论档案的数字化与媒体化建设

文/长沙环境保护职业技术学院人事处档案室 李扬

论档案的数字化与媒体化建设

文/长沙环境保护职业技术学院人事处档案室 李扬

随着科技的发展，档案的数字化与媒体化建设已经逐渐成为重要的发展趋势，大数据在档案管理建设当中的地位越来越显得尤为重要，它对于拓宽档案的管理工作，提升档案工作的效率，扩大档案宣传的影响区域以及增强档案原件的保存工作都有着非常重要的意义。文章就新媒体环境下数字化档案工作的意义进行分析研究，旨在为新的环境下的档案工作更好地开展提供一些可行性的建议和策略。

档案管理；新媒体；数字化

众所周知，档案是历史最原始的记录以及凭证，对于文化传承的作用是非常大的，也是社会实践工作的记录，它更是各类社会机构以及相关组织发展、决策的重要依据。因此，从这些方面看来，其社会功效也是不可低估的。

一、新媒体环境下数字化档案工作的意义

（一）拓展档案管理工作以及宣传方式。以往的档案管理基本上是一种粗放的人力管理，这种管理方式效率低下，工作量大、利用效率不是很高，也极少能够达到很广泛的宣传效果。而新媒体技术在档案管理中的不断运用能够很大程度上拓宽其管理方式，促使以往的单一的管理模式朝着多元化的方向发展，档案工作的形式以及其内容都得到了很大的丰富和发展，显示出了诸多比传统档案管理方式更多的优势和特性。数字化的操作使得档案管理的效率得到了极大的提升，不仅仅节省了诸多的人力、物力和财力，也能够方便档案管理的及时鉴别以及查阅等，而且通过网络等媒体使得档案的宣传方式得到了极大的拓展。此外，以往的那种纸质档案的查阅以及信息的获取是比较困难的，需要在卷帙浩繁的文库中慢慢地查找，耗费了很大的力气，而将档案信息由纸质转化为机读，更多的读者就能够根据自己的需要快速而有效地查阅到自己想要的档案信息。

（二）大力提高档案工作的效率。传统档案工作最大的缺点就是时效性较差。纸质档案的收集以及整理工作主要是通过档案管理人员收录、登记、建档、标注等途径开展的，这种方式十分的机械、单一且工作量较大。在查找档案的时候，必须由工作人员在众多的档案库中慢慢地寻找，这个过程十分地复杂和缓慢，十分地费时费力，效率也不高。数字化档案的管理则可以大幅度的缩短查找档案的时间，其查找卷宗的形式和方法也是多种多样的，档案管理工作的效率就会明显地得到提高，而且由于新媒体的交互性等特点，档案的宣传力度将会加大，宣传的形式也将会不断地更新，能够使得众多的读者找到自己需要的档案，极大地扩大了档案的影响效率。其实，所谓的档案数字化，就是要实现“无围墙的档案”，让更广泛的读者都能够足不出户，及时方便地找到自己需要的档案信息。

（三）扩大档案宣传的影响区域。关于档案的宣传影响效果，对以往传统的档案管理工作方式来说，它的主要的交流与宣传途径基本上以档案管理部门自身所创办的一些内部刊物为主，这种管理宣传方式虽然能够在其内系统之中部实现一定的集思广益，而对于读者的影响，受益程度却是非常有限的，主要就是限制在本地区、本机构之中。而数字化档案的推广以及运用，极大地拓展了档案宣传以及影响的区域，从当初较小范围的圈子当中解脱出来，将档案信息的开放性、公众性等优势展现得淋漓尽致，借此来不断扩大档案的社会影响力，进一步提高档案的自身价值。

二、新媒体环境下档案服务的策略

（一）创新档案服务理念，确立新媒体环境下档案媒体意识。要实现档案的数字化，就必须积极创新档案服务理念，而引入社交媒体进入档案工作和服务当中就是创新档案服务理念的一个表现。第一，应该积极创新档案服务理念，大力挖掘、整合以及创新档案资源，积极实现“以人为本”的新型服务理念，从服务大众的理念出发，坚持通过做好数字化档案工作为大众提供便利的服务。第二，大力提升自身的媒体意识，制定出一整套的关于数字化档案实施的方针政策以及一系列相关标准，努力搭建政府机构与档案管理机构之间的交流平台。

（二）调整档案管理机制，保证新媒体环境下档案服务效果。数字化档案的开展，需要改变以往的“自上而下”的档案行政管理模式，推动数字化档案平台的搭建。相关部门必须意识到数字化档案的重要意义和作用，适应现代化科技的发展，积极创新档案的管理以及宣传方式，大力调整档案部门内部的管理工作机制，努力通过数字化档案的实施为广大档案需求者提供便捷的服务。

（三）增强档案资源支持，夯实新媒体环境下档案服务基础。数字化档案的良好发展需要众多的档案资源的大力支持，首先，大力投入网络专题数据库模块的开发，积极强化档案资料的整理、汇编、检索、传递等工作，促进本部数据库平台与其他数据库系统的交流与互动。

三、结语

数字化档案工作必将是未来档案工作发展的必然趋势，必将得到更广范围的运用。新媒体时代，应该大胆实践，积极创新，对档案数字化具有充分的认识，进一步加强档案的数字化技术的创新，使得当前的档案事业与时代同步，努力促进我们国家数字化档案工作的迅速发展。

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