浅谈通信科技档案管理

赵　民/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

浅谈通信科技档案管理

赵民/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

随着社会进入信息时代和知识经济时代，通信技术在社会各领域中得到了更为广泛的应用，人们更清晰的认识到了记载通信科技成果及通信信息的通信科技档案的重要性，检索、查阅、分析和研究通信科技档案也越来越被重视，因此，做好通信科技档案管理工作已成为通信企业建设与发展的一项重要任务。

档案概念；档案特点；档案管理

一、通信科技档案的概念

通信科技档案是指直接记录和反馈通信企业在生产、基建、科研等科技活动的、有保存价值并通过整理归档的科技文件材料。其中包括应归档保存的图纸、文字、录像等科技文件，是通信企业档案管理的重要组成部分。通信科技档案的种类较多，如工业生产技术档案、基本建设档案、设备档案、自然科学研究档案、测绘档案等。通信科技档案具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能，能够促进通信生产发展和提高科技效益。

二、 通信科技档案的特点

1.专业技术性：通信科技档案的专业特点是通信科技档案最突出的特点之一，不仅使它们同一般档案有所区别，而且使不同专业形成的通信科技档案彼此之间互相区别。因此，专业性是实现通信科技档案科学管理的重要依据之一，例如通信科技档案工作管理体制的确立、通信科技档案的整理分类等，都建立在通信科技档案专业性特点的基础上。

2.成套性：相对于其他通信档案，通信科技档案最鲜明的特点就是成套性，即围绕一个科研项目的进行，有规律地形成一系列配套的相关科技文件资料。

3.可变动性：在各门类通信档案之中，以通信科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，且不断的更改和补充。通信科技档案在使用过程中，发现有错误，可立即在文件上修改。如该项目采用了新技术、新标准、新材料而变更设计，既可以在文件上修改，也可以更换新文件。

4.复用性：通信科技档案可以重复套用。它记录和反映着企业的科技、生产、建设等活动，即使在归档后，也依然可以大量地、重复多次地照搬套用。

三、 通信科技档案的重要性

随着时代的发展，通信科技档案在整个通信档案中所占的比例显著增加，在科学管理中所处的地位也越显重要。通信科技档案的重要性在于：

（1）通信科技档案是通信科技发展的催化剂；

（2）通信科技档案是通信知识形态的生产力；

（3）通信科技档案是通信企业文化的重要组成部分，是企业成功的金桥；

（4）通信科技档案是通信企业经济效益和社会效益的记录载体。

四、 通信科技档案管理目前存在的问题

（一）单位领导重视程度不够

通信企业领导更注重生产环节可以直接产生经济效益的部分，而因为通信科技档案的管理工作一般都是在最后的环节来进行，短期内无法看到由其带来的效益，因此对于通信科技档案管理所能产生的经济效益并没有被直观的认识到，在思想意识上没有上升到一个高度，使得通信科技档案管理工作的发展比较迟缓。

（二）从事科技生产活动的人员档案意识不强

在工作中，同喜科技生产活动的人员归于自己产生的生产效果一般都看的非常重要，不愿将自己的研究成果公布于世或者是上报相关管理部门，往往是字及偷偷地收藏着，这种狭隘的行为往往造成了资源的浪费甚至是流失，造成了不可估量的损失；个别的即使将自己的成果公布出来或者是去相关部门备案的，也存在不完整，在信息科技发展如此快的今天也落在了别人的后面，造成了不可估量的损失。

（三）从事通信科技档案管理的人员能力普遍不高

通信科技档案管理看似是将通信档案进行收收发发，但是真正的能够从事这种工作的人员需具备相对的专业知识，专业知识的欠缺往往造成资源的浪费及流失，使得原本应该整合的信息出现纰漏，不自觉的就会引起误导及错误，往往人员能力的不高常常引起档案管理工作的效能低下及工作浪费，造成许多不可挽救的后果。

（四）顺应社会发展潮流，加强自动化投入、人员培养

就目前的中国现状来看，通信科技档案管理需要政府部门的扶持与投入，但是现状确实政府部门主要抓经济建设而忽略了通信科技档案管理的资金投入，资金投入的减少，往往造成应有的规模达不到预期的想发，引起通信科技档案建设只停留在口头上没有真正的实际去操作，成为了形象工程，使得通信科技档案管理落后与其他国家，造成后期信息查找的不必要工作；其次，相关专业人员的确实也使得我国的通信档案管理工作步履维艰。

（五）通信科技档案管理工作较为复杂

传统的通信科技档案是是以纸质的文字和图的形式进行来反映相关项目的技术及进行保存，这种以纸质的实行造成的最大的弊端就是：你需要用大量的空间、时间、人力和物力进行整合及保存看管，往往一次的查询就造成很大的人力资源的浪费，而这种负责的体力活就引起了相关管理人员的不情愿情绪，造成了无人愿意从事这种档案管理工作，使得原本应该归档的档案和需再次使用的档案不翼而飞。

五、改善通信科技档案管理的相应方法

（一）转变观念，加强全体人员档案意识

改变固有的传统思想，加强现代通信科技档案管理相关知识的学习，使得现代通信科技档案管理留与相关从业人员心中，这种学习不仅仅是个别专职人员的学习，而是从上到下的全方位的人员的学习，加强相关领导对现代通信科技档案管理的重视意识。

（二）完善通信科技档案管理的基础设施建设

相关部门应该出台相关政策对通信科技档案管理进行扶持及资金、人员的投入，学习并借鉴相关先进的现代通信科技档案管理的方法及经验，在与我国的相关实际相结合，建设一套符合我国现有基本国情的通信科技档案管理方法，并加强相关基础设施的建设。

（三）标准化、规范化管理，完善相关规章制度

通信科技档案管理的相关工作应在遵循客观规律的前提下充分发挥人的主观能动性，而这种主观能动性的发挥应建立在相关的标准与规范的规章制度之下，完善的规章制度是建立符合我国需要的通信科技档案管理的前提，只有这样才能规范相关从业人员的行为及道德水准。

（四）按照通信科技档案管理规定，严格规范从事人员行为

通信科技档案管理的建设工作是一项极为细致有复杂的工作，相关从事人员必须保证所收集的通信档案具有正确性及完整性，因此应建立相应的奖罚措施以规范从事人员的行为和提高收集工作的积极性。同时，只有按照通信科技管理规定来进行操作，才能保证通信档案的前期收集、中期整理、后期管理减少失误的可能性，保证通信档案管理工作的良好的、正确性的开展。

六、结束语

通信科技档案管理的建设与完善不仅仅是对通信行业发展产生积极作用，它还会对我国的社会主义现代化建设产生积极地影响，通信科技档案的完善将会对我国的相关企业及全体民生产生积极地影响，促进我国的现代经济建设及完善。因此，只有建设完善的符合我国现代经济建设的通信科技管理档案，才能更好地推动我国的社会主义现代化建设，不断地、更好地适应我国企业及人民发展的需要；建立现代化的适合我国的通信科技档案管理势在必行。