浅谈事业单位预算管理信息系统建设

熊鑫

摘要：预算管理是事业单位内部控制的核心，信息化是实施内部控制规范的重要手段。本文首先分析了预算管理信息系统的建设背景、建设目标，然后在总结基层事业单位预算管理信息系统实际开发应用经验的基础上，介绍了通过各个功能模块设计，实现符合单位实际业务流程的预算编制、预算审批、预算执行等全过程信息化管理，最后提出了系统开发应用面临的主要问题及解决办法，希望为事业单位预算管理信息化建设提供有价值的参考。

关键词：事业单位;预算管理;信息化

中图分类号：F275 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）027-000-02

一、预算管理信息系统的建设背景

（一）国家对预算管控力度加大，但事业单位预算管理信息化程度低，预算管理的信息传递和分析结果不及时，无法达到对外部环境和内部能力的有效把握，容易造成整个预算过程管理困难以及最终决策数据失真。

（二）中央基层事业单位预算编制软件只具备单户录入功能，对于有下属单位的二级预算单位，预算基础数据的收集计算、预算指标的分解下达、明细预算的编制、审核与汇总等工作通常只能利用excel等传统手工处理，耗时长且出错率高。随着国家对预算管理与财务科目进行同步，数据量已经扩大到手工很难完成的地步。

（三）近年来，财务稽查、内外部审计等经常会发现事业单位存在超预算执行政府采购、重复报销差旅费等问题，可以通过信息化手段落实整改。会议费、培训费、差旅费等各种管理办法的密集发布，政府会计改革的逐步实施，需要预算执行过程的信息化来保证制度执行和改革推进。

二、预算管理信息系统的建设目标

1.实现数据录入自动，解决传统预算编制耗时长，数据管理困难的问题。

2.实现对预算全过程的支持，纵向环节上，形成预算编制、执行到控制的反馈机制;横向范围内，包括业务预算、资本预算和财务预算，并提供组织机构等自定义预算。

3.建立与预算管理接口的报销系统，通过支出管理实现预算执行的实时监控，重点关注“三公”经费、会议培训费、差旅费、劳务费等开支的规范性，确保费用报销准确完整并实时共享。

4.为单位各部门、下属各单位提供预算查询平台，实时查询预算执行情况，为科学决策提供支持。

5.以预算管理为核心，以资金管理为关键，按照事业单位内部控制业务层面重点关注的几个方面，在完善单位财务资产管理制度基础上，为后续进一步完成政府采购、资产、建设项目、合同等管理系统的研发，并实现与单位OA办公信息系统相衔接，逐步形成内部控制管理信息系统打下基础。

三、预算管理信息系统模块功能设计与实现

（一）预算管理

通过梳理预算编制业务流程，开发基础数据收集、资金来源与指标匹配、明细预算编制、与报销系统接口等子模块，在各个子模块中，以往年预算编制各个阶段的数据表格为模板设计操作界面，实现预算数据录入修改、自动计算分级汇总、导入导出、预算分配下达、编制上报等功能。

在一上、一下/二上、二下等各个预算管理阶段，完成预算口径、预算任务下发接收，人员津贴、人员经费测算，日常公用经费测算（含管理费及其他、常规专项、一次性专项等），项目库申报，各部门明细预算编制，预算汇总，整体审核等任务，最终依据预算批复指标调整各部门分项目、分科目的明细预算数，设定每条明细预算的使用权限，通过接口导入报销系统。

图表1  预算管理

（二）报销管理

依据单位财务报销流程规范，开发系统设置、费用录入和财务审核、凭证/报表等子模块，实现基础预算数据管理，借款、费用报销录入、单据审核、预算执行报表生成等功能。

图表2  报销管理

根据事业单位的经费类型，将费用报销按常规事业费、基建项目、科研项目三大类进行细化并拆分，费用报销时按不同的费用类型对可列支的经费来源进行过滤筛选。

常规事业费、基建项目按支出经济科目进行拆分，但只需将“三公”经费、会议费、培训费、劳务费（含咨询费）、差旅费等报销界面单独设计，实现一些经费支出标准的控制（如接待标准、会议标准、差旅各地住宿、补助标准等），并完成较为完整的基础信息录入，基本可以满足各类检查或报表的数据需求。

