巧用Access 2007采集用友A++财政财务管理软件导出XML财务数据

文/龚泽平

巧用Access 2007采集用友A++财政财务管理软件导出XML财务数据

文/龚泽平

2016年8月，曲靖市审计局在对某县县长离任进行经济责任审计时，采集到某单位用友A++财政财务管理软件(V5.2)备份XML财务数据，采用AO2011数据采集模板和SQL数据库转换等多种方法，始终无法导入A02011系统。

偶然间，笔者想到既然能用Microsoft Excel 2007电子表格处理XML文件，那么也许Microsoft Access 2007数据库也能处理XML数据，于是试了一下，果然成功，且过程十分简单，现将该方法介绍如下。

一、利用Microsoft Access 2007数据导入功能将被审计单位提供的XML格式财务数据导入Access，还原成一个完整的财务数据库

1.在Microsoft Access 2007中新建一个Access数据库XXGA.accdb，鼠标右键点击右边“表1：表”→“导入(M)”→“XML文件(M)”，选择要导入的XML文件“公共档案类”，将其包含的文件全部导入Access数据库XXGA.accdb。

2.点击“创建”→“表”新建表，按(一)步骤导入“总账类”全部文件。

二、Microsoft Access 2007数据库升迁

XML数据转换完成后，利用Microsoft Access 2007据库升迁功能，将Microsoft Access 2007数据库XXGA.accdb升迁到SQL Server 2008 R2中。具体步骤如下：

1.更改安全设置。点击“安全警告 已禁用了数据库的某些内容”后的“选项”按钮，点击“启用此内容”更改安全设置。

2.点击工具栏上的“SQL Server”按钮，启动数据库升迁向导。

3.选择(或输入)SQL数据库服务器名称、登录账户、密码和升迁后的SQL Server数据库名称(XXGA2014)。

4.按＞＞按钮，将可用表全部选择到“导出SQL Server”中，点击“下一步”完成数据升迁。

需要注意的是，在升迁Microsoft Acess 2007数据库前要关闭所有已打开的数据表，否则会出现“任何数据库对象处于打开状态时’升迁向导’均无法运行。请关闭打开的对象并重试”如下错误提示信息：

三、SQL数据整理与AO数据采集

完成Access数据库升迁后，即可启动SQL Server 2008 R2，对升迁后的数据库XXGA2014进行数据整理，重点检查科目表、科目余额表有无编码重复情况，科目余额表各级科目余额是否齐全，凭证表、余额表借贷是否平衡；以及时间、金额等字段类型是否正确。

科目编码重复与各级科目余额不全，是造成AO账表重建失败的主要原因之一。如果各级科目余额不全，需要按照末级科目→一级科目的顺序逐级汇总。有关数据整理语句如下：

(一)科目表

select 科目编号，科目名称，余额方向 into XXGA2014.dbo.审计_会计科目表 from XXGA2014.dbo.会计科目

(二)凭证表

SELECT 会计年度，会计期间号 as 会计期间，left(记账凭证日期，4)+'-'+substring(记账凭证日期，5，2)+'-'+right(记账凭证日期，2) as 凭证日期， case when 记账凭证类型编号='JZ' then '记账' end as 凭证类型，记账凭证编号 as 凭证编号，记账凭证行号 as 分录号，记账凭证摘要 as 摘要，科目编号， 辅助项1编号 as 辅助核算代码，cast(借方本币金额 as decimal(18，2)) as 借方金额，cast(贷方本币金额 as decimal(18，2)) as 贷方金额，附件数，制单人，审核人，记账人，记账标志，作废标志 into XXGA2014.dbo.审计_会计凭证表 FROM XXGA2014. dbo.记账凭证 where 记账标志=1 and 作废标志=0 order by 会计年度，会计期间号，left(记账凭证日期，4)+'-'+substring(记账凭证日期，5，2)+'-'+right(记账凭证日期，2)

