浅析文书档案管理中存在的问题及对策

梅州市梅县区广播电视台 林岭春

浅析文书档案管理中存在的问题及对策

梅州市梅县区广播电视台 林岭春

文书档案管理是企业、政府机关、事业单位、社会组织管理工作中重要的内容，管理水平的高低对文书档案的完整性和质量有着很大的关系。只有将文书档案的管理水平提高，才能实现文书档案的价值，但在目前很多事业单位的文书档案管理工作中存在着不少问题，需要档案管理人员制定相应的对策。

文书档案；档案管理；问题；对策

文书档案在各个单位中具有重要的价值，对单位的各项活动能够客观地反映，也是单位管理水平的直接体现，方便单位的管理层对企业的管理水平进行评价，从而找出管理工作中存在的弊端，进行科学的整改。在计算机信息技术迅猛发展的现代，文书档案管理也具备信息化的特点，而文书档案管理工作中存在的一些问题仍然需要管理人员加以重视。

一、文书档案管理工作中的不足

（一）事业单位对文书档案管理缺乏一定的认识。目前，在很多企业和单位中，文书档案管理人员对档案管理的认识并不充分，缺乏科学的认知，以至于在管理工作中没有加以重视，使得文书档案管理工作难以做到有序开展。造成这样的情况主要是因为档案管理人员认为该工作对单位的直接效益没有太大的关系，因此，在文书档案管理中过于懈怠。然而事实上，文书档案的管理对单位的良好发展是有着一定关系的。就是因为单位对文书档案管理没有充分的认识，所以在实施管理制度时就会受到各种因素的限制，阻碍了事业的可持续发展。总之，如果单位的领导仅仅注重眼前利益而忽视文书档案管理，管理人员也没有形成文书档案管理的意识，那么就会造成文书档案管理工作的低效率，对档案管理的质量造成严重的影响，管理工作就会出现各种不该出现的错误。

（二）文书工作和档案管理工作相混淆。文书工作和档案管理工作是两种不同的内容，但档案管理需要在文书工作顺利开展的前提下才能够有效进行。当前很多单位对这两个工作相混淆，并且没有做好这两个工作的协调管理，文书档案管理人员没有重视与文秘的工作衔接，以至于文书档案管理与文书工作相脱节，使得档案管理工作难以有序地开展，同时也一定程度上影响了文秘的文书工作。所以在对文书工作和档案管理工作的问题上，两者是相互联系的，档案管理人员只有正确认识到这点，才能保证工作质量。

（三）人员培训不足。人手不足是文书档案管理工作中普遍存在的问题，究其原因，主要是因为对这一工作重视不足导致的。为了解决人手不足的问题，临时补缺文书工作人员是大部分单位所采取的措施，但这些补缺人员缺乏系统性的培训经历，其上岗资格也未经考核，因为缺少专业的管理知识和基本的文书档案管理能力，并不能很好完成岗位工作，不能熟练进行分类、立卷等档案管理。而现有的工作人员也同样存在培训不足的问题，虽然这些工作人员在职时间较长，积累了一定的文书档案管理经验，但却缺少知识的更新与培训，一直沿用旧的工作方法，而一些方法已不能很好地适应新时期文书档案管理的工作要求。在信息技术时代，文书档案管理工作能够借助现代化的技术实施便利化管理，这就要求工作人员及时了解和掌握新的技术与方法，并将之应用于实际工作中，与自身的专业知识相结合更好地完成各项工作任务。但接受新的知识与技术对于部分老员工来说具有一定的难度，其思维方式与工作方法都不能快速地跟进时代要求，这就制约了文书档案工作的发展与进步。

（四）文书检索效率问题。手工检索与计算机检索是现阶段文书档案检索的主要方式，但大多数的情况下仍是以传统的检索方式为主，对文书检索效率造成了极大的影响。不少工作人员存在着认识上的错误，认为提升文书档案服务质量需要进行更多检索工具的编制。总而言之，没有能够很好地在工作中运用现代信息技术是影响检索效率的主要原因。

