如何做好医院档案管理工作

唐智慧

木兰县大贵卫生院

如何做好医院档案管理工作

唐智慧

木兰县大贵卫生院

医院档案记载了医院历史发展的过程，是医院管理工作中的一个重要组成部分。医院档案不仅涉及到医院本身历史发展的全貌，更涉及到广大人民群众就医看病的医疗档案资料，关系到人民群众的健康和医学科学的发展。因此，医院档案工作在医院管理中有着非常重要的作用。

一、规范管理，加强医院档案工作制度化建设

档案管理人员要主动学习和宣传《档案法》、《医疗事故处理条件》等法律法规，使领导及医务人员充分认识到档案在现代化医院管理中的重要性。一是将医院档案工作纳入医院的整体建设规划中，将档案建设工作贯穿于整个医院管理中，做到经常研究档案管理，及时解决档案工作中出现的问题，为提高档案管理水平创造条件。确定医院档案管理的职责范围，完善医院档案的收集、整理、保密、归档、利用、鉴定、统计、安全防护等各项制度，全面系统地促使档案工作步入规范化、制度化管理的轨道。二是通过认真调查研究，制定相应的改革措施，设置专职的档案管理人员，并逐步建立医院档案管理的职能机构，实现档案管理从分散模式向集中模式的转变，从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。三是医院应将档案管理工作纳入科室管理责任制之中，与科室主任工作实绩考核、奖惩挂钩，明确科室主任对科室档案工作的管理责任，把医疗人员的实际工作经验及专业操作技能也纳入管理的范畴，不断提高科学管理水平和医疗档案管理质量。

二、开拓创新，努力做好医院档案收集工作

首先，要确立档案资料收集目标，树立和强化收集理念，做到“广、细、实、深”，确保收集的资料完整、准确。其次，要采用多种方式收集。为保证档案资料收集的完整性、准确性和系统性，工作人员要改变过去被动坐等接收资料的方式，经常深入到临床一线科室及其他基层部门，进行实地调查了解。这样，既可排除一些部门归档制度不健全，又可通过医疗第一线切实了解文件材料的形成情况，从而确保资料收集的真实性和准确性。第三，成立收集工作小组，让各业务部门共同参与。

三、着眼长远，加快推进医院档案信息化建设步伐

将档案信息化建设纳入医院整体信息化建设的规划和方案中，不断满足医院长期发展的需要。一方面要加大投入，及时配备档案现代化所必需的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分利用现代科技，利用缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。另一方面要提高档案保护设备的配备，档案库房管理需要有“七防”（即防火、防盗、防高温、防潮、防虫防尘、防霉）设施，以维护档案安全。建立医院档案管理制度，将会促进档案工作逐步采用先进设备，如：用缩微胶片和光盘保存文件代替胶卷暗盒保存文件；用计算机检索文件代替手工检索文件。为综合档案库房安装和配置空调设备、去湿设备、灭火设备、防盗设备、灭虫设备等，因此，医院应加强投入、提高配备，充分利用计算机进行档案管理，从而进一步提高档案管理工作的效率和质量，实现档案管理的自动化、现代化。

四、立足本职，积极做好医院档案开发利用工作

积极开展多种编研活动，对信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层、多方面、有实效的信息。还要加强档案利用反馈信息的管理，实现各级医院信息的横向联系，实现档案信息资源的共享，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。首先，要立足本职，调整医院档案的服务方式，进行超前跟踪服务，变被动为主动，多角度、多层次地为整个社会提供信息。把档案编研工作列入医院工作计划，不仅要落实医院档案信息开发的专题汇编数据，还要对编研成果的利用情况进行检查。其次，医院领导要重视和支持档案编研工作，把编辑工作摆在重要位置，作为单位的一项重点工作来抓，真正落到实处。为医院文明检查评比、创三甲医院、“十佳”医院评审和医疗、护理、科研、人事、党务等工作提供真实可靠的档案依据，为医院的建设和发展服务。再次，医院档案室在制定年度工作计划时，必须制定一个科学的、行之有效的档案编研计划，结合医院的发展规划及当前的工作重点，制定出一个全面的、可供分期实施的编研计划。

五、加强培训，提高现代化档案管理者素质和水平

档案管理人员应具备较高的、相应的专业知识，不仅要掌握档案学理论知识还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术，更要掌握法律专业知识及相关的法律知识，牢固树立法律意识和法制观念，做到严格执法、依法治档。以此来加强档案工作管理人员的责任意识与忧患意识，进而为强化了档案工作法制化建设。要认真学习《档案法》、《档案法实施办法》认真掌握其内容和具体要求，加强对档案法律法规知识培训，不断提高档案法制建设水平。严格依法治档，强化档案法律的权威，维护档案法律的尊严，充分发挥档案法律在档案工作中的作用，不断增强遵守档案法律法规的自觉性。一是档案管理人员应积极参加继续教育学习。档案管理是一项专业性较强的工作，同时，医院档案的管理又需要档案管理人员具备相应的医学常识和知识。因此，医院应经常分期分批地对档案管理人员进行培训。除了使他们系统地了解档案的新知识、新技术、新发展方向外，还应该让他们了解一些医学方面的知识，从而不断提高服务能力，更好地为医院发展建设服务。二是档案管理人员应经常到档案工作水平较高的地方考察学习。档案管理工作和其他管理工作一样，决不能闭门造车。应该在条件允许的情况下，为档案管理人员提供尽可能多的去档案管理水平较高的兄弟单位考察学习的机会。通过考察学习，既能开阔档案管理人员的视野，更新档案管理人员的观念，还能引进兄弟单位先进的管理办法和技术。三是档案管理人员应积极参加学术研究和交流活动。档案管理人员从事科研活动及参加学术交流活动可以更好地为其管理工作奠定坚实的基础。在科研和交流的过程中，档案管理人员不但提高了自己的专业技能和综合素养，而且，通过不断的思考，可以找出自身在档案管理工作中存在的问题。