浅谈数字档案馆在企业当中的应用

宋景妍/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

浅谈数字档案馆在企业当中的应用

宋景妍/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

在互联网的高速发展和全球信息化建设的国际环境下，对信息资源的开发利用程度成为衡量一个国家经济发展水平和综合国力的重要标志之一，数字化建设的程度也决定了国家信息基础的水平高低。档案馆作为社会信息资源系统的重要组成部分，也面临着数字时代的挑战。由于传统的档案管理手段较为落后，且档案的数量种类繁多、工作量较大，导致档案工作较为落后且档案利用率低。所以，数字档案管的研究和建设成为国家、企业、高校档案工作的重中之重。数字档案馆相对于传统档案馆，悠着丰富的数字化资源、信息的共享 、海量的存储、快速的传输、便捷的检索、高度的开放等优点。数字档案馆在企业中应用，有效的减轻了档案管理人员的工作负担，促进了各部门之间的档案共享，提高了档案资源的利用效率。

信息化；档案；企业；数字档案馆

一、数字档案馆

（一）数字档案馆的概念

数字档案馆是指“用二进制编码的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术，提供电子网络检索和服务的档案信息系统”。从资源共享角度来看，数字档案馆“是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现档案资源共享”。

何谓数字档案馆：就是运用数字化方式，在现代信息技术广泛使用的基础上，用网络的方式将零散的信息进行整合及连接，将所有资源进行全方位、分布式、大规模的共享，并且利用的是不受时间和空间限制的档案信息的一种方式。

（二）数字档案的属性

数字档案馆的应用可以使用到公共信息数据管理系统、计算机辅助系统、管理系统与办公自动化系统当中，数字档案馆属于国家数字信息基础工程建设中的一部分，它是由档案数字资源及分布式文件构成的具有强大为人类服务的不分机构地域的一种信息系统。

数字档案馆的建设涉及到数字资源建设、人才队伍培养、应用系统的开发、硬件软件基础设施的建设的一系列操作方式的标准规范的法律规则的规范和制定，它会将计算机工程、信息组织工程、软件工程、网络工程进行全面整合的全方位系统工程，他的建设不仅仅包含着以往的档案馆的数字化，也包含着现代的档案管理工作的计算机化，甚至更为强大的信息整合。

（三）数字档案馆的分类

根据当前国内外的数字档案馆的现状和以后态势，按照不同的分类方法，我们可以将他分类为一线几种：

根据管理机构的方式，可以将其分为：个人使用、团体机构、企事业单位及各种国家机构。根据不同层次的分类，它可以根据不同的规模大小使用到乡镇、县市、各省乃至国家的代行档案馆。

（四）数字档案馆的基本特种

数字档案馆里的档案信息必须拥有原始的并有价值的原始信息，并满足技术规范和具有标准的档案馆和档案信息的特殊要求，它与以前的数字中心、网络公司和数字档案图书馆等传统数字化信息系统的现代信息系统。

数字档案馆的广泛运用可以很好地满足人们日常的网络信息查询，通过多媒体、超文本技术所获取的信息，实现档案信息的资源共享，它可以实现多数据库信息系统信息共享、实现各种文件的存储方式、可开发性能强、并实现多种数据库系统、信息同步浏览和互联网信息联网同步查询，它的优点更是显尔易见，它具备可视性强、标准化程度高、普遍应用性强及安全可靠性高等优点，它会更方便人们对信息的享有。

（五）数字档案管的基本功能

数字档案馆的建设因为将各种资源信息进行了融合将更大程度的方便了用户的使用，为人们提供更好的信息查询，因为它将以前的传统馆藏的各种档案和人们查询利用率较高的射界文化、技术、科学、经济甚至军事等档案的信息以文本和图像的方式发布到了信息系统中，在这个过程中它又扩大了档案馆的影响覆盖面。它的主要使用方面包括：数字档案信息检索功能；数字档案信息传播中介功能；数字档案信息聚集功能，将以前传统馆藏纸质声音、文本和图像等类档案进行数字化整合的桥梁功能。数字档案馆还应拥有传统档案馆的大量信息的功能，还能提供基础档案信息的安全保管服务。

二、企业数字档案馆的建设

（一）数字档案馆建设的前期准备

数字档案馆的建设需要进行全企业范围的合理布局。档案部门要从全企业的高度出发，根据企业的具体情况，指定档案馆数字化建设的总体规划和实施细则，才能有计划的开展档案馆的数字化工作，使档案工作有章可循。

（二）做好电子文件的收集归档工作

数字档案馆的档案信息资源建设有两个方面：一是对馆藏档案的数字化处理，这是数字档案馆建设的基础；二是做好电子文件的收集归档，这是今后工作的重点。

（三）技术手段的应用

首先是计算机网络和通信设施的建设，其次要加大档案管理软件的开发力度，再次做好档案综合信息数据库的建设，最后要投入相应的软件、硬件，选用现金的网络服务器、光盘刻录机、激光扫描仪、激光打印机和大屏幕彩色显示器等装置设备。

三、企业数字档案馆的现状

（一）现阶段对“企业数字档案馆”的认识

数字档案馆建设是当前我国信息化建设发展过程中的一项重要任务。建立数字档案馆必须对其有一个较为清晰的认识，企业数字档案馆是依托企业高速宽带通信网络设施，利用数字化手段，对企业形成的档案信息资源进行收集、处理、实现企业资源自动化管理、存储和利用，充分实现档案资源共享的分布式数字信息管理系统。

（二）企业数字档案馆建设的原则

在档案馆建设的一般原则基础上，企业数字档案馆的建设还应遵循如下原则：

1.标准和规范统一的原则。这是企业数字档案馆建设的支柱，标准的建设应具有超前性，应该考虑未来技术的发展，在数据库选择上选择能与未来开发的系统进行统一。

2.总体设计、统筹规划、逐步完善的发展原则。企业数字档案馆的设计与筹划应纳入企业信息化建设的总体设计中，它不是独立存在的，企业数字档案馆正处在起步阶段，数字档案馆需要技术、政策、环境等的依托和保障。

3.服务与保密安全机制结合原则。数字档案馆建设的目的是为了企业提供快捷、有效的服务，提高企业的效益，但档案信息网络环境下的运转也给档案信息的安全带来了危险，因此服务与保密安全机制相结合，才能使档案信息为企业提供安全有效服务。

（三）企业数字档案馆建设的主要内容

企业数字档案馆将实现企业形成的电子文件及时归档，使企业档案收集在时限上提前成为可能。通过与OA办公自动化系统，各专业分散独立的软件系统的无缝链接，以及对企业内各立裆单位、机关各职能部门形成的电子文件实现远程监控，实时接收，及时捕获。用数字化手段对档案业务各流程进行管理，实现真正意义上的文档一体化管理。因此，企业数字档案馆的建设主要完成的任务是标准和规范的制定、数字信息资源的建设、应用系统的开发和网络环境的建设。

四、总结

综上所述，档案信息化建设，必须坚持以用户为导向的档案信息资源服务理念，不断拓展档案服务领域、丰富服务内容、创新机制、改善服务条件、提高服务质量，满足用户的档案信息利用需求，全面提升档案信息资源服务水平。档案信息化建设是档案事业发的重要方向，是企业档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。