日常资金管理在ERP系统中的危机与对策

文/韩　俊

日常资金管理在ERP系统中的危机与对策

文/韩俊

ERP系统对资金日常管理工作提升带来了机遇，提升了资金日常管理全面性、适应性和效率，同时也让资金日常管理工作面临新的风险。企业切不可认为上了ERP系统就万事大吉，通过ERP系统就能解决以前管理中的沉疴宿疾。我们思考日常资金管理在ERP系统中的危机，并施予对策解决，就是为了利用ERP系统有效实施资金日常管理，使ERP系统与资金日常管理流程有机结合。

ERP；日常资金管理；危机

ERP指建立在信息技术基础上，集信息技术与先进管理思想于一身，以系统化的管理思想，为企业员工及决策层提供决策手段的管理平台。我国企业管理发展的现阶段，试图利用ERP系统打破原有的管理模式，建立一种“机器管人”、“制度管人”的新模式。可是ERP的实施对企业内部控制并非一劳永逸，在这转型时期，本文试图以企业日常资金管理为窗口，探讨一下企业实际存在的危机和相应的对策，使资金流信息生成过程中，和企业资金日常管理流程要求有效结合，能够同时兼顾资金运行的安全与高效。

一、ERP系统对资金日常管理工作提升带来的机遇

(一)ERP系统对资金日常管理全面性的提升

ERP帮助企业将各个业务流程全面系统的控制在一起，从而实现信息间的共享。企业资金日常管理的预算、执行信息也是主要通过ERP系统汇集反映，从而据此进行资金日常管理与完善。由于ERP技术融合了企业资金内部控制的管理思想，资金日常管理的流程控制要求更严密，从而使内部控制全面性原则实施更充分，使资金日常管理有可能贯穿决策、执行和监督全过程，覆盖涉及资金的各种业务和事项，实现资金日常管理全过程、全员性控制，从而实现内部控制全面性的提升。

(二)ERP系统对资金日常管理适应性的提升

ERP环境下资金流业务流程信息的获取方式发生了巨大改变，ERP能动态地反映资金流内部控制整个过程，资金日常管理信息能够实时共享性，实现资金流与物流互相联系，与业务管理、财务管理互相渗透，企业能够适时对资金日常管理进行系统地评估，发现可能存在的问题，并及时采取措施予以补救，从而实现对内部控制适应性的提升。

(三)ERP系统对资金日常管理效率的提升

企业对资金日常管理从资金规划到使用，由于过程比较繁琐，传统的资金管理信息各部门各自为政，很难及时有效的进行资金预算控制，不仅浪费人力物力，而且结果还不理想。通过ERP系统可以编制出远期、近期甚至实时资金预算；通过ERP系统可以做到数据共享，将所有的资金流信息集中管理，使得企业各个部门在统一的内控流程约束下，进行资金流动，从而提高资金日常管理的工作效率。

二、资金日常管理在ERP系统下面临的危机

ERP系统尽管对资金日常管理带来了提升的机遇，但资金活动在实际工作中是复杂的，ERP系统毕竟是完全根据设定好的程序来进行操作的，也会存在风险。

(一)网络应用对资金日常管理带来的危机

由于现在高科技的不断发展，网络技术也在不断更新，很多不法分子都通过网络盗取信息，所以网络自身就存在一定的风险，这既是网络应用带来的好处，也是严重的弊端。

ERP系统将企业所有部门都联系在一起，资金日常管理涵盖各种业务，要求对资金进行统一处理，资金信息可以随时满足信息需求者的需要，这样开放快速的信息系统，让员工可以随时知道企业内资金流控制系统以及自身目前的职责所在，也可以让管理者实时了解和分析企业资金流控制情况，并根据情况安排相应的工作，大大方便了企业管理者与员工的资金日常管理工作。但是正因为如此，ERP存在被入侵和破坏的可能性就越大，使得信息安全性大大降低。ERP系统下资金日常管理工作期间需要大量使用网络进行工作，需要运用网络将各个部门进行联系，将所有的资金业务、资金使用的所有情况数据都集中在系统中，在提高内控效率同时，网络上关于资金流的信息轻而易举地就会被企业内部及外部人员看到，人为操作就能够将电子数据进行篡改，而这些信息一旦泄漏、篡改，这都给资金流的数据安全带来了极大的风险，将对整个企业造成不可弥补的损失。

(二)资金日常管理流程实施中存在的危机

首先，信息共享化以后使得企业中的内控层次化，但是各层次控制质量要求加大，对于控制效率也更严格，ERP系统的运用使企业内控管理人员岗位职责更明确，对资金日常管理人员的素质要求也大幅提高。ERP系统操作初期需要充分培训，看似简单地操作如果由于操作人员不熟悉这种新模式，同样事倍功半。特别是传统国有企业员工文化素质不高，年轻员工少，在职员工投入积极性低， ERP系统实施一拖再拖，系统设计的内控未有效实施，传统的控制流程已经废止，人为造成了极大的资金控制风险。

其次，ERP系统实施成熟后，工作模式固定，但由于ERP专业培训、维护成本高，企业效益一旦滑坡，ERP系统操作人员容易青黄不接。企业为降低培训成本、追求工作效率，往往忽视内部控制的制衡性要求，很多时候就会出现一个工作人员担任多个岗位操作。比如财务人员缺少的情况下，在ERP系统操作时让出纳同时行使会计资金收付审核的职能，使得资金控制存在风险，实际上就是为了效率放弃了内部控制。

最后，ERP系统实施后，实现了信息的集中共享，但也会出现企业日常资金管理的真空地带，使制衡性的内部控制不能发挥作用。特别是人为主观的变通行为，为追求效率，操作中绕开内控设置，使不合理、不合法的资金业务游离于企业内部控制之外，极易使企业遭受损失。

