“贯通培养试验”学籍管理优化与探索

关冰　龙漪

为适应首都经济发展方式转变、产业结构升级和城市管理现代化需要，并培养高水平国际化的技术技能人才，从2015年起，北京电子科技职业学院等部分职业院校与北京市第三十五中学等示范高中，德、法、英、日、瑞士等国外应用技术大学（联盟）及北京市属优质本科大学合作，举办“高端技术技能人才贯通培养”改革试验，即“贯通培养试验”，选择对接产业发展的优势专业招收初中毕业生。学生完成高中阶段基础文化课学习后，能够接受高等职业教育和本科专业教育。

按招生主体不同，“贯通培养试验“分为高职院校招生和中职学校招生两种培养模式。笔者学校采用高职院校招生模式，即前两年在高等职业院校接受基础文化课程教育（由示范高中协作培养），中间三年在高等职业院校接受专业课程及职业技能教育，后两年对接市属高校接受本科专业教育。按照北京市教育委员会对于高等职业院校招录的学生学籍管理的规定，在笔者学校参加贯通培养的学生，第一至三学年执行中等专业学校学籍管理办法，第四至五学年执行高等职业学校学籍管理办法。本文结合笔者学校工作经验，对新的形势下“贯通培养试验”学籍管理工作进行探索。

一、学籍管理制度的修订

随着招生模式的变化，笔者学校学籍管理部门按照新的规定修订了原有的学生学籍管理办法。比如根据“贯通培养实验”的特色，学生在招生时按照所选专业大类入学，在接受两年基础文化课程教育后可以自主选择专业大类下对应的具体相关专业并继续接受专业课程及职业技能教育。笔者学校的学籍管理部门详细制定了学生自主选择专业的管理办法及后继转专业的管理办法。

结合近年来学籍管理进步的趋势，笔者学校编写了学籍管理办事流程。从发展历史上看，笔者学校是由几所中高职院校合并组建，现有八个二级学院。多年来，笔者学校一直整合并规范各项管理制度，这次借着“贯通培养实验”的东风，学籍管理部门统一梳理了原有的相关办事流程，抓住关键环节对整体流程进行优化，针对不同群体制订个性化办事流程，同时，通过简明的图例宣传加深全院师生对学籍管理的理解，既规范了管理，又便利了广大师生。

实行学籍月报制度，尽量做到学籍数据实时准确。在每个自然月底，各二级学院将本学院本月内发生的学籍异动提交给总院教务处学籍管理人员，做到“当月发生，当月结束”，有特殊情况提前报备，保证各学籍信息化系统中的在校生数据和实际在校生情况吻合。总院教务处汇总二级学院提交的学籍异动情况，生成各学院实时在校生人数报告，供学校各个部门参考使用。

完善的学籍管理规章制度、规范的学籍管理流程、实时动态的学籍数据维护为开展学籍管理工作、维护学校及学生自身权益提供了有力保障。

二、“贯通培养试验”学籍信息化的探索

1.“贯通培养试验”学籍信息管理系统现状

北京地区中职阶段和高职阶段学籍管理分在不同的平台。高职阶段统一使用国家教育部学籍学历信息管理平台“学信网”。中职阶段比较复杂，因为这两年，教育部“全国中等职业学校学生管理信息系统”（以下简称全国系统）和北京市“中等职业教育学籍管理系统”（以下简称北京系统）这两个管理平台先后上线。除此之外，笔者学校内部教务管理系统采用杭州正方公司的教学管理系统，在使用过程当中，因为全国及北京两个新系统现在处于“磨合期”，且这两个系统平台数据暂时还没相互“打通”，所以所有学籍数据上报都需要在两个平台各操作一次。另外，新老系统数据迁移存在一些问题，数据留存问题亟待解决。

