管理信息系统在火电EPC项目文件管理中的应用研究

国 健/山东电力工程咨询院有限公司

管理信息系统在火电EPC项目文件管理中的应用研究

国 健/山东电力工程咨询院有限公司

加强信息系统应用是提高项目文件管理水平的有效举措。本文结合火电建设项目工作实践，对基于PowerOn平台开发的项目管理信息系统在项目文件控制工作中的开发及应用进行总结、分析，以期为火电项目信息化建设提供参考。

管理信息系统；火电EPC项目文件；项目文件管理；全过程控制

1. 火电EPC项目文件及其管理

项目文件是“建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。”火电EPC项目文件是在EPC项目管理模式下产生的各类文件，其本身除具有真实性和原始记录性等档案基本特点外，还具有“种类繁多、数量巨大，文件形成单位较多、保管分散，专业性强和载体多样性”[1]等特点，加之国内火电项目“重工程、轻档案”、人员配备及业务水平不足、过程控制不到位等问题，造成火电EPC文件控制难以达到理想效果，这为竣工文件最终向建设单位移交以及项目达标创优等工作带来了不利影响。

2. 火电EPC项目文件管理信息系统应用现状

目前我国的火电项目文件管理的信息化应用水平相对较低，系统开发及应用相对落后，依靠“人”来管理的传统模式依然占据着主导地位（目前大部分项目管理信息系统也仅将生效的纸质文件扫描后上传到系统），但限于项目文档管理人员业务水平较低、人力配备不足，加之人为主观因素、电脑设置不同、文件数量大等因素的影响，导致项目文件的质量参差不齐，文件的流转效率较低、追溯性较差。项目文件的编码、文件表式、文件签署等规范性和标准化管理困难。因此，通过加强管理信息系统的开发及应用是提高项目文档管理标准化和规范化的重要手段，也是提高项目文档管理水平的有效路径。

3. 基于PowerOn平台的管理信息系统开发应用

3.1 组建“四方一体”的开发小组

组建“四方一体”的信息化小组是系统开发工作的保障。系统开发小组主要由领导小组、信息化小组和业务小组组成。其中，领导小组由建设单位、监理单位、总承包单位及施工单位的信息化分管领导组成，并根据情况设定组长一名。下设信息化小组和业务小组，信息化小组主要是负责系统的开发、培训和推广，业务小组主要负责业务需求确认和系统应用。

3.2 分析需求，确定业务板块

需求分析是管理信息系统框架搭建的前提条件。没有明确的需求，开发工作便会无的放矢。项目工程部、采购部、安全质量部、费用控制部、信息文控部等主要业务部门应根据现场管理的需要，提出本部门的开发需求。开发需求应以管理体系文件为依据，确定需要开发的业务模块，并对每一分支业务流程文件编码规则、文件表式（例如页面距、字体大小、表格属性等格式要求）、文件审批过程及每一节点的责任人等事项进行确认。

3.3 确定开发方案，完成系统开发

需求分析完成后，需在其基础上形成系统开发方案。信息化小组人员应根据各部门业务需求，对照管理体系文件的有关要求，最终确定开发方案。技术开发人员根据系统开发方案完成系统的开发工作。

3.4 系统培训及推广应用

系统上线运行后，要组织参建单位有关人员开展培训工作，对系统的操作步骤和注意事项进行培训。编制管理信息系统用户操作手册，为用户的使用提供指南。在系统上线运行后，还应做好运维工作。技术开发人员要及时跟进，掌握系统应用情况，对系统存在的不足及时修复、完善，保证系统的正常运转。

4. 管理信息系统应用实效

管理信息系统在火电EPC项目文档管理中的应用实践，使项目文档管理水平显著提高。系统的应用有效的提高了文件的前端和过程控制，将文件的生命周期内化在系统之中，在提高文档管理准确性和效率的同时，真正实现了对项目文件的全过程控制。

4.1 “四方一体”，沟通渠道

项目文件是在项目管理过程中形成的各种记录，它是项目管理沟通的重要载体，也是各项工作的可靠证据。传统的文件流转方式并不能高效完成，也难以通过文件信息的准确传递将项目全体参建单位融合在一起，导致沟通工作效率低下。通过应用项目管理信息系统，构建统一平台，文件依托网络实现快速交换传递，极大的提高了文件的流转效率和信息价值，在提高文件管理水平的同时，也提高了项目的管理水平。

4.2 提高效率，流转及时

火电建设项目将在建设过程中产生大量的沟通管理文件、施工文件、设计文件等，特别是施工文件所占权重很大。在报审中，由于要对文件进行台账登记、分发签收，格式及内容审查等工作，容易造成施工文件在文控部门大量积压的问题，流转效率无法得到保证。管理信息系统可以有效解决文件数量多的问题，全部文件在系统的预设流程中生成、流转，文控人员在系统中对文件进行接收和审查，保证了文件的及时流转，大大提高了文件的报审效率。

4.3 表式标准，流程规范

尽管在项目初期都会发布统一规范的文件表单样式，但是在文件的生成过程中，由于人为主观因素及电脑设置不同等问题的影响，报审过程中会出现大量的文件表式不标准的问题，造成文件生成质量较差，反复打印也造成了纸张资源的浪费。此外，由于项目部人员的频繁变动，加之对管理体系文件的掌握不全面，造成部分文件的签审流程和签署人员变更随意性较大，文件合规性缺乏保障机制，这些因素的存在削弱了档案的真实性和有效性。由于技术人员将文件表式及报审流程固化在系统中，文件从生成到生效过程中的全部人员必须在系统中填写内容和提交流程，纸质文件表单在流程结束后由系统生成打印，这充分保证了文件表式的标准化和规范化，同时确保了文件的合规性。

4.4 统计分析，追踪闭环

准确高效的统计分析是项目文件管控工作的重要内容，也是项目文件管理向精细化发展的必由之路。面对数量庞大的项目文件，涉及上百人的文件编制、审核人员，依靠传统的人工模式很难做好项目文件的统计分析工作。管理信息系统设置统计分析模块，用户可根据检索条件立刻输出对应表格，对各类文件的报审数量、闭环情况以及当前责任人等信息进行精确统计。这一功能的实现极大的提高了文件管控精度，同时提高了统计工作效率，对掌握工程建设过程中项目文件的审批状态提供了便捷工具。

4.5 检索利用，提升价值

提供借阅服务是项目文件管理的重要内容之一。在项目建设过程中，项目部管理人员会经常查阅生效文件，例如工程联系单、施工方案、承包商资质等文件。传统的借阅以向利用人员提供纸质文件来提供服务，其效率较低，且容易在借阅过程中造成丢失、损坏等问题。随着项目文件在系统中生成，同步在系统中归档，逐渐形成了管理信息系统的数据库。项目人员登录系统后可以在数据库中准确的检索到所需的各类文件信息，系统的应用提高了借阅工作的质量和效率，同时提升了文件的利用价值。

[1]DL/T 241-2012,《火电建设项目文件收集及档案整理规范》[S].北京中国电力出版社,2012.

[2]王红娟,火电EPC项目文档全过程控制研究[J].档案学通讯,2015(1):2-3.