试论档案室的规章制度管理

文/安徽省铜陵市人民医院 何锋



试论档案室的规章制度管理

文/安徽省铜陵市人民医院 何锋

【摘要】本文论述了档案室规章制度的作用，阐述了档案室规范制度制订的内容、原则与方法，提出了档案室规章制度执行的对策，对加强档案室规章制度建设，推动档案室工作开展具有十分重要的意义

【关键词】档案室；规章制度；管理

档案室是一个单位集中统一管理各门类和载体档案，提供档案为本单位和社会服务的内设档案管理机构，是全国档案组织的细胞，是档案事业发展的基础单元。档案室加强本单位的档案管理，既是自身加强管理的需要，也是为党和国家积累宝贵财富，更好提升国家综合档案馆功能的需要。规章制度是一个组织和团体要求成员共同遵守的办事规程和行动准则。档案室规章制度是一个单位内部管理档案的“法律”，是单位全部规章制度体系的有机组成部分，建立和完善档案室规章制度，是一个单位贯彻落实国家档案法律法规，做好档案工作的根本要求，强化档案室规章制度管理，用规章制度管理档案人员和档案事务对做好档案室工作有着十分重要的意义。

一、档案室规章制度的作用

国有国法，家有家规，俗话说，没有规矩不成方圆。关于档案工作，习近平总书记指出，档案工作是一项基础性的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延长，各项事业的发展都离不开档案。在全面建设小康社会的过程中，档案工作显得越来越重要。档案工作的意义不言而喻，要做好档案工作，提高本单位档案管理规范化、标准化和现代化水平，就必须建立一套行之有效的规章制度作保障，否则一个单位的档案管理只能是各自为政，一盘散沙，就发挥不了档案的效能。档案室规章制度具有以下几个方面的作用：

（一）宣传作用。档案室规章制度集中体现了党和国家有关档案管理的方针、政策、法规、标准，是国家规定在本单位实际工作中的具体运用。单位以正式文件制发档案规章至内设机构和下属单位，告知档案工作的原则、体制、标准、要求，让人们更多地认识了档案和档案工作，掌握了处置档案事务的基本的遵循，起到了宣传、教育、警示的作用。

（二）约束作用。档案规章制度是一个立档单位全体成员处置档案的行为准则，明确规定了人们在处置档案和档案事务中应该做什么，不应该做什么，一经生效，内设机构和下属单位或个人就必须严格遵守或遵照执行。如果违反有关条款，就要受到相应的处罚。

（三）引领作用。档案规章制度规定了一个单位档案工作的原则、体制、工作流程及相关要求，在实际工作中落实好、执行好，对促进单位档案管理规范化、标准化和现代化具有引领作用。

（四）稳定作用。规章制度应具有相对稳定性，不宜经常变动和修改，不能将脱离实际的条文，属于临时性的、个别性的问题，暂还没有条件实行的问题引入规章制度。但规章制度不是一成不变的，在条件成熟和环境变化时，应及时修订、补充、完善，在档案人员变动频繁的情况下，好的档案规章制度对保持档案工作的连续性和稳定性具有不可忽视的作用。

二、档案室规章制度的建立

档案室规章制度是包括档案人员在内的全体单位职工在档案管理方面共同遵守的行为准则和规范，建立档案规章制度是坚持依法治档的需要，是规范单位档案管理，促进档案工作有序开展，提升档案管理效率的需要，是处理档案管理违法违纪行为的重要依据。建立档案规章制度应该从以下方面入手：

（一）明确档案室应建的规章制度。档案室建立的规章制度主要包括以正式文件下发执行的和悬挂上墙这二个方面的规章制度，以正式文件下发执行的制度主要有档案管理办法、文件材料归档范围及档案保管期限表、档案分类编号方案、档案安全应急预案等，悬挂上墙的制度主要有文件材料整理（立卷）制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案安全制度和档案人员岗位责任制。

