项目管理理论在Z公司促销管理中的应用研究

邹锋+刘志超

摘要：通过对Z公司促销管理现状的研究，将其存在的问题及产生的原因进行了剖析，研究表明，Z公司在促销管理中存在管理方式粗放和执行力不强两大突出问题。由于促销具备项目“具体的结果、明确的开始与结束时间、既定的预算”等特点，借鉴当前成熟有效的项目管理理论，提出在Z公司的促销管理中引入项目管理理念和方法。通过对Z公司促销管理的项目管理化，Z公司在促销管理中沟通更加顺畅、促销计划制定更加科学、费用和进度变得可控、风险能够及时防范、促销总结更加规范有效，进一步提升了Z公司的促销管理水平。

关键词：促销;项目;项目管理;促销管理

中图分类号：F713.56 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）027-0000-04

Subject： Research on the application of project management theory in the promotion management of Z company

Abstract：This article studies the existing problems and their cause of the current promotion management in  Z Company through  analyzing its promotion management. The results of the  study shows two crucial problems， extensive mode of management and weak executive power.On the basis of mature and effective project management theory，the article puts forward the idea of introducing project management principles and methodology to promotion management of Z company considering the features of concrete results， definite start and end time and agreed budget in promotion .By way of scientific project management of promotion management in Z Company， it gets more smooth in department communication ， more scientific in the making of promotion plan， more controllable in expense and schedule-making ，more standard in promotion summary， which prevents the risks timely and improves the level of promotion management.

Keywords： Promotion; Project; Project Management; Promotion Managemen

一、Z公司促销管理现状分析

1.Z公司介绍

Z公司是一家国有企业，属于专业性销售公司，在行业内有一定的影响力。公司设有财务部、人事部、市场部、物流部、办公室五个管理部门和三个销售部，各部门由公司主管领导进行管理。财务部专门负责公司的财务管理;人事部主要负责员工的招聘、培训、薪酬等;市场部主要负责市场管理、技术支持等;物流部主要负责订单受理、结算、仓储及物流管理等;办公室主要负责公司日常的会议、行政等工作;销售部主要负责市场开发和维护。从机构设置看，Z公司是一个典型的职能型组织。

2.Z公司促销管理中存在的问题及原因分析

根据对Z公司近年来促销管理的文献研究和访谈研究，Z公司促销管理主要存在以下几个问题：一是内部沟通难度较大，日常管理效率较低;二是促销费用预算不够准确;三是促销监控缺乏手段;四是促销效果缺乏分析与评估;五是促销风险缺乏评估和防范机制;六是促销过程中除销售部外，其他部门及客户参与度低。

根据Z公司运行现状的的分析，近年来，Z公司在促销管理中出现上述问题主要有以下两方面原因：一是缺乏科学有效的系统性管理。Z公司在促销管理中，方式相对简单粗放，运营过程中计划、执行及监控等系统性工作较差。公司规章制度虽多，但缺乏系统性。二是结构决定功能，由于Z公司是职能型组织，销售部、财务部、物流部等各部门均有自己的职责，并不是单独围绕促销开展工作，致使促销时部门间协调难度大，效率较低。

二、Z公司促销管理中引入项目管理的可行性分析

1.项目和促销的对比性分析

在当前的项目管理理论中，项目是指为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。任何一个项目一般应该包括具体的结果、明确的开始与结束日期、既定的预算等三个方面。只有满足了这三个方面，才能将这样的活动看成是一个项目。促销相对于项目主要有以下几个特点：一是促销有明确的开始时间和结束时间要求。Z公司在开展促销时，虽然每次开展的时间段不一定相同，但都有明确的开始和结束时间要求，且促销开始时间和结束时间是一个较为关键的因素。二是促销具有明确的结果。每次开展促销就是为了实现一定的具体目标，如实现多少销量、降低多少库存或新增多少客户等。不管促销成功还是失败，促销结束后，促销结果总是会以具体的形式表现出来。三是促销有既定的预算。Z公司每次开展促销时，虽没有精确的预算计划，但每次促销前公司领导会组织销售部和财务部召开会议，对促销做一个预计，需要花费多少资金，如何确保资金到位。四是过程具有可控制性和可修改性。促销活动一旦确定，就开始执行，当实施过程中出现偏差和重大变故时，相关部门可以控制和变更，如促销力度的调整、促销时间的延续等。

2.引入项目管理的可行性分析

根据上述促销相对于项目的对比，完全可以把促销看成一个真正意义上的项目。因此，也就可以顺理成章地把项目管理理论用于Z公司的促销管理。当然，引入项目管理并不是简单照搬，其具有以下几点理论和实践基础：

