推进公证档案规范管理常态化

文/福建省泉州市刺桐公证处 许丽丽

推进公证档案规范管理常态化

文/福建省泉州市刺桐公证处 许丽丽

公证档案管理本身是存在问题的，但在社会上的跌跌撞撞，让这个体系一步步的更新和完善起来。这篇论文主要就是讲公证档案管理的具体含义和其存在的价值意义，希望这篇文章可以对公证档案管理的工作者一个很好的启发和参考。

公证档案；管理；常态化

一、公证档案管理基本要求

公证档案管理是一门科学的管理艺术，然而国家层面还未对它做到整体性的规划和条文制约的模式，所以根据国家档案局制定的《机关档案工作条例》和《关于机关档案保管期限的规定》以及公证机关的实际情况，在1988年3月18日司法部、国家档案局发布《公证档案管理办法》，因此我们对公证档案工作也有了更系统的基本的认识。首先要做好档案真假的确认工作；接着将所有档案规整保存备案，以确保在查找、交接过程中的完整性；最后还要积极配合相关行政、当地监管部门的检查，除此之外领导交予的相关的其他工作也要按时上交。

二、分析公证档案管理工作存在的问题

人们生活水平在提高，生活质量也越来越有保障，公证档案管理工作对于大多数人来说并不陌生。但是公证档案管理过程中人存在大大小小的问题，制约着工作业绩，导致整体的发展水平跟不上现代社会的步伐，品牌效应逐渐下滑。

（一）公证档案管理的体制缺陷。目前由于我国政府没有在条文上明确管理的制度规定，所以每个角落的公证档案管理工作都表现出混乱的状况，不能够及时的规整档案资料，很多资料丢失不能找回，现有的档案中也出现众多差错，甚至出现档案资料外泄的现象，大片区的公证档案被人偷走而没有详细的惩治方式，这都表现出体制的缺陷以及完善的必要性。

（二）公证档案管理的设备相对落后。如今计算机和互联网进入社会的发展进程，但在进行公证档案管理工作中还有进行手动记载的现象，这是管理落后的重要原因，不能与时俱进必将是要被遗弃的，所以我们要提升人员素质，大力发展科技。

（三）公证档案管理人才短缺。正如科技在进步，人民的素质也在不断提升。所以对于公证档案的管理者也要有更高的要求，积极地利用人资素质培养战略计划，加强文化熏陶，以便管理者在进行公证档案记录、规整、分析时做出正确的辨别，达到工作效率最大化。

三、对公证档案常态化管理工作提出的改进对策

（一）严把公证档案保管与销毁关。无论是公证档案的保存还是销毁都至关重要。首先要明确公证档案也有其寿命，可以长生不老的叫永久保存；需要保存60年的是长期保存；只有30年保管期的是短期保存。根据公证档案内容记载的重要程度、社会价值度、检查利用率等多方面，判断公证档案的寿命。像短期和长期保存期限到达，相关文档都需要及时销毁，管理人员要秉承公正、公开、合法的原则，严肃认真的按部就班的销毁公证档案，不得有半点差池也拒不触碰法律道德。

（二）严格遵循借调与查阅制度。公证档案不同于其他的档案资料，它涉及的范围极广、隐私及隐秘性极强、最重要的是很具有说服力。因此不管是管理人员之间的借阅、司法部、检察院、法院等法律机构检查或查看，还是相关单位企业和公民个人的借走和查看，都需要经过严格的审查批阅、认证和登记，并且还存在时间的限制，要在规定时间内及时归还。管理人员还要做到归还后的检查工作，如果有缺页、漏页、污染和破损的档案，就要做好善后工作，应当马不停蹄的追寻检查问题的出现源头。

现今社会在金钱上的认证更加一丝不苟，公证档案管理也涉及企业和公证机关的一定利益，如果在办理公证档案管理中，当事人和相关人员存在利益冲突和疑问，或者说在公司企业合作中出现，合约的变更和解除，这时候公证档案就显得特别重要了，问题处理的原则就是公证档案的相关内容，并且可以很大效率的提升矛盾化解价值，和公正价值。由此，我们也可以看出公证档案的重要性，它不仅涉及法律机构的公正性、企业之间的经济利益还涉及某个家族的财产权利的划分，这些都是相当隐秘的事情，更加凸显了公证档案管理者的任务，一定要严肃对待这份光荣的工作。

（三）逐步提高公证档案管理人员的专业技能。为了贯彻落实《中华人民共和国公证法》和公证机构体制改革更加深层面的研究，为公证档案设置专门的人员配置就越发重要，有上述的公证档案管理中存在的问题和他存在的重要性上，可以看出一个高素质的公证档案管理者是最基本的需求，这一最基本的要求也是提升公证档案管理效率必不可少的条件之一，我们进行公证档案管理工作的现如今方向：让社会发展的更和谐、更迅速、更公平；也是为了我们国家长久的发展、长时间持续下去，不仅是在科技还在经济方面更加超越。各级司法行政机关和公证档案行政管理部门要把公证档案管理者的培训作为星级重点来计划，为社会的进步做上最基本的一步决策。培训的内容要十分详细，包括整体培训和考核、发放相关证件等，在之后的岗位工作中实现“证件一体化和专业化”，为了确保公证档案管理的有效持久不间断地进行，我们要进行科学的规划和大量的人员配备，最大效率的实现管理人才培育的作用。

四、结束语

总的来说，公证的出现已经渗透到人们的生活中去，公证档案的管理也就显得更加重要，社会各阶层人员都希望公证档案管理能够得到充分的发展和壮大，更好地为全社会人士和企业服务。但是也正是由于公证档案大量的出现，使得公证档案管理中不足的地方更加明显，管理体制的缺乏，管理人员的素质水平低下等都很大程度的制约着公证档案的发展，为此本篇文章就是告诉和提醒相关岗位的人员要提升自身技能，更希望国家可以给以相关的政策支持，以确保公证档案造福社会。

[1]叶建强.推进公证档案规范管理常态化[N].中国档案报,2015-11-09(002).

[2]马顺述.地方立法推进教育考试管理制度改革的研究[D].山东师范大学,2014.