科研项目按设备费、材料费、测试化验加工费等13个预算科目进行拆分，实现每笔费用支出的明细化，提供科研项目经费公示所需的信息内容和财务数据。

（三）其他辅助功能的开发运用

1.财务记账凭证自动生成功能。与用友财务软件接口，在用友账套科目项目设置标准化的基础上，根据单笔费用录入单据实现生成财务记账凭证功能。制单后出纳按照凭证办理业务，然后将付款的票据信息再通过出纳插件在系统中进行补充录入，并导入用友财务软件，也可在报销系统中对生成的凭证进行查询及修改，实现报销系统数据与用友财务总账的对账功能。

2.工资管理。与工资账务系统进行接口，实现按在职、离退休、退养等类别在系统中展示各类人员的工资情况，在职人员可实时、自主查询本人每月工资发放情况。为保护职工的个人隐私，工资查看需设定权限，工资管理人员及社保、公积金管理相关人员有查看所有人员的权限，其他人员只有查看本人工资的权限，且用户在查看工资时需进行附加验证（如工资卡号等信息）。系统中有简单的统计汇总和数据导出（Excel格式）功能，便于工资查看和分析。

3.公务卡信息管理。费用报销系统中结算方式为公务卡的，对该公务卡的还款明细进行逐条记录，系统需有界面记录公务卡持有人、卡号、刷卡金额、日期等信息，根据明细生成每张公务卡的支付、还款及余额明细表和汇总表，实现公务卡使用、报销及还款整个流程的管理。与预算管理系统进行接口，建立预算项目与用友账套、还款银行对照表，根据各类费用报销生成费用银行代发账。

4.供应商信息管理。开发供应商基础数据的维护管理功能，费用报销管理系统中报销录入界面设计为从基础数据选择调用的方式，对涉及到需给供应商转账付款的费用报销单进行统计并生成费用代发账。

（四）与单位OA办公信息系统的衔接

以链接方式接入单位OA办公信息系统，减少系统间切换，实现会议计划、培训计划、出差审批等事项联网审批，费用报销网上签批，信息通知（如对报销单审核、支付结果的短信通知，对有未处理完的借款予以提醒等）、政策发布功能（如最新财务报销制度、解读等，新政策新制度的宣传信息可在发布界面置顶或其他方式醒目显示），支持内部人员相关文件的上传及下载共享单位OA办公信息系统平台。

四、系统开发应用面临的主要问题及解决办法

1.系统开发初期会遇到交互界面操作感差、业务流程不完善等一系列问题，如界面大小无法调整、录入步骤不清晰等，这都需要财务人员在试运行期间，通过录入数千笔费用报销单据，不断发现问题，积极地与技术人员沟通，提出完善建议，进行界面、流程优化。比如尽量增加必录项标识，未完整录入的将会报错（如接待费的接待地点，会议费的会议类别、参会人数等）;尽量增加费用录入项的逻辑判断（如应在劳务费栏目录入的值班费在其他费用栏目将不能录入等）。

2.系统全面推行初期，受到传统手写填制报销单据方式的既定思维以及对新鲜事物的排斥等因素影响，单位职工会对系统的使用产生一些抵触情绪，因此必须要求财务人员首先熟悉系统的使用，在推行过程中积极帮助并耐心指导费用报销经办人员正确完成费用录入与凭证打印。

3.系统实际使用过程中，虽然开支科目和范围受到系统控制，但是因单位职工不了解预算管理制度，加之部门负责人重视程度不够，常常会出现费用列支内容与预算项目不一致的情况，在后续工作中应加大预算管理和内部控制培训力度，加强单位职工特别是各部门负责人的预算管理意识，同时在系统中适当增加预算项目的任务注解或备注，进一步提高预算管理水平。

参考文献：

[1]赵冉.行政事业单位管理信息系统应用方法及存在的问题[J].中国农业会计，2014，09：37-37.