（1）通过上述分析，从促销及项目的特性来看，完全可以把促销当做一个项目来对待（见图1）。

图1 促销和项目对照图

（2）项目管理理论是经过多年实践和积累发展而来的成熟理论，对促销的计划、实施及管理具有重要指导意义。

（3）Z公司促销管理目前存在的种种问题，主要是因为促销管理不系统、不规范，而项目管理理论的应用意义在于在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目进行有效地管理。因此，项目管理理论的应用可大大提升Z公司的促销管理水平。

三、Z公司基于项目管理的促销管理优化

前面对Z公司的促销管理引入项目管理进行了可行性论证，为实施促销的项目化管理提供了客观可行的基础，下面重点介绍项目管理理论在Z公司促销中的应用。

在Z公司实施促销的项目化管理之前，须充分做好预热准备工作：一是召开全体员工动员大会。充分讲解公司实施项目管理的背景及意义，让每位员工接受该理念。二是对全体员工进行基本的项目管理知识体系培训。因为项目管理理论是专业性较强的管理理论，需对员工进行培训，让每位员工懂得项目管理的基本运作。

做好上述事前准备后，将依照项目管理的五个管理过程组来实现Z公司促销管理的系统化和规范化。

1.促销的启动过程

在启动过程中，首先是成立该次促销工作小组，确定负责人。同时，该阶段最重要的两件事是制定项目章程和识别干系人。就Z公司促销管理而言，即递交促销申请和召开促销见面会。

（1）递交促销申请（制定项目章程）。实施项目管理后，在促销中需先制定促销申请，且申请中应包括市场分析、促销目的、促销方式、促销进度预计、促销效果预测、总体预算、风险预测等方面内容。在此基础上，形成促销申请递交给公司领导审批。

（2）召开促销见面会（识别干系人）。以前Z公司在开展促销时，促销进行了一段时间后，有些部门和客户还不知道在开展促销，这样势必会影响促销的进展和效果。因此，需在启动阶段召开相关人员见面会，参会人员应包括公司领导、销售部全体员工、财务部和物流部相关人员、主要客户代表等与促销有关的所有人员。了解该次促销主要内容，提出相关建议意见，使得促销更加贴近市场，充分做好促销准备。

成立了促销工作小组，提交和通过了全面详尽的促销申请，且与促销相关人员进行沟通后，促销的前期准备就相对科学规范，就可启动促销。

2.促销的规划过程

在促销启动后，就进入了促销的规划阶段，对促销的各个方面进行详细规划，以确保促销能够有序合理地开展。在Z公司促销的规划过程中，重点需要做好以下几方面的工作：

（1）制定促销管理计划。促销管理计划是如何对促销进行规划、执行、监控和收尾的基本信息源，它包括促销需要执行的过程、阶段划分等全方面的内容。有了促销管理计划后，促销开展的计划性、系统性和有效性将大大加强。

（2）制定时间管理计划。这是整个促销规划过程中的重要部分，主要包括：一是排列促销活动顺序。促销中进行的事项会比较多，而且层次较为错综复杂。有些是同时开始，有些是交错进行，有些是依次开展，因此，促销活动顺序的合理安排显得愈加重要（见表1）。

表1 促销活动顺序实例表

序号 事项 时间

1 成立促销工作小组 明确的时间

2 召开小组成员第一次会议 明确的时间

3 发布促销通知 明确的时间

4 受理促销订单 交错进行

5 物流安排 交错进行

6 销售结算 交错进行

7 ……

二是促销的进度管理计划。为了有效地实施和监控计划，在促销规划中要做好进度管理计划（见表2），虽然会与实际有偏差，但一定需有计划，且严格对照执行。

表2 促销进度计划实例表

序号 事项 责任人 1日 2日 3日 4日 5日 6日 7日 8日

1 成立促销工作小组 A

2 召开第一次会议 B

3 发布促销通知 C

4 受理促销订单 D

5 物流安排 E

6 销售结算 F

7 召开中期会议 G

8 …… H

9 促销总结会 I

（3）制定成本管理计划。追求效益是企业发展的基本要求，在促销管理中，成本管理尤为重要，需做好以下两项重点工作：一是测算成本。在促销过程中，成本测算关系到促销资源配置与促销效果，因此，促销工作小组负责人需安排销售部和财务部等相关人员一起进行相对精确的测算。二是制定预算。在促销方案确定后，促销的各项工作基本明确，因此促销的预算应做细做全，为后期费用的控制提供有效依据。同时，在预算的制定过程中，应让所有相关部门均参与进来。

（4）创建促销工作分解结构。此项工作可以让每个部门、每个人都能清楚地知道自己的职责。同时，可以让促销的各项工作清晰化，使促销变得可控。譬如，在促销中可按职能进行如下的分解（见图2）：

