会计电算化系统下企业内部控制的构建

马铮

摘 要：现代社会经济活动的节奏越来越快，传统的手工会计模式已经跟不上时代的节奏，在这种情况下，会计电算化就成了契合时代特征，符合企业需求的有效方式。相对于传统的手工会计，电算化会计对会计信息处理的速度和准确性大大提高，电算化会计替代手工会计可谓是会计发展史上的一个明显标志。会计电算化的实施给企业带来了更大的发展可能，但同时也带来了包括内部控制难度在内的新的挑战，这也对构建更为合理的基于会计电算化系统的内部控制框架提出了新的要求。

关键词：会计电算化；信息系统；内部控制

引言

从会计的发展史方面分析，会计大体上经历了传统手工记账式会计和现代信息化会计两个时期。受此影响，企业内部控制也经历了两个阶段——传统手工会计和电算化企业会计内部控制。随着经济全球化发展，信息技术产生了巨大的变革，会计信息的外部接收者对会计信息的质量要求越发严格，导致企业不得不通过建立新型的内部控制体系来保证这一点。

一、会计电算化系统下的企业内部控制的特点

（一）内部控制的措施发生了变化。在会计电算化系统下，原有的凭证汇总、试算平衡，以及总分账的核对，凭证金额的借贷平衡、各账户发生额和余额的平衡等都可以通过计算机自动核算和汇总，因此产生于手工会计系统下的对这些活动的内部控制举措就没有必要存在了。

（二）单位管控制度内容式微。会计信息化技术的应用减少一些原有一部分工作量，但同时带来了公司管控制度的新颖丰富的内容。例如，会计电算化采用无纸化办公，原有签字盖章确认有效的手段失去了用武之地，取而代之的是逐级电子审批等新的形式。

（三）存储介质的变化。手工会计系统下，会计数据和会计信息都是以纸质材料保存的，在会计电算化信息系统下，会计数据和会计信息都是以磁性存储介质来存放。磁性存储介质具有存储量大，查询方便等特点，但是也具有容易受物力破坏、且修改不留痕迹等缺陷，这是内部控制有了新的重点。

二、会计电算化系统下内部管理潜在的矛盾

首先，权责分离有难度。在会计电算化系统下，理论上可以实现一个人可同时操作多项不能兼容处理的任务或工作内容，这主要得益于计算机对信息的处理。但这也弱化了手工会计系统下各岗位和层级之间的相互监督、制约的作用，因此，对于权责分离的岗位设置提出了更高的管理要求。

其次，数据处理方式易导致不准确的状况。在手工会计系统下，各个环节和各个岗位相互依赖，但更多地是相互独立。在会计电算化系统下，数据处理单一依靠计算机程序来实现，因此如果原始数据在输入时有纰漏，计算机是无法发现数据的错误的，仍然会按照既定程序进行运算，这就造成运算过程中的错误不断重复，从而使账账核对、账证核对失去作用，这对于确保会计数据的准确和完整造成了极大地风险和隐患。

最后，内部稽核难度加大。在会计电算化制度下，运行系统和软件的设计一般都有比较强大的功能，内部稽核必须用更加复杂的核查技术，另一方面对注册会计师利用电脑数据分析地能力提出了相比较原来更加严密和高度的准则。

三、 会计电算化系统下内部控制制度构建的依据

构建会计信息化的内控制度最重要的是受以下五个因素的影响。

（一）内部环境的构建。一个单位的工作环境主要有公司的组织架构、责任的公开明确、公司精神文化的象征、人才储备管理体系、人才梯队建设等。会计信息系统的公司管理环境，主要是指财务部门地机构设置以及权力与责任地分配，会计信息化程序的硬件、软件设施地配备以及维护等等。

（二）风险评估。风险评估能够帮助企业及时发现经营活动和经营管理中的相关风险，并依此制定应对风险的策略。因此，在会计电算化系统下的内部控制的制度建设中，必须根据计算机系统的相关特点，制定相关的应对措施。

