。

（二）完善物业档案管理制度

职能部门应当加紧完善物业公司档案管理制度，对物业档案管理人员的行为进行规范，要从档案局自身的职能出发，做好引导和监督工作，使物业档案管理制度能够真正保护好业主的切实利益，包括个人信息、产权的保障和利用档案的权利。

（三）规范物业档案管理流程

物业档案管理的流程应当从工程设计阶段就开始实行。应当改变传统“先使用，后管理”的落后理念，提倡“全程化的物业管理”，广泛收集设计、施工时的档案资料，并在物业公司投入管理之后，不管收集完善管理之中的物业档案，使得物业档案能够准确物业管理的现状，能够更好地服务于物业管理工作。在前期的档案收集中，除了收集基建图纸和设备档案等，还要注意收集设计、选址、规划、检测等多个角度多个时段多个层面的资料，这是日后进行物业管理服务的重要参考和依凭。在整理过程中，可适当运用信息化技术，在保证档案安全的情况性进行信息录入，方便查询使用。对于外借的档案，要做好登记工作，以防遗失。

（四）提升物业档案人员水平

由于物业档案管理的特性，很难招收到合格的档案管理人员，这就需要物业公司积极培养合格的物业档案管理人员。这方面，可以加大宣传力度，发放资料，召开会议等。同时需要有一个专门的物业档案管理部门，由专业和兼职的档案管理人员和一起，进行专门管理，并划分好职责。此外定期举行培训，提高人员素质也十分必要。

（五）做好物业档案设施建设

档案保管库房应当防潮防晒，避光除霉，物业公司应当根据档案的特点，对各种设施加以完善。电子档案则要注意软件和硬件的安全，防止被窃取和删改。

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