档案管理信息化建设浅析

刘健

摘 要：档案管理信息化建设是当前档案管理的主要内容和趋势，对科学化档案管理具有至关重要的意义。本文分析了档案管理信息化建设目前面临的主要问题，研究了档案管理信息化建设过程的有效途径。

关键词：档案管理；信息化建设

一、档案管理信息化建设主要问题

第一，没有将档案管理信息化放在战略高度上。档案管理信息化建设中遇到的最主要的问题就在于缺乏对其足够的重要性认识。档案管理信息化和传统的档案管理在管理理念和管理方式上存在着较大的差异，如果在传统档案管理到信息化档案管理过程中，管理人员不能够及时转变理念，不能够正视档案管理信息化的重要现实意义，那么势必会影响到档案管理信息化的顺利开展；另外，档案管理信息化建设需要足够的资金支持，如果档案管理人员认为信息化的意义不大的话，那么信息化建设的步伐势必会受到影响和波及。

第二，档案管理信息化建设中专业人才匮乏。档案管理信息化建设之所以举步维艰，其主要原因在与专业人才的匮乏。档案管理信息化建立在现代化的计算机技术和网络技术的基础之上，因此对从事档案信息化管理的人员提出了更高的要求，因为他们不仅仅需要档案管理工作的经验和素质，还要具备相应的技术应用和技术管理能力。但是目前具备全面素质和能力的综合性人才是相当匮乏的。另外，档案管理人员除了综合素质较低之外，档案管理队伍不稳定也成为弊端之一。很多档案管理人员在刚刚了解工作性质和工作内容之后就离开了工作岗位，这导致了档案管理信息化工作队伍一直难以满足档案管理工作的基本需求。

第三，档案管理信息化工作缺乏物质资源支持。档案管理信息化建设工作需要大量的设备和资金的支持，但是当前很多档案管理部门都缺乏足够的资金来支持档案管理信息化的建设，一些单位调动其他经费来进行建设，效果都差强人意。一些单位虽然能够得到档案管理信息化建设基金，但是却远远不能够满足设备采购的基本要求，档案管理信息化建设工作开展受到阻碍。

第四，档案管理信息化建设中技术缺失。档案管理信息化建设中所需的技术相对来说比较专业，而目前的档案管理建设过程中信息化设备和硬件设施都比较缺失，导致了很多设备的应用功能难以得到有效的发挥，技术的匮乏使得档案信息化建设的作用一直难以得到发挥，最终也对档案管理信息化建设也会起到消极的作用。

二、加强档案管理信息化建设的途径和措施

第一，要加强对档案管理信息化建设的认识。档案管理信息化建设要真正地取得成效，就必须在思想意识上认识到档案管理信息化的重要性，各单位要针对档案管理信息化进行培训和宣传，让档案管理人员转变对档案管理信息化工作的认识和理念，从而从根本上转变信息化建设的内部环境，单位领导也要承担起档案管理信息化建设的责任，以积极主动的姿态带领档案管理信息化建设走上正轨。

第二，加强档案管理信息化综合人才培养力度。档案管理信息化建设需要强有力的综合人才队伍作为保障。各单位应该加大力度引进档案管理信息化建设的专业人才，让更多具备管理经验、理论知识和技术能力的人才参与到档案管理信息化建设的进程之中来。林外，单位还要对现有的档案管理人员进行知识体系升级和技能提升，使得现有的档案管理人员能够适应信息化建设的脚步和进程、掌握信息化建设所需的技术和知识。各单位还要注重对档案管理人员的管理和协调，为其营造良好的工作环境和工作条件，避免人才的流失和队伍的不稳定。

第三，提升档案管理信息化建设的资金投入。物质和资金的投入是档案管理信息化建设得以有效开展的重要保障。政府部门应该专门列示一部分经费用作档案建设，并敦促各部门专款专用，用相关经费支持档案管理信息化工作的开展，各单位在得到经费之后也要及时配备相关的硬件和软件设施，使得档案管理信息化建设尽快符合标准。

第四，加强对档案管理信息化建设的技术指引。档案管理信息化建设切忌盲目而行，而是要在一定的信息技术指导之下推进和开展。单位需要对档案管理信息化建设所需的技术进行梳理和总结，明确技术标准和技术要求；之后单位可以聘请相关的专业人员或者利用内部相关的部门对档案管理信息化建设进行技术指导，确保档案管理人员能够充分有效地掌握硬件设备和软件知识，使得档案管理信息化知识和技能能够快速被掌握。

第五，构筑完善的档案信息化管理体系。档案管理信息化建设需要相关的管理工作体系保驾护航，各单位应该针对档案管理信息化工作建立明确的工作标准，使得档案管理信息化建设在正轨上进行，并受到单位管理手段的约束和束缚。此外，各单位还需要进行档案开发利用系统的建设，对档案的开发和相关的信息咨询服务提供强有力的规范，并利用信息技术开发出有效的检索工具，使得档案管理信息化和档案科学化管理有机融合在一起。

档案管理信息化建设的最终目标就是建立数字档案馆，数字档案馆并不单单指某一个档案馆，而是通过计算机网络联系在一起的档案馆群体。数字档案馆将档案信息和其他信息整合在一起，实现信息处理的标准化、管理过程的一体化并提供高质高效的社会化服务，数字档案馆的建立能够让人们最大限度地利用信息，从而为经济发展和社会发展服务。当然，建好数字档案馆离不开多部门的协同努力，这将是一个信息化建设的系统工程。

参考文献：

[1]高丽红.档案管理信息化建设思考[J].合作经济与科技，2009（15）：12-13.

[2]张凤霞.我国档案管理信息化建设的若干问题探讨[J].集团经济研究，2006（8）：21-22.