以利用者为中心的档案信息服务研究

陈 敏 张 晨



以利用者为中心的档案信息服务研究

陈 敏 张 晨

【摘 要】社会经济迅猛发展，人们对社会公众服务信息特别是对档案信息的需求量日益增多。如何在新的社会发展中提升公众服务能力，和如何在新的形势下提高档案信息的公众服务性，是当前档案信息服务部门所面临的一大问题。提升档案信息服务质量，加速对档案信息的改革，不断促进社会经济更好更快的发展。

【关键词】利用者 档案信息 服务

社会的进步，经济的发展。21世纪，随着知识经济的到来，信息资源已成为一种重要的经济资源。档案信息也越来越多地被应用在社会公众服务方面，以公众为中心已成为世界各国档案管理工作在档案信息服务实践中普遍遵循的宗旨。根据社会日益扩大的需求和档案信息工作的特点，在档案信息服务的思想观念和措施途径等各个方面的大力开展改革行动，是社会经济发展的需求和实现档案管理功能创新发展的诉求。

一、档案信息服务“以利用者为中心”的意义

随着信息时代的到来和网络通信技术的快速发展，人类社会已经步入到信息社会。对社会各种信息的公众服务的要求也就越来越多。档案信息服务，作为信息服务的一个重要组成部分，其服务性的应用与开发，符合了现代信息化发展的要求，档案信息资源的公众化和信息资源的网络化，对我国社会主义精神文明和我国的经济社会发展具有重要的推动作用。档案信息，是公众资源的一种，决定了档案信息服务对象应当满足广大公众。

传统的档案信息由于其面对公众的狭隘性，随着社会发展和信息化程度的提升，越来越多地人们意识到作为社会成员，每个人都有自由平等获取利用和传递信息的的权利，而档案信息资源作为公众信息资源的一种，理所当然地应该面向社会社会公众进行服务。以及为方便档案用户利用各种档案信息资源，满足用户的需求，档案信息服务部门应该充分利用各种技术和手法对档案信息进行资源的整合。充分利用档案价值，从而适应社会经济快速发展的需求。

二、档案信息服务现状

（一）思想理念的滞后

思想理念，是客观存在在人脑中的反映。由于我国长期以来形成的固有思想观念，把档案馆看成是国家的机要部门，把档案馆看做成是一个封闭的机构，一个神圣的地方，而不能够随便向公众开放。这种封闭性，导致了长期以来档案管理工作人员思想的局限性。在管理上墨守成规，在服务上与当前社会发展的形势极不相称。在档案信息管理过程中，过于单纯强调档案信息的管理工作，而忽视了知识经济时代的服务性。对档案的管理上，过于强调档案信息的隐私保密性，忽视了档案信息的资源共享性。在相关档案信息的保密性和机要性方面，大多数档案管理人员认识不清。这些保守的思想认识和片面的管理思想体系，阻碍了档案工作改革画的进程，不利于社会经济发展的进步。

（二）档案信息资源缺乏

目前，在公众的档案信息资源网站体系，我国档案信息资源，包括文字档案、音像档案等资源严重匮乏。公众档案开展的档案信息资源信息服务的前提和基础就是拥有丰富的档案信息资源。目前，档案信息资源的建立，主要靠政府档案信息资源的存储和企事业单位对所在职工信息资源的存储。广大档案信息资源的收集工作远远不充分难以满足社会发展的现实，建立个人档案资料，完善个人档案体系，是当前经济形势下的一大必然要求。

（三）档案信息的文献检索和服务方式的不完善

当前，在我国档案信息的资源建设、服务的内容和服务深度方面，还不够完善，在客户服务上缺少必要的交流与合作，所以导致在档案信息资源的编排上缺乏统一的标准，没有形成完善的档案文献检索服务网。检索条件过于简陋，检索词非常模糊不清，导致了在档案信息资源的检索方面不准确，大大影响了使用者的工作效率。在档案信息的咨询服务方面，缺乏相应的监管，固有的官僚思想还在一定程度上影响着服务理念和服务的思想，很多时候的档案信息资源的咨询形同摆设。严重影响了档案信息资源使用者的参与度和热忱。

