工程项目档案信息化探索

文/深圳市前海开发投资控股有限公司 梅园；广东省粤科金融集团有限公司 廖勇

工程项目档案信息化探索

文/深圳市前海开发投资控股有限公司 梅园；广东省粤科金融集团有限公司 廖勇

在信息时代，工程项目档案若还停留在传统的档案管理那一套路上，必将阻碍社会经济的快速发展。因此，在科技信息技术发达的今天，工程项目档案信息化势在必行。本文主要对工程项目档案信息化建设的一些有效策略进行探索，供同行借鉴参考。

工程项目；档案管理；信息化；档案数据库

在科技信息技术发达的今天，如何对档案管理工作进行信息化管理，是每个单位都较为关注的主要问题之一。由于建设项目繁多，传统档案管理方式无法满足其需求，并常常出现遗失的现象，造成不必要的损失。如实现档案管理信息化，让档案查询更为快捷，准确。从而节约了人力、物力。工程项目档案管理工作具有数据繁多、信息量巨大、工作要求严格等特点，按照传统档案管理方法，无论在管理、查询方面，都会浪费众多时间，效率非常低。传统档案管理方法采取的是投入大量人力物力，耗费大量时间，往往成效甚微。而采取档案信息化模式，管理人员可以减去一大半，产生的效率却比传统的档案管理方法高出好几十倍。这是工程项目档案管理的发展趋势，事业单位或企业单位可以通过档案信息化进一步提升工作效率，从而高质量地完成工程项目建设。

一、实现档案管理信息化建设的必要性

工程项目档案能综合地反映出该项目的所有资料，如上级部门审批的文件、征地或安置等文件的签署、项目的施工所使用的材料质量证明文件等等重要文件。具有以下特点：1.一次性，项目从始到终属于一次性操作，只有一套。2.确定性，整个建设过程真实记录。3.实用性，建设项目真实情况保存及应用价值高。在同类项目中可以提供依据。

但是传统档案管理模式存在许多弊端，如传统档案资料为纸质，放置时间久了之后便容易字迹模糊不清、腐烂、虫蛀等状况，导致档案无法正常使用。另外传统管理模式效率非常低，找档案耗时间。而信息化建设可以有效解决这类问题，具有效率高且排序、分类、查询非常便捷的特点，当然信息化也面临着建设项目档案的信息安全问题。

实现档案信息化意味着和传统的档案管理模式告别，自然也要运用到计算机技术。因此，要科学有效地管理档案必不可缺的就是信息化技术，因为它不会因为时间而发生任何变化，可以有效地进行档案分类、排序、查询等，无须耗费多余的人力和物力去查阅档案。

任何单位的领导在制定管理决策或平常的管理工作都需要以档案信息作为依据，档案信息的真实性直接影响到其管理决策正确性。因此可以看出档案信息真实及完整性非常关键。档案信息化建设可以更加充分地体现档案的作用，通过档案信息化可以在互联网上认证个人信息，让需要使用档案的人可以方便快捷地调取，而不必要到档案管理局去查阅。而对于档案管理者来讲，档案信息化建设可以节约时间，减少了很多的人工操作步骤，提高了工作效率。信息化主要以计算机为主，互通互联网，让档案的资源信息在各个地方均可以通过认证个人信息进行调取，更好地为人们提供社会服务，具有非常重要的应用价值。

二、档案管理信息化建设的策略分析

（一）不断提升档案系统整体水准。档案管理系统的信息化建设，前提是要实现信息资料集成化，并贯穿整个管理系统。系统的关键节点要衔接得当，不能断层，造成资料数据的丢失或查找困难。档案管理系统一般都有几个关键节点，必须重视这些节点出现的问题，一旦出现节点问题，资料的完整性、安全性容易受到攻击，甚至影响到整个档案管理系统的正常运转。有些节点比较容易操作，可以很快见成效，而有些节点不易操作，见效不像预期那么快。这个与单位的管理基础是否良好有关系，管理基础好的单位在信息化建设方面速度都比较快，因此可以在该单位进行试点，收到效果后进行大范围推广。当然也有可能有一些节点无法融入整体系统中，则需要继续做出改进。

（二）确保档案信息管理人员业务能力符合档案信息化建设要求。信息技术日新月异，为竞争对手及不法分子提供窥探工程项目档案的机会，工程项目档案信息化存在不安定的因素，如没有配备足够的信息管理人才进行档案保密工作，导致档案外泄的风险非常大。而现有人员一直以来都是采用传统的档案管理模式，对于当今信息技术不大了解，计算机操作技能不够熟悉，档案管理知识比较陈旧，与目前的信息化改革存在较大的出入。笔者认为可以通过以下途径解决：1.高校应该根据当今时代的发展趋势对档案管理专业教学进行改革，调整教育的内容及方法，培养未来所需要的管理人才。2.对目前从事的档案管理人员进行职业培训，按照现行的档案管理模式，加强素质及技能培训。3.引进专业的档案管理人员，对目前单一的管理现状进行改革创新，通过具备现代档案管理技术人员对档案管理信息化建设提供优质的保障。

（三）加强现代化信息技术培训。档案管理信息化建设对档案管理者提出了更为苛刻的要求，档案管理者在提高计算机应用技术的同时，也应提出软件各个功能的灵活应用技能，根据工程状况及档案管理特点提出信息化的改进建议，让整个工程档案管理系统真真正正发挥其作用，只有如此，化建设阶段，此类档案管理者对企业的档案管理系统的正常运行尤为重要。

（四）为档案管理信息化建设提供技术支撑和充足资金。

档案管理人才和相关技术资金是档案信息化的必要前提。1.加强档案管理信息化的资金支持，配备各种档案管理专门处理档案信息的计算机及系统软件，对当前的系统进行更新升级。2.提供技术支持。地方财政专项资金应大力扶持企业的档案信息化建设所需的资金。3.重视档案管理信息化的安全问题，档案管理信息化建设面临的一个问题就是一旦有漏洞，容易受木马攻击。因此，加强软件定期查杀病毒技术，应用各种监控技术，防止出现漏洞。

（五）实现档案数据库资料的应有价值。根据国家对档案信息化管理的要求，并实事求是地根据各个地区档案管理系统的实际情况进行研发管理系统，保证传递信息的共享。对于自行研发或购买管理软件的单位，应遵守以下要求：

1.管理系统的软件应具备统一的标准，目前为止，管理软件采取开放形式，这样，也就创造了档案管理系统的独立性。所购买的设备要按照国际标准，这样才能确保在任何环境下都可以应用，应用具备互联性的网络，这样才能保证信息的快速流通；2.在经济允许的条件下，管理系统软件选择最为先进的系统，当然也需要考虑是否符合实际的档案管理业意周期性，不能频繁更新换代，尽可能用最小的成本投入获取最大的经济效益，达到符合信息化建设的要求，减轻财政负担。

三、结束语

在信息技术改革创新速度迅速的今天，档案管理者也面临着更大的挑战，如何面对信息技术带来的安全问题，快捷方便地提供服务要求。档案管理人员对于档案信息化建设的总体要求需要用心去领悟，并在实际工作上不断努力落实，档案管理机构应当在软件和硬件两方面为信息化建设做好准备，同时引进更多专业人才，积极提高现有人员能力水准，才能使工程项目档案管理工作效能真正实现突破。

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