电子档案管理若干问题的思考

文・李纯

电子档案管理若干问题的思考

文・李纯

电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，电子档案的管理已成为档案管理部门面对的一个重要课题。[1]随着信息技术的高速发展，档案管理的电子化水平已有所提高，但由于管理思想、方式和措施等大相径庭，其中的问题也日益突出。加强和做好电子档案管理的意图，就是为了更准确、更完整、更安全地利用电子档案。笔者从电子档案管理存在的问题入手，指出了做好电子档案管理的若干措施及重要意义。

一、电子档案管理中存在的问题

（一）电子档案的原始性问题

对于纸质文件来说，内容的原始性依附在形式的原始性上，其字体、笔迹、图像和印章等显而易见，内容的真实性容易识别，人们可以借助形式的原始性来鉴别内容的原始性。而电子档案的原始性是不易判断和确认的，在由实态变为虚态电子档案的过程中，已经完全没有了这种“原始形态”，其生成时的状态与传输和接收时的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。[2]

（二）电子档案的真实性问题

电子档案极易失真，如在将纸质档案转换成电子档案的制作流程稍有差错即可造成档案信息失真，电子档案的真实性问题伴同其生命的自始至终。因此，保持其真实性是一个持续不断的过程，电子档案信息“出错”的几率和机会远高于传统纸质档案，电子档案被原样拷贝，乃至被改动后可不留印迹。……