(三)余额表

1.原始数据转换

SELECT 会计年度，会计期间号 as 会计期间，科目编号，case when 期初余额方向='借' then cast(期初本币余额 as decimal(18，2)) else '0.00' end as 期初借方余额，case when 期初余额方向='贷' then abs(cast(期初本币余额 as decimal(18，2))) else '0.00' end as 期初贷方余额 into #科目余额 FROM XXGA2014. dbo.科目余额及发生额 where 会计期间号='1' order by 会计年度，会计期间号，科目编号

2.查看科目编码长度及重复情况

select distinct 会计年度，LEN(科目编号) as 码长 from #科目余额 group by 会计年度，科目编号 order by 会计年度，LEN(科目编号) ---科长分别 为目6、8、10、12共4级，无1级科目

select distinct 会计年度，科目编号，count(科目编号) as次数 from #科目余额 group by 会计年度，科目编号 having count(科目编号)＞1 order by 会计年度，科目编号

(1)查询末级明细科目，生成5级科目余额

SELECT会计年度，科目编号，sum(期初借方余额) as期初借方余额，sum(期初贷方余额) as 期初贷方余额 into XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 FROM #科目余额 group by会计年度，科目编号 order by 会计年度，科目编号

(2)汇总5级科目，生成4级科目余额

insert into XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 select 会计年度，left(科目编号，10) as 科目编号，sum(期初借方余额) as 期初借方余额，sum(期初贷方余额) as 期初贷余额 from XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 where len(科目编号)=12 group by 会计年度，left(科目编号，10) order by 会计年度，left(科目编号，10)

(3)汇总4级科目，生成3级科目余额

insert into XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 select 会计年度，left(科目编号，8) as 科目编号，sum(期初借方余额) as 期初借方余额， sum(期初贷方余额) as 期初贷余额 from XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 where len(科目编号)=10 group by 会计年度，left(科目编号，8) order by 会计年度，left(科目编号，8)

(4)汇总3级科目，生成2级科目余额

insert into XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 select 会计年度，left(科目编号，6) as 科目编号，sum(期初借方余额) as 期初借方余额， sum(期初贷方余额) as 期初贷余额 from XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 where len(科目编号)=8 group by 会计年度，left(科目编号，6) order by 会计年度，left(科目编号，6 )

(5)汇总2级科目，生成1级科目余额

insert into XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 select 会计年度，left(科目编号，4) as 科目编号，sum(期初借方余额) as 期初借方余额，sum(期初贷方余额) as 期初贷余额 from XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 where len(科目编号)=6 group by 会计年度，left(科目编号，4) order by 会计年度，left(科目编号，4)

(四)辅助核算信息

由于各单位辅助核算设置不一致，因此难形成统一的转换脚本。以下脚本仅供参考。

1.辅助信息

SELECT distinct 档案名称 as 辅助类别，档案值编码 as 辅助代码，档案值名称 as 辅助名称 into XXGA2014.dbo.审计_辅助信息表 FROM XXGA2014.dbo.自定义档案项 a left join XXGA2014.dbo.自定义档案值 b on a.档案编码=b.档案编码order by 档案值编码。

2.辅助余额表

SELECT 会计年度，会计期间号，科目编号，辅助项编号as 辅助代码，期初余额方向， cast(期初本币余额 as decimal(18，2)) as期初余额 into 辅助余额表 FROM XXGA2014.dbo.科目余额及发生额。

3.辅助凭证

SELECT会计年度，会计期间号，cast (substring(记账凭证日期，1，4)+'-' + substring(记账凭证日期，5，2)+'-'+ substring(记账凭证日期，7，2) as DATE) as 记账凭证日期，记账凭证类型编号，记账凭证编号，记账凭证行号，科目编号，记账凭证摘要，辅助项编号， cast(借方本币金额 as decimal(18，2)) as 借方金额， cast(贷方本币金额as decimal(18，2)) as贷方金额，附件数，制单人，审核人，记账人 into 辅助凭证表FROM XXGA2014.dbo.记账凭证 where 记账标志=1 and 作废标志=0

整理完成后即可利用AO2011系统辅助导入功能将科目表、凭证表、余额表及辅助核算信息导入AO系统进行账表重建，供AO审计分析。

(作者单位：云南省曲靖罗平县审计局)