事业单位人事档案管理浅析

文/泉州市科技咨询服务中心 冯以珊

事业单位人事档案管理浅析

文/泉州市科技咨询服务中心 冯以珊

本文论述了事业单位人事档案管理过程中存在的问题，探讨提出解决方案，更好地发挥其应有的功能。

事业单位；人事档案；问题

人事档案是在组织人事管理活动中形成并经组织审查或认可的，记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时，都需要使用人事档案。事业单位的人事档案管理是对干部或管理人员在不同阶段的学习和工作情况的总结记录。随着我国人事制度改革的不断深入，管好用好人事档案，对事业单位及工作人员的发展至关重要。

一、事业单位人事档案管理现存问题

（一）管理意识不强。人事档案管理在事业单位的日常工作中是比较容易被忽视的环节，虽然增加了对档案工作的投入，但部分事业单位的领导和人事档案管理人员对这项工作的重要性认识不足，更有少数领导干部片面地认为人事档案工作只是档案管理人员的事情，轻档案重业务，档案管理意识不强，档案知识和档案法律法规意识严重缺乏，因而造成了人事档案资料残缺、保存方式不规范等现象的普遍存在，有些单位的人事档案材料仅有一套卷宗和目录，案卷质量较低，严重影响了人事档案的完整性。

（二）管理人员业务素质偏低。人事档案关系到个人的切身利益，是一项复杂细致繁琐的工作，对档案管理人员的业务素质要求比较高。但是由于事业单位的特殊性，一般单位没有配备专业的档案管理人员，大部分管理人员是抽调或是兼职，没有进行专业知识培训，因此对档案管理业务不熟悉，对档案资料的保密性管理不严格，容易影响到档案的安全性。

（三）档案内容单一。事业单位人事档案的采集工作存在被动接收，没有主动征集的情况，档案内容主要包括履历材料、学籍材料、组织关系材料、工资材料、任免材料、考核材料等，内容单一，无法全面反映一个人的工作能力和综合素质。此外，人事档案还存在纸质材料、综合档案、机关活动档案多，声像档案、专门档案、反映问题档案少的情况。

（四）管理方式落后。目前事业单位的人事档案管理方式主要处在传统模式，以管理人员针对实体档案管理的人工管理为主，要花费大量的时间和精力进行档案整理和归档，查阅档案过程比较繁琐，而且容易造成原始资料的损坏和丢失。对计算机管理方式使用较少。究其原因，除了档案信息化的硬件设备不够外，管理人员年龄偏大，计算机操作不熟练也是原因之一。

（五）档案内容封闭。一直以来，我国的人事档案管理制度基本上是在十分封闭的情况下运行。对个人政治态度、学习表现、工作业绩的“鉴定”，通常是由本人所在学校或单位的组织做出的，而且鉴定内容又多半不与被鉴定人见面，万一鉴定内容出错，会让这个错误一辈子跟随被鉴定人，无法改变这个鉴定结果。因此在大力打造人本政府的今天，建立以人为本、适度开放的人事档案管理体系，已经迫在眉睫，档案的封闭性已经到了非改不可的地步。

二、事业单位人事档案管理改善措施

（一）不断强化档案意识，扎实做好档案管理工作。首先要加强对人事档案工作的重要性、现实意义的宣传，尤其是主管领导对人事档案工作的开展起着重要作用，要争取得到主管领导的关注与支持，并将人事管理工作纳入日常工作计划，建立人事档案管理领导小组，加强对人事档案的管理和指导。其次要加强对档案管理人员的培训，加强其专业知识学习，提高文字和综合应用能力，不断学习认识档案管理软件知识和计算机知识。最后要动员和组织全体工作人员加强对个人人事资料的收集、保管、备份，便于人事档案管理人员的整理归档。

（二）加强信息化管理应用，提高使用效率。随着信息化时代的来临，熟练使用计算机，建立事业单位人事档案信息化管理平台是大势所趋。而传统的人事档案管理过程中，每年年底都会形成工资台账报表、干部任免表、绩效考核表等一系列的表格材料，对这些材料的收集、编号、归档工作，要耗费大量的精力，工作时间长，劳动强度大。因此，对人事档案管理实现自动化和网络化管理，充分发挥现有数据库的强大作用，将文字、图片、声像等材料转化成数据保存，在人事管理内部进行数据共享，使查阅者能够自行通过网络进行实时便捷查阅，可以极大地提高档案信息的利用率和管理人员的工作效率。现阶段我单位的人事档案已逐步采用网络化管理，将人事材料分类归档，做好表格设计并录入数据，后期有新增的人事资料能实现自动编号，批量管理，一劳永逸。档案使用信息化管理，不仅可以提高工作效率，而且可以确保人事档案资料查阅和使用过程中不丢失不损坏，保证档案信息不泄密。

（三）适当开放信息，提高公众的知情权。随着社会的进步，个人对档案知情权意识也在不断地提高，有条件地开放人事档案信息已是大势所趋。事业单位人事档案是对干部个人学习、工作经历的真实记录，个人有正当理由可以随时申请查看，单位应该尽量满足干部的查档要求；此外，对一些不涉密但是干部又急需了解的档案信息可以选择适当公开，凭个人的账号密码登录网络查看，既方便又满足干部的知情权。

三、结语

随着社会信息化程度的不断深入发展，事业单位人事档案内容将不断得到充实和完善，其功能也将不断得到强化和加深。科学合理地做好人事档案管理工作，对事业单位的发展将有极大的促进作用。因此，必须不断强化档案管理意识，加强管理人员的培训，加强现代化信息化管理应用，让事业单位人事档案更好地发挥它应有的作用。

［1］冯向阳.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战［J］.档案管理，2014（208）.

［2］李淑伟.浅议档案信息自动化系统管理［J］.经济研究导刊，2011（17）.

［3］谢亚曲.对当前事业单位人事档案管理的思考［J］.办公室业务，2014（6）.