浅谈机关文书档案管理

文/广东省珠海市金湾区卫生和计划生育局 李月娇

浅谈机关文书档案管理

文/广东省珠海市金湾区卫生和计划生育局 李月娇

文书档案是对社会组织和党务行政管理的活动所形成的客观记录，在这个记录中包含了活动中所涉及的所有行政管理、财务管理、人力资源、业务发展等信息，主要的组成是由文书转换，最终以多样化的文字、图表、影像等形式存在的具有完整性和规律性的真实信息资料。因此文书档案对于机关单位来说，是反映其工作历程的客观缩影，又是管理建设现状的记录，在整个机关工作中发挥着不可忽视的重要作用。

机关；文书档案

文书档案是对社会组织和党务行政管理的活动所形成的客观记录，在这个记录中包含了活动中所涉及的所有行政管理、财务管理、人力资源、业务发展等等信息，其反映的是机关工作历程的缩影。这里面档案是文书的载体也是文书的内容精华所在，而文书则是档案形成的基础，也是档案的前身，对于机关单位来说，尤其是档案管理人员，机关文书档案的科学、高效率管理工作将对档案信息工作有着重要的意义，这也是当前档案管理中所面对的问题。本文就机关文书档案的管理展开研究。

一、文书档案的基础工作

机关单位的文书工作是档案中内容的一部分，也是档案管理的必要内容之一，文书工作主要内容包含了对文件资料的集中、记录、运输、交接、办理和重要信息资料的归纳整理。文书工作人员将机关的工作内容和活动内容以文件资料的形式经过管理形成系统性的档案，而档案的形成中，文件资料的书写内容、规范、资料的集中度、信息的真实性、书写质量等都是对档案管理有着深远意义的。档案管理是建立在文书的文件资料的前提下对信息内容进行二次归集、对内容进行分门别类的归纳整理，对信息的真实性进行鉴定，对资料内容进行保管，对数据信息形成统计资料，最后将所有资料进行编码并保存好，用于资料的调取中发挥其价值。文书档案的基础工作不单单是对本单位之间的活动资料，还要对其他上级单位、下级单位、平级单位的各个信息报表，公务活动等进行收纳整理，通过对信息的二次筛选和鉴别，以此不断地丰富本单位的档案内容和档案资源，把握住机关单位的不同阶段的工作内容和工作目标，从整体性和长远性两个方面来考虑档案工作，不断地完善档案信息功能。

二、文书档案的收集和整理工作

为了解决文件形成后的分散状态和利用要求集中的矛盾，对于文书档案的整理和文件资料的运转方向要时刻掌握，及时地对时效性文件资料进行办理完结，集中保管，防止因为工作疏忽而导致的资料遗失、错误，档案的收集工作的重要性要突出，无论是哪一个环节，档案的资料收集质量要得到保障，这是保证信息资料的真实性的根源所在，收集资料工作将对档案管理的归档率和完整性有着深远的影响，甚至是对整个文书档案工作最终的价值和档案信息所反馈出来的功能都有着决定性的作用。在机关单位的事务管理中，大部分的人物事件、活动事件、会议事件的有关信息、图表、影响等都需要以真实性的载体保留下来，这是文书档案工作的重点，收集、保存、记载，最后经过编码将其归类，放在归属的档案架中，形成有规律、查询方便的管理工作流程

三、进一步完善文书档案制度约束，推动工作的规范化

为了使机关的文书档案工作进一步地规范化、制度化，使档案信息管理工作受到行为约束，完善档案价值和功能，我局制定了《金湾区卫生和计划生育局文书档案归档范围和保管期限表》，规定了归档的文件材料是在本单位工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录、材料，在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的，需要贯彻执行上级机关、同级机关和下级机关报送重要的文件材料。还规定了不归档范围及文件材料整理归档方法、要求、分类和保管期限，文件价值不同归档的保管期限也不同（保管期限分永久、30年、10年），既杜绝不符合归档要求文件材料的产生，又提高档案质量。

四、提高档案管理员整体工作水平

要想进一步提升文书档案的管理工作效率和工作质量，发挥档案工作的价值，档案管理人员的自身业务水平是必不可少的。一是要有高度的政治意识和政治素养，机关单位的文书工作具有较强的政治性，其涉及相当一部分的信息有十分明显的政治内容，是机关单位的党群工作的重要记录，因此需要管理人员有着而高度的政治意识，能够甘守寂寞，敬业勤奋。二是要有高度的责任感，机关文书档案工作事关单位发展的核心，其中大部分的信息需要保密，规范，因此需要有责任心来约束个人的工作行为。三是要有强大的档案工作专业技能。档案既要有一定的理论基础，又要有一定的服务技能。提高档案的管理水平必须掌握一套科学的管理方法，能熟练地运用在档案的收集、整理、鉴定、保管和提供作用的工作中，必须加强档案管理员专业技能知识的培训，不断学习新知识、新技术，提高自身素质。

五、文书档案信息化管理

利用计算机档案软件整理文件可以事半功倍。档案员根据《文书档案归档范围及保管期限表》规定，按单位归档，按保管期限永久、30年、10年归档，输入档案软件系统，利用检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机信息化管理优势，提高了工作效率，节省了群众查阅档案的时间。

［1］李道逸.浅谈文书档案管理［J］.经济与社会发展，2008（01）.