三、满足档案信息“公众化”的可行性措施

（一）加强档案管理人员的思想转变

在现在档案信息服务的改革上，应该加大提升档案管理人员的专业素养，加强人员的档案信息专业方面的培训和学习。在档案文献的资源管理上，做到分类细致，明确档案文献资料的分门别类，把现存的文字文献档案利用高科技的电子扫描技术进行处理。建立一个系统、专业、完善的档案服务管理平台。

传统思想的重管理、轻服务的思想与现代知识经济迅速发展的现实存在着很大的差距。所以，在档案文献服务管理上，应当转变思想，把档案管理人员转变成为有着服务意识和服务理念的新型社会服务人员。解放思想，改变固有的思想体系，转变自我思想观念。同时，大力档案管理人员的道德品质素养的培养。

（二）档案信息资源服务方式的转变

在档案信息资源的服务上，应做到档案文献信息资源以利用者为中心，关注人民群众所关注热点问题，提供与民生密切相关的档案信息，让更多的民众通过正确途径表达自己的意愿。同时，做到主动宣传，并在某种程度上加大宣传的力度，使普通群众和文献档案的利用者了解档案信息的查找途径。

在档案文献信息资源的整合过程中，做到以利用者为中心。通过各种媒介，如报纸、影视传媒、电子计算机等多种方式为载体，扩大档案文献信息资源内容的多元化趋势，扩大档案文献信息资源的大众化趋势，力争让每一位社会公民都能够得到满足，根据不同知识文化层次民众对档案信息资源的需求程度的差异性，在对档案信息资源的资源整合方面，予以区分对待。争取在档案信息资源服务方式质的改变。

（三）在档案信息资源的服务模式和服务机制上的改变

为了能够最大限度的满足用户的个性化需求，在整个档案信息资源的管理过程中，加强个人数字档案建设。数字化的个人档案管理服务模式，有助于整体推动档案信息资源的个性化的服务理念。个人数字档案管理系统，把个人整体的资源档案信息输入计算机，建立个人账户，在用户使用过程中，可以全面直观、清晰的展现出个人的各种文献档案信息资料。访问的个性化设置内容和表现形式，最大程度满足信息用户的需要，并真正体现了以用户为中心的集成服务要求。

（四）开展个性化的档案信息咨询服务

档案信息资源的服务，在用户实际使用中，针对特定用户新型个性化的定制服务和咨询。个性化的要求应做到以顾客为中心，主动推送档案信息，从服务的内容和服务的范围都彰显个性化的要求，并随着用户的要求，而不断进行档案信息服务的改善和跟进。在档案信息咨询方面，针对特定的个性服务和要求，对用户提供各种形式的咨询和服务。现代意义上的档案信息资源服务，更多的是趋向于网络档案信息的服务和咨询，所以，在档案信息资源建立应该加速网络化、数字化和知识化的投入。特定用户的个性化咨询服务形式多样灵活，既不受时间和空间的限制，又可进行档案信息的专门性咨询与服务。随着社会发展，这种特定的个性化服务体系，一定会给越来越多的用户提供更专业、更系统、更优质的服务。

加速档案信息资源的网络建设和健全，加速提升档案信息资源管理人员的服务理念，更好地为广大档案信息资源利用者提供满意的服务。这不仅是新的经济形势下的生活和生产的发展要求，更是建设有中国特色社会主义经济和实现伟大中华民族各项事业蓬勃发展的实现民族梦的新的要求。

参考文献：

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[2]赵屹,陈晓晖,方世敏.Web2.0应用:网络档案信息服务的新模式——以美国国家档案与文件署(NARA)为例[J].档案学研究,2013(05).

[3]孟英,李剑华."以人为本"做好档案利用信息服务[J].兰台世界,2006(10).

（作者单位：四川医科大学档案馆）