（二）明确建立档案规章制度的原则。要按照精简高效、科学实用、便于操作、与时俱进的原则去建立和完善单位的档案规章制度。要立足体系、分清层次，整体性建立档案规章，要做到档案行政管理部门规章和本单位实际有机结合，确保规章制度来源并同于档案工作实践，使档案规章的指导性和规范作用在档案工作中得以实现，要做到档案工作的宏观管理和微观管理相结合，使档案工作的各环节要求具体到位，便于人们共同遵循，要根据国家档案工作方针、政策、法规、标准的变化和本单位职能调整和机构的变动情况，不断修订和完善档案规章，保证档案规章的及时性、前瞻性。

（三）要掌握建立规章制度的方法。要引入现代管理的理念和机制，建立行之有效的档案规章，要以打造档案文化为目标，建立适应自身单位特点的档案规章，要以贯彻落实国家档案法规、标准为目的，建立切合本单位实际的规章，要广泛听取群众和专家的意见，建立程序合法的档案规章。

三、档案室规章制度的执行

制订档案规章的目的就是为了规范档案管理的程序和办事标准，促进档案管理的规范化、标准化和现代化，推进单位的档案工作有序健康进行。执行规章制度是一种责任，要落实到具体工作之中和行动上，而不能只是写在纸上，贴在墙上，挂在嘴上。要将档案规章制度落到实处，必须从以下方面入手：

（一）要强化全员的档案意识。档案规章制度的生命在于执行，而执行离不开人，档案工作是对历史负责、为现实服务、替未来着想的一项重要基础工作，具有记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的功能，档案人肩负着“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责，在全面依法治国的今天，各单位应更加重视档案工作，通过抓好档案规章制度的学习宣传，让员工掌握档案规章制度的内容和精神实质，只有这样，才能增强员工的档案意识，不断深化对档案和档案工作的认识，提高依法治档，依规管理的自觉性和主动性，形成遵守和执行档案规章的良好风气。

（二）要发挥领导的示范带头作用。任何严格的规章制度得不到落实也是形同虚设，任何缜密的计划得不到执行也是一纸空文，任何有效的措施得不到应用也是画饼充饥，由于档案的作用不够显现且具有滞后性，员工对档案和档案工作认识不足，因此，档案规章制度在单位执行中会遇到阻力，这就需要单位领导发挥表率作用，通过领导带头示范引领，给员工作榜样，才能影响和带动员工共同遵守档案规章制度，形成执行档案规章制度的合力。

（三）要科学设计档案规章制度。档案规章制度是党和国家关于档案工作的方针、政策、法规、标准在单位的落实和延伸，因此要高度重视档案规章制度的科学设计，才能保证规章制度在实际工作中切实可行。档案规章制度必须与上位法保持一致，应具备合法性；档案规章制度的目的是规范员工正确处置档案和档案工作的行为，应具备导向性；档案规章制度必须有根有据，言简意赅，具体明确，管用易操作，应具有针对性和适应性。

（四）要加强考核监督。一是加强领导，确定检查指导、考核监督规章制度执行的部门和人员及工作规程，使员工培养执行档案规章制度的良好习惯，保证规章制度在工作中得到施行，在施行中得到修正和完善。二是在开展单位档案具体工作中，档案部门的工作人员要加强对部门和员工文件材料形成、积累与归档的检查指导、宣传监督，及时纠正其工作中出现的各种偏差，确保单位的档案工作符合规定的程序和要求。三要加大对档案管理违规违纪行为的处理力度，发现一起，查处一起，从严追究相关人员的责任，维护规章制度的严肃性。四要形成有效的考核体系，明确考核部门、考核标准、考核程序、奖惩标准等，通过层层控制，各司其职，全面实施考核督办，保证单位开展各项工作中形成的文件材料得到归档保存。

【参考文献】

［1］胡旺林.创造明清档案事业新辉煌［J］.中国档案，20 15 （12）:16-18.

［2］魏四海.学在深处谋在新处干在实处走在前列［N］.中国档案报，2015.11.26（3）.