（三）控制活动。控制活动是指经过针对会计电算化系统下的内部控制，进行诸如计算机系统病毒、计算机信息存储等可能引发的风险进行充分的评估后，制定有效的应对措施，同时在此过程中作出有效的监督和评价，以便于保证会计电算化系统内部控制的顺利、有效实施。

（四）信息与沟通。具有使用价值和交流是完善内控制度的稳定性因素。会计电算化系统下省去了对数据整理和计算的过程，因此对于原始信息的准确度的把握，以及对分析结果信息在企业内外部的传递就尤为重要。

（五）公司内部监管。内部监管是指公司通过一定方式对与内部控制体系的构成与使用效果进行监督、审查，对其效益性来完成评价。对于此后陆续出现的内部控制方面的缺点和不足，快速有效地对它进行改变和提高。

四、 会计信息化系统下内部控制的构建

（一）组织机构设置

在会计信息化控制管理之下，会计工作以原来地以主管会计为关键演变成为以账套操作员为主要方向，因此，需要对原来地组织结构进行调整。根据相关会计职位及相关岗位的主要责任的区别，以此分为下面几个部分计算机主管会计、审批记账、电算检查、智能电子处理保护、软件的程序相关使用、对需要进行分析的数据进行处理等岗位。

（二）职责划分

与手工会计系统不同，会计电算化系统借助计算机程序自动进行一系列的数据分析和报表的制作，使人与人之间相互制约相互控制的可能被减少。因此，为了防止舞弊欺诈经济行为的出现，在职责划分上，应将不相容职务分别交给不同的人和不同的部门。必须要加以区分的岗位系统总共分为以下几组：系统研发与系统操作；数据维护管理与电算审核；数据录入与审核记帐等。

（三）加强系统保护与网络的安全管理

加强系统的安全性首先要避免员工查阅其未经授权的数据源，其次要防止病毒等外界因素导致的电脑故障。可以采取的措施有：操作员密码设置避免其他人员接触会计信息；操作权限的限制以防止员工跨级别查阅信息；数据存储和检控的设置一遍业务人员和监督人员查阅数据；数字信息加密处理以确定数据的真实性等。

加强网络安全性具体措施包括设置防火墙，隔离内外网，设置可控的网络资源访问权限，在会计系统多重身份验证，数据多重加密，以及有效地防病毒方式等。

（四）档案管理

会计信息化的系统下，档案分为三个大类，即会计资料档案，系统开发与维护档案，以及系统操作痕迹档案。这些档案有些需要通过磁性介质来保存，有些需要通过纸质文档来保存，因此必须建立起完善的档案管理制度，明确查阅借用和归还的手续。建议使用会计电算化系统的企业提高从业人员计算机使用和维护的能力，并熟悉财务知识和财务软件的知识，从而更好为加强企业内部控制服务。

（五）加强内部审计

与以往的会计数据相比，由于计算机程序负责对数据进行处理，所以对每一个单位内部的审计工作制定出了比以往更加严格的要求。以至于，会计信息化中，单位的审计工作包含以下几个方面的主要内容：一是对会计资料的审计，检查账务的处理是否遵照相关法律和法规的规定，是否符合完整并符合企业内部的规定；另一方面，是对书面数据与计算机数据一致性的审计，如对原始数据进行详尽的核实；再次，是对系统运行以及数据存储的审计，以确保避免因系统代替人工控制带来的潜在风险。

五、结论

内部控制是国内外始终普遍关注的比较前沿的研究领域，与此同时构成了公司有效运行与管理的重要组成部分之一。鉴于传统落后的企业内控制度存在的一些理论与实践上不足和缺点，本文分析了会计电算化系统下内部控制的内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、对控制的监督等五要素，应用会计电算化技术去改进和发展传统的企业内部控制理论、方法和技术，更加有效的开发和利用企业的各种资源，促进企业的可持续发展。（作者单位：内蒙古财经大学）

参考文献：

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[2] 陈佳俊.公司组织结构与内部审计的治理作用[J].中国审计，2014（8）

[3] 马骥.加强内部审计管理和质量控制的有效方法一赴德国培训[M].经济科学出版社，2014