探析地勘单位档案数字化管理的路径

李亚琴 / 河北省环境地质勘查院

探析地勘单位档案数字化管理的路径

李亚琴 / 河北省环境地质勘查院

伴随着信息化进程的不断加快，大多数行业都已经逐渐实现了数字化发展，地质勘查行业也不例外。因此，本文对地质勘查单位档案数字化管理的路径进行了具体分析。

地勘单位；档案；数字化管理

一、实施档案数字化管理的必要性

（一）档案资源实现充分共享

地质勘察和地质灾害治理等资源实现数字化管理，既能够在地勘单位内部实现相互交流和共享，在和其他单位之间也能够实现共享和相互传递。不仅如此，档案数字化管理还能够有效实现地勘单位之间的优势互补，以及地质勘察资料的交换互补，以此促进地勘单位的共同进步，实现可持续发展。

（二）能够进一步提高办公效率

传统的档案管理模式下，地勘单位档案主要是通过人力管理和手工操作开展档案工作的，但是花费的时间和成本都很好，档案材料数量较多，所占据的空间也很大，再加上缺乏专业人员进行系统的工作，所以经常出现错误，根本无法实现档案管理的规范化。而在档案数字化管理模式下，档案的形成、传递和利用等环节都是由计算机完成，这就使得档案管理工作变得更加简单、快捷和高效，从而在很大程度上提高了管理工作的整体效率和质量。

（三）保证档案的机密性和实效性

大部分的地质勘察档案具有一定的机密性和时效性，而通过档案的数字化管理，管理人员可以通过设置管理权限，进行保密档案管理，以此确保档案的安全性和保密性。与此同时，还能够通过输入关键词查阅所需资料，以此节省更多的时间，并大大节约人力和财力。

（四）确保档案保存更具安全性和完整性

在档案数字化管理模式下，地质勘察资料的保存和传承实现了电子化，适当档案资料保存更具完整性和安全性，保存的时间也会更长久。伴随着存储方式逐渐多样化，存储容量不断增大，地质勘察资料的保存和传递变得更加便利和稳定。

二、地勘单位档案管理的现状

（一）档案整理不规范

地勘单位的库藏档案数量巨大，在缺乏档案分类标准的基础上，档案整理工作是很难进行的，并且随意性也很大。作为单位工作活动的历史记录，档案是非常贵重的历史参考资料，参考凭证价值是普通文字材料不能相提并论的。由于查阅量相对较大，所以档案管理人员直接忽视了文件材料整理的规范化。甚至还有一些档案管理工作人员随意摆放档案资料，这也在很大程度上影响了档案查阅工作的顺利开展。

（二）档案检索效率低

目前大多数地勘单位的档案检索方式主要有两种，其一是人工检索，其二是计算机检索。伴随着信息化时代的到来，以及互联网的普及，使得档案数字化建设实现了快速发展。但是就实际情况而言，手工检索仍旧是地勘单位档案管理所采用的主要查阅手段，尤其是在发展相对不平衡的地勘单位，他们过于重视经济发展，从而忽视了档案的数字化建设工作，导致档案检索效率较低。

（三）档案毁损屡见不鲜

地勘单位保存的档案，特别是一些地质勘察资料，很多都具备保密性和较高的科研价值，传统档案主要是以纸质形式进行保存。大多数地勘单位的历史久远，很多档案资料的存放时间相对较差，在借阅过程中，损坏现象屡见不鲜，这就进一步加大了档案管理的难度。档案资料出现损坏根本无法复原，所造成的损失也不可估计。

（四）投入不足，人员素质较低

伴随着数字化建设大力宣传和推广，很多地勘单位开始尝试进行档案数字化管理，但是并没有得到普及。这主要是由于资金投入不足，设备不能及时更新，还有就是由于历史遗留问题较多，使得档案数字化管理受阻。一些地勘单位在档案管理工作上缺乏重视，管理人员的能力和素质相对较低，从而导致档案数字化管理难以顺利进行。

三、实现档案数字化管理的路径

（一）更新理念

地勘单位管理者应该树立良好的信息管理意识，不断更新档案管理理念。在我国各行业逐渐实现数字化的背景下，地勘单位档案管理的数字化发展已经成为必然趋势。只有不断创新地勘单位管理者的管理理念，才能够为工作创新提供更多的动力和源泉。而且只有充分认识到信息技术对档案管理工作的重要性，才能够不断加强档案数字化管理理念，实现传统管理向数字化管理的转换。

（二）制度保障

地勘单位要建立完善的档案数字化规章制度，完善管理机制，强化制度建设，保障制度机制的执行力度。而制度建设是做好档案数字化管理工作的重要前提和主要保障，档案数字化管理制度的建设主要包括档案收集、存储和利用等环节。而且档案数字化管理还需要地勘单位建立完善的制度体系，通过制度推动档案数字化管理工作的规范化发展。科学的机制是保证制度得以实施的关键，这就要求地勘单位应该将岗位职责和权利义务等归纳到考核内容中去，以此充分调动工作人员的主动性和积极性，推动档案工作的有序发展。

（三）构建平台

地勘单位的档案数字化管理系统的构建，主要包含数字化管理系统内网和外网分离，档案管理办公的自动化，搭建信息共享平台，新型档案管理软件开发等等。已经有很多地勘单位开始实行档案数字化管理，其中大部分档案管理系统也仅仅实现了部分档案的目录及管理，但是相对完善、快捷、准确的全文检索并没有健全。还有一些地勘单位实现了办公系统自动化，但是仍旧需要构建平台，构建健全的档案管理信息系统，提高管理效率和档案利用率。与此同时，还应该积极利用多种方式隔离内外网，对数据进行严格过滤，以此保障档案管理系统的完整性和安全性。

（四）保障投入

只有加大投入，才能够为工作开展创造良好的档案工作环境，培养一支综合能力和素质较高的档案管理队伍。这就需要地勘单位不仅要为档案管理工作人员提供更多的学习、交流和分享的机会，还需要地勘单位加强对档案数字化管理投入的高度重视，保障资金支持，并配置与地勘单位发展规模相适应的设施设备，安装高性能的安全软件，从而保证档案数字化管理系统的安全运行。

（五）队伍优化

档案管理工作人员是地勘单位实现数字化管理的关键因素，所以加强对档案管理工作人员的信息技术知识和实际操作能力的培养，在不断更新知识的基础上，提高专业素质，融合现代化档案管理理念，并与地勘单位的业务相结合，以此为实际工作提供更多的参考依据，只有这样才能在经济和科技快速发展的背景下，为地勘单位实现可持续发展提供有力的帮助。

四、结语

综上所述，实现档案数字化管理不仅是企业自身的发展要求，同时也是时代的需求，是科技快速进步发展的结果，已经成为了一种必然趋势。地勘单位在经济发展的新形势下，必须借助大量完善的档案信息资源，为社会经济的可持续发展提供帮助。因此，加强对地勘单位档案数字化管理的重视是非常有必要的。

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