信息化条件下如何提高档案管理水平

文/福建省宁化县淮土镇人力资源和社会保障事务所 丁春华

信息化条件下如何提高档案管理水平

文/福建省宁化县淮土镇人力资源和社会保障事务所 丁春华

随着科学技术的飞速发展，人类社会已步入信息化社会。信息化社会的到来，给档案管理工作带来了新机遇与挑战。因而，积极探究信息化条件下档案管理水平提升策略，具有重要社会意义。基于此，本文分析了档案信息化的特点，并提出几点管理建议，以期能促进档案管理工作地更好开展。

档案管理；信息化；智能化

在信息化技术广泛发展的今天，传统档案管理方式已无法适应数字化信息管理需求。信息化条件下，如何改善档案管理工作、提高档案管理水平是相关从业人员面临的新课题。

一、档案信息化的特点

（一）信息存取自动化。在档案管理中积极应用信息技术，能有效实现信息自动化存取，促使纸质资源数字化、电子化，进一步提高档案工作效率。

（二）档案资源开发智能化。信息化条件下，先进科学技术取代传统档案工作方式，管理人员无须花费大量精力、时间处理琐碎工作。科学技术能够使档案管理工作人员在繁琐的工作中解放出来，从而有更多精力投入档案资源开发中去。与此同时，在信息化技术支持下，档案资源开发向着深层次、高水平、智能化发展，以便更好地满足不同角度、不同层次读者需求。

（三）数据资源共享。在信息化社会，因特网普及与网络技术的发展使得数据资源获取、共享成为现实。在世界各个角落，人们均可通过计算机访问数据信息资源。在这种环境下，数据档案馆、档案信息系统应运而生，进一步提高了数据资源的共享程度。

（四）信息服务社会化。档案管理工作的最终目的是服务群众、实现信息资源社会化。为此，新形势下，推进信息化进程即在于建立信息共享平台与基础设施，进而实现信息利用社会化、信息服务差异化。

二、信息化条件下提高档案管理水平的措施

（一）全面提高档案管理人员综合素质。在信息化社会，必须全面提升档案管理人员综合能力，积极打造专业、高素质档案管理工作团队，致力于打造一批熟悉馆藏资源、信息素养高、写作能力强、历史文化与网络技术丰富的档案工作人员团队。利用强大的人力支撑为档案管理工作开展提供技术与智力支持，全面推动档案管理工作的顺利开展。同时，档案管理人员必须与时俱进，积极转变思想观念，真正认识到信息传播在档案管理中的重要作用，深入开发、利用档案资源，全面提高自身技术与知识储备，掌握档案管理工作特点，切实提高自身现代化技术操作能力，努力将自己打造成社会急需的“复合型”专业人才，更好地致力于档案管理工作。

（二）强化信息系统建设力度。在信息化条件下，应进一步强化信息系统建设力度，建立健全档案管理信息系统，建设以网络传递与计算机管理方式为主的新型档案管理模式。对此，笔者建议从以下几方面入手：1.规范并改进信息化条件下档案管理基本工作流程，促使档案管理与信息化需求两者相吻合。2.结合档案管理流程设计档案信息系统软件，促使档案管理信息化、科技化。3.强化内部控制策略，加强内部控制制度建设力度，从而促进档案管理各项工作顺利开展；4.充分抓住“电子政务”这一发展契机，将公开电子文件积极纳入信息化建设流程中去，进一步加快数字化信息建设步伐，有步骤、有计划地建设文件信息数据库。与此同时，要强化地方文件信息共享力度，积极建设地方共享信息网络。由于我国档案资料管理缺乏统一化标准，在开展档案管理信息化的过程中出现了软件使用混乱的情况，阻碍了档案资料之间的互通互联，影响了档案资源的共享程度。对此，应尽快对档案管理的范围和内容作出明确规定，针对不同的管理环节设置统一化管理标准，为实现档案资料共享提供良好渠道。

（三）加强档案信息安全性管理。随着互联网的普及与发展，电子档案范围、内容、数量迅猛扩展，随之而来的就是黑客攻击、病毒侵袭等问题。鉴于互联网的“开放性”，网络安全常常会受到黑客、病毒等侵袭，使得档案数据信息安全问题受到严峻挑战。因此，必须加强档案信息安全性保护力度，通过各种杀毒软件、定期检查计算机系统等方式，全面提高档案管理工作质量。与此同时，加强档案管理人员的安全素养建设，提高工作人员网络环境中识别信息安全的意识与能力，进一步拓宽电子档案保护领域。另外，还应加强档案安全管理体系建设力度，从而有效促进档案管理工作、档案信息化建设事业可持续发展。

三、结语

综上所述，在信息化条件下必须全面提高档案管理人员综合素质，并在强化信息系统建设力度的同时加强档案信息安全性管理，从多角度、多层面出发，使档案管理工作更好地适应信息化发展的步伐。

［1］代连英.浅谈信息化条件下如何提高城建档案管理水平［J］.中国科技纵横，2015（15）.

［2］王进朝.浅谈信息化条件下如何提高医院的档案管理水平［J］.健康必读旬刊，2012（11）.

［3］郑巍.简述信息化条件下如何改进档案管理工作［J］.赤子，2013（11）.

［4］潘晓露.关于档案管理信息化建设若干问题的思考［J］.黑龙江史志，2015（7）.