二、优化文书档案管理的措施

（一）提高对档案管理的重视程度。提高对档案管理的重视程度，需要在单位内加强宣传，通过各种灵活多样的方式宣传相关的法律法规知识，如《档案法实施办法》和《中华人民共和国档案法》等。积极调动库存档案资源并加以利用，通过宣传促使档案管理人员、各部门以及领导层认识这一工作的重要意义，从而重视这一工作，并加大对文书档案管理工作的支持，在年度工作重点中、在单位总体工作规划中纳入文书档案工作，增加经费支持。

（二）注重提升档案管理人员的综合素质。在互联网普及范围不断扩大与科学技术水平不断提升的情况下，档案管理人员应注重提升自身的综合素质，包括计算机应用技能、档案管理专业水平及信息素养等，以便能够适应新时代对于文书档案管理及利用工作提出的要求。例如，应注意根据档案管理要求鼓励管理人员参加继续教育，在必要的情况下可建立起定期培训制度，确保管理人员能够按照规定、有目的、有计划地参与继续教育，从而为专业素养及综合素质的提升奠定基础，同时提高档案管理队伍的工作质量。另一方面，应根据时代变化对档案管理工作提出要求加快信息化管理进程。管理文书档案的根本目的在于实现资源共享，并在共享档案资源的过程中充分发掘档案价值，进而为生产实践提供服务。为了能够使档案资源在最大程度上实现共享，则应注意加快信息化管理步伐。首先，应注意增加信息化管理的经费投入。其次，应注意根据文书档案的开发与利用现状配备充足的软件设施、硬件设施，以便为信息化管理的实现提供支撑。此外，应加快信息安全机制的建设进程，在保证档案信息处于安全状态的（三）完善管理工作环节。文书档案的管理工作涉及多个部门，为了提升管理质量，必须重视强化各部门间的沟通与联系。首先，管理人员应定期到基层单位与相关部门中收集档案资料，同时了解档案文件的处理情况，在发现问题的情况下需要及时进行指导与纠正，以确保能够从各基层单位与相关部门中收集到完整、齐全及真实的档案文件。其次，管理人员应定期与相关部门进行沟通，以有效掌控文书档案的收集、整理动向，以减少文书档案不及时归档、资料遗失等问题。除了做好部门间的沟通与联系工作外，还应注重对档案管理的各个工作环节进行有效完善，保证管理工作具有规范化的特点。例如，可以根据档案管理及利用现状聘请专业人员设计规范化管理流程，同时对管理小组的人员结构进行调整，以保证采用专业化与程序化的管理方法收集文书档案、整理文书档案及利用文书档案。

基础上实现资源共享。

（四）文书工作和档案工作规范化衔接。因为文书工作与档案工作密切相关，其质量直接关系到档案工作的质量，因此，提高档案的质量首先要提高文件质量。首先，文件的处理要按照规定和流程严格操作，科学分类后立卷归档，要做到这一点需要加强对有关人员对相关的文书处理流程的培训，提高其工作技能水平。其次，要注意细节部分的相关工作，比如文书的格式必须按统一的格式，纸张版式、材质以及纸面清洁等均要注意到，文件必须及时处理和归档避免遗忘、遗失等现象发生，要做到这一点需要工作人员具备高度的责任意识，并且养成良好的工作习惯。文书工作和档案工作两者规范衔接，不仅可以避免很多不必要的过失引起不良后果，也使档案管理工作的效率得到很大的提高。

（五）确保电子档案的有效保存和安全性。电子档案是应用计算机信息技术进行的，应用该技术可以大批量地处理文件，收集整理大量的信息，为文书档案管理工作的高效进行提供了技术条件，大大节省了管理文书档案所需的时间。但是必须确保电子档案的有效保存和安全性，首先，在保存这一块应该提高危机意识，注意及时保存文件信息，采取数字备份功能等，这样可以避免停电或者计算机突然发生故障而致使文件信息的丢失。其次，在安全性这一块需要计算机技术人员的参与，给计算机安装正规的防毒杀毒软件、防火墙，预防计算机受到非法攻击导致档案信息丢失、泄漏，确保电子档案的安全性。

三、总结

文书档案管理工作在政府机关、企事业单位等各项管理工作中均占有很重要的地位，因此文书档案管理工作的顺利开展意义十分重大。要顺利进行文书档案管理工作，首先要转变管理理念，提高责任意识和创新意识，并且有关的部门要相互协调、互帮互助，使文书档案管理工作能够高效率、高质量地展开，为企业、单位的长远发展和形象的提高作出贡献。

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