数字化档案的信息安全问题和管理探讨

文/吉林省地矿勘察设计研究院 李兆丹；吉林省水文地质调查所 徐秀英；吉林省勘查地球物理研究院 宁宁

数字化档案的信息安全问题和管理探讨

文/吉林省地矿勘察设计研究院 李兆丹；吉林省水文地质调查所 徐秀英；吉林省勘查地球物理研究院 宁宁

在数字时代，档案管理数字化是档案管理的显著标志，档案管理安全在档案数字化管理中的重要性也不断凸显。文章首先分析了数字化档案信息安全问题，然后就如何解决这些问题提出了几点建议，希望能对档案数字化管理有所裨益。

数字化；档案；信息安全

数字化档案是档案管理与数字化技术的有机结合，所谓数字化档案即利用数字技术将档案信息进行数字化处理、归档和利用的档案资料。数字化档案管理、归档和利用要涉及的数字技术有计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、多媒体技术等。随着社会发展和科学技术水平的不断提高，档案数字化管理水平也有了质的转变，但是，安全问题始终是档案数字化管理必须面对的问题。

一、数字化档案信息安全问题简析

（一）计算机硬件故障。计算机是档案数字化管理的主要载体。虽说如今计算机水平更加高端，计算机系统的安全性也不断提高，但是，计算机硬件故障问题却始终存在。常见的计算机硬件故障有计算机板卡焊点虚焊、脱焊，连接导线断线，元器件损坏等。计算机硬件故障可能涉及的计算机硬件有计算机内存、显卡、CPU、主板和电源等。一旦计算机硬件出现故障，就有可能导致档案信息丢失或损害，还有可能给计算机带来更加严重的损害，给使用者带来较大的不便。这不仅会影响档案信息的使用效率，还会加重档案管理人员的工作量和工作压力。

（二）计算机软件故障。计算机软件是档案信息处理和存储的必要条件，计算机软件与数字化档案管理的关系非常紧密。随着社会的发展，人们对数字化信息系统的要求也越来越高，这对计算机软件开发者和档案信息管理者来说，都是不小的挑战。常见的计算机软件问题有软件的BUG、在低端RAM运行或磁盘空间问题，文件丢失、无法打开等。一旦计算机出现软件故障，计算机档案信息处理能力会大大下降，数字化档案的功效也难以发挥。不过相对于计算机硬件故障来说，计算机软件故障发生的概率相对较小。

（三）系统问题和病毒入侵。计算机软硬件在使用中存在很多的不确定性，计算机本身的不确定因素无法保证计算机软硬件在任何时候都具有兼容性，此外，系统内部产生的垃圾文件，也会造成计算机死机、蓝屏或者突然关机，致使数字化管理数据大量丢失。除去人为管理因素外，病毒入侵可以说是最常见的影响计算机正常使用的因素。常见的计算机病毒会借助非法链接、垃圾信息、关联软件侵入计算机，破坏计算机的保护性能。加上计算机病毒在预防和管理上都具有一定的难度，因此，病毒入侵也是档案数字化管理中人们最头疼的问题。

二、数字化档案信息安全管理策略

（一）完善管理制度。安全管理，制度先行。在数字化档案的信息安全管理中，我们要综合考虑各种因素可能给数字化档案带来的影响，建立数字化档案安全审查制度、安全管理制度，并针对档案管理人员和档案管理事项建立安全培训制度、岗位安全考核制度、岗位责任制，提高他们档案数字化加工、转换、管理技能，要求他们结合档案内容、保密级别进行档案分级管理、加密管理，做好档案信息防盗窃、防毁坏准备。此外，结合档案管理具体事项，档案管理部门还要完善信息档案安全操作规范、权限规范以及操作监管制度，从技术、使用者、操作等方面提高数字化档案的安全管理系数，对数字化档案整理、归档、管理、扫描、检查、存储、出库、利用各环节可能出现的问题进行事先估计，提高问题预防和应对能力。

（二）强化计算机安全管理力度。加强计算机安全管理，减少计算机软硬件故障可能给计算机带来的破坏，是数字化档案管理的重点。因此，档案部门在数字化建设过程中要加大基建投资，尽可能选择功能良好的计算机软硬件，尽量购买品牌计算机服务器，并对计算机硬件的兼容性、可扩展性进行严格审查，避免计算机在利用、升级时可能出现的软硬件问题。此外，档案部门还要加强计算机技术安全管理，定期更新计算机软件尤其是数字化档案的存储软件，运用先进信息技术提高数字化档案的安全性。以吉林省勘查地球物理研究院为例，该院档案部门就在访问认证、加密操作、防病毒系统上做出了积极努力，从而有效防止了非法信息和计算机病毒对数字化档案的破坏。

（三）提高管理人员的数字化管理能力。档案管理人员的专业素质，会直接影响到数字化档案管理的最终成效。因此，档案管理单位、部门要努力提高档案管理人员的专业素质尤其是数字化管理能力。这就要求他们首先从思想上重视档案管理人员的招聘和培训工作，严把档案管理人员招聘质量关，引进高素质的专业管理人员，以优化档案管理队伍的知识和年龄结构。其次，重视档案管理队伍培训，开展各种形式的计算机多媒体技术、网络技术、信息处理技术培训，定期组织档案管理、档案保护技术、档案文献编撰技能比赛活动，要求档案管理人员熟练掌握数据库技术、信息检索技术，提高责任意识和风险意识，减少工作的随意性和盲目性。

［1］陈越.数字化档案的信息安全问题与管理策略［J］.赤子（上中旬），2015（19）：231.

［2］高红.数字化档案的信息安全问题与管理策略［J］.黑龙江科技信息，2015（26）：183.

［3］周博姝.数字化档案的信息安全问题及管理策略［J］.民营科技，2015（09）：95.