2.学籍管理系统数据定时筛查

定时筛查各系统数据，从三个系统导出在校生相互比对，发现问题及时联系上报系统相关管理员。比如在核查在校生情况时发现某新系统缺少十几个学生的信息，还有几个身份重复的学生信息，经分析发现，这些学生都在2014～2015年度发生过学籍异动，或休学或参军，曾离校一至两年后又复学归来。这段时间恰好处于该新系统上线之前，但是新系统没能把这些异动数据全部顺利迁移过来，造成部分学生数据有重复或缺失的情况。笔者把存在问题数据筛选出来提交给系统管理员并说明情况，及时解决了这一问题。

3.加强数据分析处理能力，提高工作效率

经常处理学生学籍数据的管理人员一定非常熟悉Excel中的一些常用函数，对于筛查数据来说，Vlookup函数是工作当中的不二法宝。笔者常用它来实现两个学籍数据表格间的数据比对，大大提高了工作效率和准确性，但是Vlookup函数有其自身的局限性，就是仅限于两个表格的比对，多个表间以不同关键字建立连接非常麻烦。

现在面对的就是这样一个局面，笔者学校正方系统学生数据表主要关键字是自编学号，全国系统关键字是学籍号和身份证号。以前有正确的学号，但是2015年的新生数据是从别处导入的，导入带来的学号与笔者学校自编学号不一致，北京系统进行学籍异动时只能输入学籍号。这样一来可以发现，笔者学校内部学籍系统没有学籍号这一字段，无法直接与北京系统的学生数据表进行Vlookup比对。曾经在每月末，笔者学校拿到各二级学院上报的学籍异动表需要手动查出学生的身份证号，再根据身份证号到北京系统学生数据表查到学生的学籍号，才能在北京系统里面进行异动操作，整个过程效率比较低。后来，笔者发现，这一过程可以在桌面数据库管理软件Access中得以实现，只要把包含学号学籍异动表、包含学号和身份证号的本校正方教务管理系统中的学生数据表以及包含学籍号及身份证号的北京系统学生数据表这三个表都导入到Access，并且建立两个关系连接，一个是把包含学号的学籍异动表和包含学号和身份证号的正方学生数据表按学号连接；另一个是正方学生数据表与包含学籍号及身份证号的北京系统学生数据表按身份证号连接，再经过一些界面设计，一个能直接根据自编学号查到学生学籍号的简单查询软件就大功告成。当然，实现这一目的还有其他的简便方法，但是通过Access的数据库分析管理功能，突破了Excel的一些限制，大大提高了工作效率。

三、对“贯通培养试验”的学生管理过程的思考

笔者对新入学的“贯通培养试验”的学生管理过程中的出现的新问题开展研究，比如学生退学及转学问题、新生学籍数据补录问题。此外，“贯通培养试验”的学生在接受两年基础文化课程教育后可以自主选择专业大类下对应的具体相关专业，这就意味着新生入学两年后会有一次大规模的专业调整，每个学生的专业将由招生入学时的大类名调整为具体的专业名称。现有平台目前只能逐条通过学籍异动来实现转专业。怎样改变现有转专业方法、提高效率以适应现有发展情况是急须考虑解决的问题。

按培养计划，“贯通培养试验”的学生第三年是接受高职院校专业课程及职业技能教育，但是学籍上仍执行中等专业学校学籍管理办法，即学业上学习高职课程，学籍上属中职管理。这种不对应的管理方法可能会对学生产生一些影响。

二级学院学籍管理相关人员陆续退休或换岗，人员不稳定，而学籍管理对人员素质要求很高。如何把因人员流动而产生的学籍管理工作的衔接环节做好也是现在需要思考的问题。

综上，笔者学校对“贯通培养试验”的学籍管理进行了一些调研，通过研究相关文件，从各角度对“贯通培养试验”学籍管理进行研究探索，力求提前发现问题，未雨绸缪。希望通过这一办法，使校内学籍管理各环节责任更明晰、学籍数据更精确、学籍异动更实时，全面提高了学生学籍管理水平。

（作者单位：北京电子科技职业学院）