环保高效之无纸化办公的探讨

文/中国兵器工业导航与控制技术研究所　胡国金　蔡红英

环保高效之无纸化办公的探讨

文/中国兵器工业导航与控制技术研究所胡国金蔡红英

随着我国经济实力的不断增强，人们生活水平也得到了极大的发展，如何在科学技术发达的时代背景下，利用无纸化进行办公，让其达到环保高效的积极作用，是社会和相关部门面临的一个重要课题。同时，使用无纸化办公模式也是符合国家节能的发展理念。本文就高效环保无纸化办公的意义、无纸化办公实施现状以及推广环保高效无纸化办公的有效策略等方面进行了分析。

环保；高效；无纸化；办公

随着科技的不断发展和创新，无纸化办公不仅满足快速生活节奏的需求，还能提升人们的环保意识，所以逐渐应用到各个领域中，受到了广大人们群众的喜爱。无纸化办公就是指在日常工作过程中，不利用纸张进行相关业务的记录，利用现在发达的网络技术，达到工作上的沟通和进行，在很大程度上减少了日常的打印工作量，减少了对纸张的使用，省去传真等相关步骤，利用网络的快捷、高效的优势，随时随地进行沟通，灵活性极强。

一、高效环保无纸化办公的意义

随着人们环保意识的增强，生活节奏的加快，使得无纸化办公得到了极大的发展和实行。无纸化办公在很大程度上节省了工作时间，提高了整体的工作效率，让日常工作各个环节加强了联系，对于纸质文件中出现的一些漏洞能够进行完善，保证了文件的安全性和信息数据的真实性，同时，无纸化办公模式利用网络信息技术对文件数据信息进行传递和分类保存，节省了对打印纸张的使用，而且也节约了打印时间以及下级向上级传递的时间，提高了人们日常的工作效率。

高效无纸化办公模式，在一定程度上规范了日常工作流程，优化企业内部的管理结构，将工作责任制度落实到每个员工身上，避免拖沓工作等情况的出现，同时，对于日常工作中出现的问题能够及时查明原因，防止出现推脱责任的现象，降低工作效率。

无纸化办公是利用网络软硬件设施展开的，对于上下级之间沟通提供了便利的条件，能够保证信息传递的真实性，减少中间不必要的环节，使上级的指令能够快速进行实施，而且也降低了成本，提高企业在同行业之间的核心竞争力，为企业稳定可持续发展奠定了扎实的基础。

二、无纸化办公实施现状

高效环保无纸化办公模式广泛地应用，很大程度上改善了我国资源紧缺的现状，提高了日常工作效率，有助于进行统一的管理。但是也存在一些问题，首先，大多数人没有从根本上了解无纸化办公模式，对其只停留在浅显的层面，认为其就是收发文件，但是，档案管理、信息登录、申请审批等相关工作都属于无纸化办公范畴内，导致有的企业单位没有充分利用无纸化办公的优势。其次，领导和工作人员没有认识到无纸化办公的重要性以及未来发展趋势，很多单位在传送文件时仍使用传统的纸质印刷打印，不仅降低了工作效率，还增加了单位管理费用等方面的支出，不利于企业单位未来稳定可持续的发展。最后，高效环保的无纸化办公也需要随着时代的变化进行创新，对其中的软硬件进行及时更新，保证能够适应社会经济体制的发展，对传递信息的安全性也要不断地完善，减少网络病毒的侵袭，给人们提供一个高效环保安全成熟的无纸化办公模式。

三、推广高效环保无纸化办公的有效途径

无纸化办公的逐渐应用，既顺应国家节能理念的必然趋势，也是帮助人们适应快节奏生活的有效途径之一。

（一）管理层和工作人员应该给予足够的重视。无纸化办公模式的实施和推广，在很大程度上取决于企业内部管理层的重视程度，所以管理层应该充分了解使用无纸化办公的优势和未来经济效益，然后制定相关的规范性文件对办公过程进行规范和约束，同时，对工作人员进行无纸化办公方面技能和知识的培训，让员工高效地利用无纸化办公，提高企业整体的工作效率和水平。

（二）加大资金投入力度。在实行环保高效无纸化办公的过程中，应该配备完善的硬件、软件设备，给无纸化办公模式推广提供扎实的物质基础。对技术人员的培训、对软件进行更新、硬件设备定期维修等方面，加大资金投入力度，保证无纸化办公能够更好地服务企业发生的经济业务，提高企业的竞争力，更向现代化发展。

（三）完善无纸化办公的管理制度。在推广使用的过程中，也要有相应的法律法规对其进行约束，保证日常工作流程的规范性，同时，将安全责任制度落实到每个员工身上，防止出现失误时，无人承担，增强他们的安全风险意识，从根本上减少无纸化办公利用网络传送文件产生的问题。

四、结束语

运用环保高效无纸化办公，不仅是顺应社会现代化发展的必然趋势，也是提高企业核心竞争力的有效途径之一。同时减少了对纸张打印的浪费，提高了日常工作的管理效率，为企业未来稳定可持续发展奠定了坚实的基础。

[1]“无纸化办公”促环保与高效[J].办公自动化（综合版）,2014,45(2):11-11.

[2]王雪林.环保高效之无纸化办公的探讨[J].中国信息化,2012,46(16):239.

[3]“无纸化办公”不只是“无纸”香格里拉酒店新举措令客房预订环保又高效[J].今日印刷,2014,58(3):72-72.