图2 促销工作分解结构实例图

（5）制定人力资源管理计划。在Z公司促销管理中，成立了促销工作小组，人事部以促销工作流程为依据，根据每个流程需要的人员进行人力资源编制。重点明确促销工作小组每个成员的工作职责和日常报告关系。

（6）制定沟通管理计划。由于以前Z公司内部沟通难度大，在进行项目化管理后，根据企业特点和组织结构特点，Z公司在促销过程中应明确促销工作小组合适的沟通方式，比较符合实际的方式有两种：一是每周一召开一次周例会，对上周工作进行小结，对本周工作进行安排;二是每周五上报周报，对现阶段促销开展的各项工作进行通报。当然，沟通的方法有很多种，但以上两种对Z公司的促销管理而言较为可行有效。

（7）制定风险管理计划。通过风险的识别和预测，进而选择有效的控制手段，合理地处理和规避风险，以实现活动的有效开展。在促销过程中，Z公司需建立促销风险分析机制（见表3），定期进行分析，存在问题时及时进行调整，确保促销效果最大化。

表3 促销风险分析实例表

风险预测

促销效果实际情况 促销效果预计 偏差（%）

促销费用累计使用额度 预计促销费用使用额度 偏差（%）

时间 编制人

备注：当偏差超过±30%时，立即进行专项分析

3. 促销的执行过程

在此过程中，不仅要协调人员和各种资源，还要按照促销管理计划整合并开展促销活动。在Z公司以前的促销中，促销规划不够完整规范是一方面，但执行力不够强是又一硬伤。在促销执行过程中，执行力的打造尤为重要，根据Z公司的实际情况和项目管理的要求，在此阶段，重点是团队建设、促销规划的执行和有效沟通等三个方面。

（1）团队建设。团队建设的主要工作有两项：一是搭建促销工作小组。在规划过程中，小组成员名单已经确定，在执行阶段就是人员的到岗。为了做好促销工作，小组负责人要想办法动员骨干人员加入促销工作小组，形成一个强势而有执行力的团队。二是团队打造。团队打造的目的是提高团队工作能力、提升团队凝聚力、创造良好的工作氛围，以提高促销效率。根据Z公司的实际情况，定期召开会议是相对高效的途径。

（2）促销规划的执行。由于最终的促销效果是在此过程中产生，所以该过程是促销管理中的核心环节。根据Z公司实际情况，促销中重点是要做好促销规划的照实执行和对要进行的工作进行具体安排，做到“事事有计划、事事有安排、事事有落实”。

（3）有效沟通。在促销执行过程中，沟通是否快速有效直接影响着整个促销的开展。有效的沟通要严格按照促销规划过程中制定的沟通计划执行，如周例会的召开、周报表的发布等。

4.促销的监控过程

在Z公司的促销中，监控主要包括依据、主体、内容和方法，具体如下：一是监控的依据，监控的依据主要有两个，即促销规划和促销实际结果。二是监控的主体，监控的主体是分层次的、全方位的，例如，公司领导对促销工作小组负责人进行监控，小组负责人对小组成员进行监控，小组成员之间相互监控，小组成员自我监控。三是监控的内容，重点监控的内容主要有促销进度的监控、促销费用的监控等。四是监控的方法，根据Z公司的实际情况，促销监控的方法主要有查看促销执行各项报表和召开促销汇报会两种。为了有效地进行监控，Z公司在促销中需编制类似如下的监控表格（见表4）：

表4 促销监控实例表

序号 监控内容 监控依据 监控方法 监控人 状态

1 促销效果进度 促销进度规划 数据对比 促销负责人 正常

2 费用使用进度 费用预算规划 财务数据 促销负责人 超过计划进度20%

3 …… …… …… …… ……

编制时间

5.促销的收尾过程

Z公司在促销收尾后，需做好如下工作：一是促销工作小组负责人向公司领导上交一份促销工作总结，总结应包括该次促销的效果分析、该次促销存在的问题、该次促销的亮点、对下一次促销的建议等。二是促销工作小组成员每人提交一份工作总结，总结应包括在促销中所作的主要工作、遇到的困难、相关认识和建议等。三是公司领导应组织各部门负责人和促销工作小组成员召开一次促销收尾会议，对促销进行评价。

四、结论

在研究了Z公司促销管理现状的基础上，通过促销和项目的对比性分析，根据Z公司促销管理的实际情况，把促销当做项目来看待，引入了相对成熟的项目管理五过程理论来优化Z公司的促销管理，使得Z公司的促销管理规范化和精细化，解决了其促销管理粗放和效率低下等问题，提高了Z公司的促销管理水平和市场竞争力。

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