浅谈如何做好办公室档案管理工作

乔前岐

【摘要】本文主要对办公室档案管理的涵义、重要性及如何做好办公室档案管理工作进行分析论述，以期能够提供有价值的参考。

【关键词】办公室；档案管理；措施

一、办公室档案管理概述

（一）办公室档案管理的含义。办公室档案管理包含着多方面的内容，其中既有档案的整理和收集，又包含使用现代化的管理技术使档案的利用价值得到发挥。随着我国经济的快速发展和科学技术的日益进步，办公室档案管理工作也要与时俱进，改变过去传统的管理方法，采用先进的管理理念，加强与相关单位之间的交流沟通，并借鉴成功的管理经验。采用上述办法有利于强化办公室档案管理工作，提高其工作效率，与此同时还能够节省管理成本，使档案的价值得到充分的发挥，最终更好地为社会服务。

（二）强化办公室档案管理的重要性。第一，满足时代的发展需要。办公室档案管理是信息产业的重要组成部分，有利于人们更便捷地查询资料，尤其是信息社会的发展，办公室档案管理工作显得更加重要。要想更好地发挥档案管理的作用，必须实现与社会实际情况的紧密结合。档案管理的价值只有依托社会实际才能得到发挥，否则是没有任何价值的。因此，办公室档案管理必须注重并结合社会的需求，只有这样才能更好地为社会服务。第二，推动档案事业的健康发展。档案管理工作具有连续性、持续性的特点，因此在工作中要根据档案管理的工作特点，采取恰当的管理手段。档案管理是确保档案事业发展的重要手段，因此必须做好档案管理工作。同时档案的形成是一个连续的过程，需要经过一定的时间，因此为确保档案的完整性，需要对档案进行归档和保存工作，并对其进行系统全面的管理。此外，档案管理工作的有序发展，离不开管理员的参与，因此还需要高素质的管理人员。第三，有利于档案事业的健康发展和社会经济的快速发展。档案在社会发展中起着重要的作用，与人们的生产生活密切相关，并且有利于促进经济发展，所以说办公室发挥着重要的作用。由于档案记载的是以往的真实事件，能够为人们的生产生活提供指导，因此做好档案管理工作有利于推动经济的发展，进而促进社会的可持续发展。

二、做好办公室档案管理工作的措施

（一）建立健全完善的办公室档案管理制度。做好办公室档案管理工作需要完善的管理制度作保障。要有专门保存档案的库房，分门别类地进行存放。并且为保证档案的安全，需要将其放到二楼以上，并将一楼的门窗进行加固处理。对于重要的内部文件，需要将其单独存放，并及时跟进档案的保密期限。根据档案的机密程度和时间的推移，对档案进行相应的升高密级、降低密级、解密等等的处理。将没有保密意义的文件整理出来，并重新进行规整。除此之外，对档案的管理程序过程至少需要两名工作人员，这样有利于彼此之间的相关监督，还需要在档案的存放处安装监控装置，更好地保证其安全。

（二）提高宾馆工作人员的综合素质。现阶段，我国宾馆档案管理工作人员大多数都是兼职的，专业素质不高，所以，需要加强其专业培训，提高其专业技能。可以采用不同渠道使用不同的方法定期对管理人员进行技能培训，提高专业能力。根据宾馆档案管理工作的特点，需要从以下几方面入手：第一，对其口语进行培训，提高其技能。第二，提高管理人员的责任心，提高其做好宾馆档案管理工作的自觉性。第三，做好宾馆文件档案的形成、积累、保持和整理、归档等工作。所以，需要定期对宾馆档案管理人员进行专门的技能培训，从而不断提高其档案管理技能。

（三）提高宾馆档案管理人员的责任意识。宾馆档案保密管理工作的有效开展，需要各个管理人员的共同努力。单位领导要密切关注档案的保密管理工作，每个员工要对自己负责的工作负责，强化其保密意识。为保证宾馆档案保密工作的有效落实，需要严格执行奖惩制度，对于在工作中由于自己的过失造成影响的人员必须承担相应的责任，同时对于有利于宾馆保密工作开展的员工给予适当的物质奖励。通过采取有效措施，提高宾馆档案保密人员的工作积极性，从而全身心地投入到工作中去，进而有利于促进宾馆档案管理工作的有序开展。

（四）做好档案的收集工作。办公室档案工作中最重要的环节为档案收集，因此为更好地开展档案管理工作，必须做好档案的收集工作。第一，实现档案范文的规范化，根据不同的类别对档案进行编排整理，并且按照不同的门类进行保管。第二，规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号，提取档案主题词，做好附件的处理工作，这样有利于以后方便快捷地查找档案。第三，对档案进行目录编号，这样有利于以后检索工作的有效进行，然后在计算机系统中输入档案的管理信息，建立检索体，在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。

三、结语

综上所述，随着我国经济的快速发展，单位内部的运行管理体系不断发展，办公室档案管理作为内部管理的一项重要环节，需要采取有效措施保证档案管理工作的有序开展，如建立健全完善的办公室档案管理制度、提高管理人员的综合素质、做好档案的收集工作等等。

【参考文献】

[1]梁珍，丁宁宁.浅谈如何提高办公室档案管理工作的效率[J].办公室业务，2014（23）.