新时期高校办公室管理存在的问题及其对策探析

2016-11-26 08:42沈阳大学陈娟娟黄英婉
办公室业务 2016年3期
关键词:行政化管理人员办公室

文/沈阳大学 陈娟娟 黄英婉

新时期高校办公室管理存在的问题及其对策探析

文/沈阳大学 陈娟娟 黄英婉

本文在阐述推进高校办公室管理必要性的基础上,从宏观和微观视角提出高校办公室管理中存在的问题,并在此基础上有针对性地分析了推进高校办公室管理的对策。

高校办公室;管理;以人为本;去行政化

一、新形势下推进高校办公室管理的必要性

(一)“以人为本”办学理念的宏观要求。国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020)提出要坚持“以人为本”的办学理念,同时,在高素质人才培养工程中也提到建设一支高素质、创新型教育人才队伍,以完善人才管理体制。这就要求高校领导在行政管理中,要将教育管理人员置于管理的核心位置,确立主导地位,塑造和谐环境,注重人文关怀,通过沟通协调管理目标来调动教育管理人员的积极性与创造性,以提高教育教学质量的高校内涵建设。

(二)提升高校办公室管理人员综合素质的内在要求。高校办公室作为重要的行政组织机构,主要围绕高校整体部署和中心工作,负责日常管理的综合协调、重要工作的督促落实等工作,发挥着承上启下、联系左右、协调各方的桥梁和枢纽作用,拥有服务、协调、参谋、督办四项职能,具有其他部门不可替代的作用。高校办公室工作的特殊性和重要性对办公室管理人员的思想觉悟、业务能力、职业道德等综合素质提出了更高要求和巨大挑战。

二、新时期高校办公室管理中存在的问题

(一)宏观管理不完善。1.管理运行机制不健全。在实际工作中,高校办公室管理工作往往处于被动状态,管理人员缺乏工作的动力、热情以及对工作的敬畏之心,工作效率不高。究其原因,主要是缺乏一套健全的管理运行机制,难以形成一种有效的竞争机制和淘汰机制,缺乏自我评价标准和工作业绩评估制度等,导致管理人员工作积极性不高,办事效率低,严重影响了办公室的管理效益。

2.管理方式缺乏创新性。随着科教兴国战略的实施和高校教育管理体制的改革,高校逐渐由社会边缘进入社会中心,高校与政府、社会、企业联系日益增多,因此,高校办公室业务范围也在不断扩展,这就要求高校办公室管理能够做到与时俱进,开拓创新。目前,高校办公室管理方式大多是在长期工作中逐渐形成的固定模式,工作靠会议、靠文件、靠指令,忽视管理者自身的创造力和抽象思维能力。

(二)微观管理人员综合素质不高。1.服务意识淡薄。高校办公室工作既具体又繁杂,在沉重的工作压力之下,有些高校办公室人员易出现服务意识淡薄、工作态度不端正、工作应付过关,或将工作像推皮球一样,能推则推,缺乏勇于承担的精神,甚至出现“门难进、脸难看、话难听、事难办”的现象,官僚作风严重。

2.业务能力不强。高校办公室工作的特殊性和重要性,对高校办公室工作人员的业务能力提出了更高的要求。业务上既要了解国家的政策方针和学校的相关政策,又要具有较强的沟通、协调和应对突发事件的应变能力,还要具有熟练使用电脑、传真机、网络等现代化设备的能力。目前,高校办公室工作人员大多数是从党政机关、教师、辅导员、教辅人员中抽调,或是留校的本校毕业生,都未经过专业的培训,业务水平参差不齐,这些都不同程度地制约办公室作用的有效发挥。

三、推进高校办公室 管理的对策

(一)完善运行机制,调动工作积极性。第一,实施竞争机制,可根据岗位空缺情况,通过设置严格考核程序,包括资格审查、笔试、面试等环节,面向社会公开招聘。同时,可设置轮岗制度,最大限度地激发管理人员的工作潜能。第二,完善奖励机制,实施绩效考评,将绩效考核、绩效工资和年度评优相结合,真正做到奖惩公平,调动工作人员积极性。第三,引入淘汰机制,对于不作为、工作拖拉推诿、不能完成绩效考核的管理人员,可根据情节严重程度,调离本部门,调入后勤等附属机构或直接解除聘用关系,以改善部门工作氛围,提高工作效率。

(二)创新管理方式,逐渐施行去行政化管理。在管理方式上,突破以往的工作靠会议、靠文件、靠指令模式,在坚持基本原则的基础上,创新管理方式,积极发挥管理者自身的创造力和抽象思维能力,善于发现新的问题,提出新的见解。另一方面,应避免行政过多的干预学术研究和教学管理,逐渐实行去行政化管理。

高校行政化是指高校像行政组织一样依靠行政命令,行政权力全面支配组织的决策和管理。过度的行政化管理将制约学术研究和教学管理的顺利开展,阻碍中国特色现代大学制度的完善和推行。

(三)增强服务意识,塑造和谐环境。高校办公室属于窗口服务单位,办公室工作人员的一言一行,一举一动都代表着学校的整体形象。在办公室管理工作中,增强服务意识,树立“以人为本”的服务理念,注重对人性的理解,做到尊重人、关心人、爱护人、教育人。作为学校领导,要注重对下属工作人员的人文关怀,把握下属的工作进展、生活状态和心理情绪,让下属体会到领导的人文关怀;作为办公室工作人员,要端正态度,不仅对领导积极主动,更要对教师和学生做到服务周到热情,塑造一个和谐向上的工作环境。

(四)加强业务能力,提高管理效率。第一,在思想作风建设方面,应不断加强政治理论学习,提高思想政治道德修养,保持优良工作作风,以高度的政治责任感与使命感去做好各项工作。第二,在业务能力培养方面,应加强专业技能培训。通过持续的培训和“干中学”相结合的方式,增强工作人员的组织沟通协调能力、应变能力、文字编辑表达能力以及现代化办公设备的熟练使用能力,提高办公效率。

[1]严发萍,赵琦兰.高校去行政化与以人为本理念关系探析[J].赤峰学院学报,2014(11).

[2]孙平."高校去行政化"命题之反思[J].教育考试,2010(5).

[3]赵丽娟.新时期改进高校管理的创新思考[J].前沿,2013(10).

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