在收款方面，对于ERP系统预先设置的信用额度，销售部门为了可以完成业绩，争夺更多的客户资源，将ERP系统预先设置的信用额度置之不理，随意放大客户信用额度，这样导致坏账的产生。更严重的，有个别销售人员在信用额度的掩护下，私下收取货款资金后不解存企业银行，贪污、挪用资金，严重损害到企业利益。对于ERP系统对企业的应收款项总额控制，销售人员利用票据控制的盲点，在事先信用调查不充分的前提下，收款采用汇票的方式进行，导致货都发出去了，结果汇票是一张空头票据，造成企业重大损失。付款方面，在对采购订单和发票等信息未进行充分对比控制的前提下进行付款；对于ERP系统大额资金支出限额，通过拆分金额，分为若干小额资金报销；对于ERP系统预设的费用控制，为了迅速报销费用，支付时绕开ERP系统预设的费用控制，在往来账户中列支，使资金费用控制失效。

ERP系统线上管理流程无法涵盖所有日常事务内容情况下，如果线下操作不能及时规范，就会让企业危机重重。这些危机，不及时形成对策，堵住漏洞和后门，在ERP系统下的企业资金日常管理就形同虚设，让企业暴露在损失的风险之下。

三、利用ERP系统有效实施资金日常管理的对策

(一)将网络融入到资金日常管理工作

企业就必须有坚持资金日常管理工作通过网络化和智能化开展的决心，我们要相信网络信息共享、人工智能技术是企业管理的方向。资金日常管理就需要利用网络技术，实现对资金流实时动态的内部控制和监督，其实也是为了适应当今世界数字金融飞速发展的需要。ERP系统的应用改变了以往的资金流管理与控制模式，将资金日常管理深入到企业各个角落，为企业优化资金内部控制创造了物质条件。

和互联网金融一样，企业资金日常管理ERP系统，提高网络安全意识刻不容缓，加强对系统软件开发、运行、维护的管理，保证计算机硬件、系统运行的安全可靠。企业需要向员工普及网络安全基础知识，帮助员工掌握必要的网络安全防护技能。互联网智能终端的日发展，可随时进行信息处理和数据传递，也成为黑客控制和利用的对象。企业不仅能够使用网络，还必须具备发现网络风险、及时修补网络漏洞的能力，这才是打开网络的正确姿势。

(二)选择合适的ERP系统

企业选择适合自己的ERP系统尤为重要。企业一定要充分做好自身的调研工作，注意功能与技术的平衡。选择操作简单、界面清晰的ERP系统，易于企业理解和接受。现在企业依赖外部ERP系统项目团队，网上有许多文章抱怨，大多数是指向ERP系统项目团队只顾赚钱，各种原因的水土不服，结果无法达到预期目的。企业需要运用成本效益原则，对上马的ERP系统有全面客观的评估。系统软件购买不是一次性买卖，后续服务还包括：培训、维护，升级，二次开发等。企业对后续服务的具体内容、实现方式方法、达到的程度和费用在合同中一定要有明确的规定。由于资金日常管理操作频繁、涉及所有部门，实际能够较全面地检验ERP系统是否适合企业，ERP系统首先必须保证资金日常管理在ERP系统下能够有效、安全地开展。

(三)加强人员培训，提高人机共同管理的能力

企业无法全面的了解每一位工作人员的整体素质和工作水平，特别是年龄老化的企业，要想ERP系统有效实施资金日常管理，就要按不同管理岗位，培训工作人员的工作技能，包括ERP系统操作技能和资金日常管理能力。而且这种培训必须持续稳定，员工覆盖面广。为了保证ERP系统下资金日常管理持续稳定，企业有必要每个操作岗位都有后备力量。有些资金管理岗位员工，应具备轮岗的能力，采取轮班换岗的工作制度，也可预防思想出现偏差的工作人员进行内外合谋，造成企业损失。

ERP系统下，企业仍然有必要通过建立合理的业绩考评，激励员工的工作热情，建立良好的工作责任心。比如回款考核制度对资金的回收控制十分关键，ERP系统能够依据与顾客签订的合同自动提示催款，但必须要销售人员的积极配合参与，如果将销售人员的业绩与回款额度紧密联系在一起，就可以提高销售人员的工作积极性，加强他们对收款的重视，提高资金日常管理有效性。

(四)规范资金日常管理流程设计与执行

企业在ERP系统上线之前的资金日常管理流程设计是否全面合理，是ERP系统有效实施资金日常管理流程的关键。很多企业实施资金日常管理，即使结合了ERP系统的管理，也没有发挥出信息技术应该起到的作用，无法满足现实管理的需求，发生前文提到的各项违规操作，问题还在资金日常管理流程制定不严、执行不力。

资金日常管理流程设计注意规范每个人的操作权限，实行不同分工互相制约、各部门之间互相制约，避免操作人员在操作过程中绕开流程控制，操控处理结果。实际工作中遇到问题，应该想法设法完善、优化金管理流程，而不是投机取巧、肆意变通。只有规范的资金日常管理流程和严格地执行，才能通过ERP系统提高企业对资金的有效控制。

四、小结

企业资金日常管理流程设计的愿望和实际工作现实的差异是始终存在的。企业切不可认为上了ERP系统就万事大吉，通过ERP系统就能解决以前管理中的沉疴宿疾。我们思考日常资金管理在ERP系统中的危机，并施予对策解决，就是为了利用ERP系统有效实施资金日常管理，使ERP系统与资金日常管理流程有机结合。

[1] 企业内部控制应用指引——资金活动.

[2] 王隆隆.信息技术环境下(ERP环境下)的资金流内部控制[J].财政监督，2012-02-15.

(作者单位：上海轮胎橡胶(集团)有限公司)