新形势下完善人事档案管理的对策分析

黄思欣

摘要：人事档案管理作为人事管理的重要内容之一，对于单位的正常运转意义重大。近年来社会的发展和人事制度改革的深化，传统的人事档案管理模式已经难以适应时代发展要求。因此，我们必须认清社会发展形势和人事档案管理工作发展趋势，认真分析现阶段人事档案管理工作的现状和不足，立足新形势不断改进和完善档案管理工作思路和内容，更好地为单位的发展发挥应有功能。

关键词：人事档案;档案管理;发展对策

一、人事档案管理的现状分析

（一）归档材料内容和形式不够规范

人事档案归档材料的完整性是档案管理的重要基础，但是长期以来由于部分档案材料未按照人事档案归档要求进行整理，造成归档材料的不完整，以及归档不及时，这种情况下很容易出现档案材料遗漏、归档形式错误等现象，难以全方位系统的反映客观真实情况。这种不规范现象长期得不到改善，将会直接影响人事管理工作的有效性。目前主要存在的问题有以下几点，内容填写格式不规范，书写字迹潦草、模糊，不易辨认;书写用笔不规范，有的部分用圆珠笔书写，甚至存在铅笔代替;归档材料纸张规格不统一，同一档案材料中存在多种规格，造成后期人为的裁剪，部分内容还要通过裱糊来进行完善，影响了档案材料的原始性，造成不必要的人力物力的浪费。

（二）档案管理现代化、信息化程度有待改善

随着科学技术手段的不断更新，计算机信息的水平也在不断提高，人事档案信息管理系统逐步被广泛应用，尽管如此有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，人事档案管理的现代化程度和信息化水平仍有很大的改善空间。目前有的单位只是将个人信息、档案目录输入计算机，在资料检索、调阅档案等工作程序上仍然采取的是手工操作，未能充分利用。由于收集和鉴定工作不到位，所以导致档案信息的可用性低。这样既不利于档案的保管，还影响了工作效率。

（三）人事档案管理人员专业水平需要提高

档案管理工作是一项系统性较强的工作，要求工作人员具备专业的档案管理知识和能力，而且还要适应档案管理工作的单调性、枯燥性，以及具备细心、耐心等心理素质。目前由于部分单位对认识档案管理工作缺乏必要的重视，造成一些人事档案管理人员身兼多职，甚至缺乏专业的档案管理知识，对文件资料的归置、整理、保管等业务操作不规范，极大的影响了档案管理工作效率，对于单位档案查阅带来不便。

二、新形势下完善人事档案管理的对策

（一）规范人事档案管理工作流程

人事档案的利用带有一定的预见性，人事档案集中利用的时段相对固定，除日常性查阅使用外，在人事调整前后，档案的调阅和归档是日常管理的重点，进一步明确对人事档案的材料完整性、归档及时性的要求，避免出现在人员调动或者退休时才对档案材料进行全面的整理，平时大量的任免考核材料都挤压留存在一起，没有及时整理归档等不良现象的发生。此外，在人事档案材料的整理中，页面规格、书写笔迹等都要严格执行归档要求，便于以后单位进行人事档案的查阅、调取。

（二）进一步提高人事档案管理的现代化水平

对于人事档案管理而言，必须要建立科学性、系统性的管理制度，保证管理工作的有序开展，促进人事档案管理工作规范化、法制化和制度化建设。完善人事档案的保存、归档、保密、转递及鉴别等制度，对人事档案材料不断进行完善、更新和补充。要求管理人员对收集到的档案材料认真检查鉴别，确保档案材料表述的准确性和手续的完备性，保证人事档案材料内容的真实与客观。

（三）重视人事档案管理的信息化建设

随着信息化技术的广泛应用，人事档案管理工作中的信息化建设也迫在眉睫。通过建立全面系统的信息化系统，能够使人事档案查阅更加的方便、快捷，节约了查阅资料花费的时间。计算机信息系统在人事档案管理中的引入能够有效地提高人事档案管理工作的效率，信息技术在人事档案管理中的应用是时代发展的必然趋势，但同时也会导致管理风险的提升，因此信息化管理系统建立的通知，也必须要建立相应的信息化安全维护系统，确保人事档案资料的机密性与安全性。

（四）全面提高人事档案管理人员业务水平

单位应注重人事档案管理人才的培养，注重管理队伍的建设，提升档案管理水平。首先，人事档案管理工作者要具备良好的政治素质和保密意识，所以应该加强人事档案管理人员的思想学习，提高其思想认识和政治水平。其次，要保持和维护固定的人事档案管理人员，档案管理工作的熟练自于长期经验的积累，档案管理人员固定，才能不断积累和提高其业务能力，提高档案管理工作效率。再次，加强对档案管理人员的业务培训。档案管理人员通过参加培训、学习交流，掌握坚实的档案管理的论知识、学习先进的档案管理方法，提升管理水平和技术能力，推动本单位人事档案管理工作的进步与发展。

三、结束语

人事档案管理工作是单位进行内部管理的重要基石，因此必须实事求是，与时俱进。作为人事档案管理人员，要创新思想观念，不断提升人事档案管理方式方法，全面提高服务水平。档案管理是企业管理工作的一部分，必须适应现代企业和新时期发展的需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度，用求实创新的精神把握档案事业发展规律，勇于探索和实践，更好地发挥应有功能。

参考文献：

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[2] 王丽. 信息时代人事档案管理新方略[J]. 企业改革与管理， 2016（16） .

[3] 周翠萍. 论人事档案管理[J]. 中外企业家， 2016（21）.